Fakturaeksport til Fortnox

Du kan forbinde (integrere) Opter med regnskabssystemet Fortnox, www.fortnox.se. Herefter kan du:

• Eksportere fakturaer fra Opter til Fortnox. Se instruktionerne nedenfor.

• Importere betalinger fra Fortnox til Opter. Se instruktionerne i Betalingsimport fra Fortnox.

• Eksportere afregninger fra Opter til Fortnox. Se instruktionerne i Afregningseksport til Fortnox.

Hver gang du eksporterer fakturaer, kontrollerer Fortnox, om der er noget, der skal opdateres i forhold til fakturaerne eller kunderne. Fortnox opdaterer kun fakturaer, som endnu ikke er bogført i Fortnox.

Fakturaoplysninger, der sendes fra Opter til Fortnox

Når du eksporterer en faktura til Fortnox, sender Opter en oversigt over hver unik konteringskombination. Det betyder, at Opter sender én fakturarække pr. kombination af regnskabskonto og resultatenheder.

Send fakturaer til kunder fra Fortnox eller Opter

I Opter kan du oprette fakturaer, som indeholder de oplysninger, du ønsker om transporten. Fortnox understøtter ikke alle de oplysninger, du muligvis vil have inkluderet på en transportfaktura, såsom afsender, modtager, afstand, vægt, fragtbrevsnummer m.m. På den faktura, der oprettes i Fortnox, tilføjer Opter en "Betegnelse" (beskrivelse), der indeholder fakturanummer, ordrenummer og ordredato. Du kan finde yderligere oplysninger i Transportoplysninger på fakturaen fra Fortnox nedenfor.

Vælg, om du vil sende fakturaerne til kunderne fra Fortnox eller Opter, i henhold til en af følgende muligheder:

• Bogfør fakturaerne i Fortnox, men send fakturaerne til kunderne fra Opter.

  Instruktioner

  Når du er klar til at eksportere fakturaer til Fortnox, skal du gøre følgende:

  1. I Opter eksporterer du fakturaerne fra Opter til Fortnox (i henhold til Trin 4 nedenfor).

  2. I Fortnox skal du klikke på "Fakturering". Under fanen "Kundefakturaer" vælger du én eller flere fakturaer ved at markere afkrydsningsfeltet yderst til venstre på fakturalinjen.

     Klik på rullemenuen "Bogfør og send" (1) nederste til højre. Vælg "Bogfør" (A). Fakturaen/fakturaerne bogføres så i Fortnox.

     

  3. I Opter skal du sende fakturaerne til kunderne.

• Bogfør fakturaerne i Fortnox, og send fakturaerne til kunderne fra Fortnox med Opter-fakturaen vedhæftet i PDF-format. Ulempen er, at det for kunden kan se ud, som om du har sendt to fakturaer.

  Instruktioner

  1. I Opter skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi i Trin 2 nedenfor.

     Den grafiske faktura med alle oplysninger oprettes i Opter og sendes derefter til Fortnox som PDF-fil.

  2. Når du har eksporteret fakturaer til Fortnox, skal du gøre følgende:

     I Fortnox skal du klikke på "Fakturering". Under fanen "Kundefakturaer" vælger du én eller flere fakturaer ved at markere afkrydsningsfeltet yderst til venstre på fakturalinjen.

     Klik på rullemenuen "Bogfør og send" (1) nederste til højre. Vælg "Send" (B).

     

     Fakturaerne bogføres derefter i Fortnox og sendes til kunderne fra Fortnox. Kunden modtager således en faktura fra Fortnox samt PDF-filen med den grafiske faktura fra Opter som vedhæftet fil.

     For kunden kan det desværre se ud, som om du har sendt to fakturaer.

• Bogfør fakturaerne i Fortnox, og send fakturaerne til kunderne fra Fortnox (uden Opter-fakturaen vedhæftet).

  Kunden modtager en faktura fra Fortnox. Ulempen er, at fakturaen desværre ikke indeholder nogen detaljerede oplysninger om transporterne, kun fakturanummer, ordrenummer og ordredato. Se også oplysninger om Rentefakturaer nedenfor.

  Instruktioner

  1. I Opter skal du fjerne markeringen af afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi i Trin 2 nedenfor.

     Se oplysninger om Rentefakturaer nedenfor.

  2. Når du har eksporteret fakturaer til Fortnox, skal du gøre følgende:

     I Fortnox skal du klikke på "Fakturering". Under fanen "Kundefakturaer" vælger du én eller flere fakturaer ved at markere afkrydsningsfeltet yderst til venstre på fakturalinjen.

     Klik på rullemenuen "Bogfør og send" (1) nederste til højre. Vælg "Send" (B).

     

     Fakturaerne bogføres derefter i Fortnox og sendes til kunderne fra Fortnox.

     Kunden modtager altså en faktura fra Fortnox, som desværre ikke viser nogen detaljerede oplysninger om transporterne.

Transportoplysninger på fakturaen fra Fortnox

På den faktura, der oprettes i Fortnox, tilføjer Opter en "Betegnelse" (beskrivelse). Opter tilføjer følgende oplysninger i følgende rækkefølge:

• Teksten "Faktura" (på det sprog, du har indstillet dit Opter til, da du oprettede fakturaen).

• Fakturanummer.

• Ordrenummer.

• Ordredato.

Betegnelsen kan f.eks. se sådan ud: "Faktura 100353, 4555, 2024-09-04".

Forudsætninger

Integrationslicens og faktureringslicens

For at kunne forbinde (integrere) Opter med Fortnox skal du have en integrationslicens. Du skal også have en softwarelicens til fakturering i Fortnox. Du kan selv bestille disse licenser (også kaldet "program" og "tillæg") i Fortnox-applikationen. Kontakt Fortnox, hvis du har brug for flere oplysninger om jeres licens.

Browsere

For at kunne eksportere til Fortnox er det vigtigt, at du bruger en moderne standardbrowser som Edge, Firefox eller Chrome.

Standard valuta

Valutakoder

Valutakurser

Sådan sørger du for altid at have de samme valutakurser i Fortnox og Opter:

• I Fortnox: Gå til Fakturering > Valuta og indstil Automatiske vekselkurser til "NEJ".

• Angiv nøjagtig samme valutakurser i Fortnox og Opter. Når du vil opdatere en valutakurs, skal du ændre valutakursen i både Fortnox og Opter. I Opter indstiller du valutakurser under Økonomi > Valuta > fanen Valutakurser.

Kundekode og finanskontonummer

Fortnox kræver, at alle kunder har et nummer. For at Fortnox og Opter skal kunne arbejde sammen, bør du sørge for, at Fortnox-kundekoden er den samme, som findes i feltet Finanskontonummer under Register > Kunder i Opter.

Omkostningssted og projekt

For at omkostningssteder og projekter skal kunne overføres fra Opter til Fortnox skal du skrive navnene på resultatenhederne således i fanen Økonomi i kontorindstillingerne (også hvis du har Opter på et andet sprog end svensk):

• Hvis du bruger omkostningssted, skal en resultatenhed navngives "KOSTNADSSTÄLLE".

• Hvis du bruger projekt, skal en resultatenhed navngives "PROJEKT".

Kreditering af faktura, kreditnotaens fakturanummer og nummerserie

Når du krediterer en debetfaktura i Opter, som er bogført i Fortnox, vil Fortnox oprette en kreditnota med et automatisk genereret fakturanummer. Dette fakturanummer kan være det samme nummer, som en anden faktura har eller vil få i Opter. For at undgå dette problem kan du i Fortnox under Indstillinger > Fakturering > Nummerserier og OCR i feltet Kundefaktura vælge en nummerserie, som ikke vil være i konflikt med fakturanummeret i Opter. Klik til sidst på Gem.

Kreditering af faktura med OCR-nummer

I Fortnox under Indstillinger > Fakturering > Nummerserier og OCR kan du vælge at indstille OCR på kundefakturaer til FRA eller TIL.

Når du i Opter krediterer en debetfaktura, som er bogført i Fortnox, genererer Opter et OCR-nummer til kreditnotaen. Hvis du i Fortnox har valgt at indstille OCR på kundefakturaer til TIL, vil Fortnox også generere et OCR-nummer. Dette OCR-nummer kan være det samme OCR-nummer som en anden faktura har eller vil få i Opter. For at undgå dette problem kan du vælge at indstille OCR på kundefakturaer til FRA og klikke på Gem.

Rentefakturaer

For at Fortnox og Opter skal kunne arbejde sammen, eksporteres rentefakturaer som almindelige fakturaer til Fortnox. Den information, som er specifik for rentefakturaer, vises i en PDF-kopi, som Opter vedhæfter fakturaeksporten til Fortnox, hvis du har markeret i afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport. Du kan finde yderligere oplysninger iTrin 2: Opret en fakturaeksport til Fortnox i Opter nedenfor.

Salg af fakturaer

Hvis du sælger dine fakturaer, vil Fortnox gerne have, at du sælger fakturaerne i Fortnox. For at få alle oplysninger med (såsom afsender, modtager, afstand, vægt, fragtbrevsnummer m.m.) er det vigtigt, at du vedhæfter Opter-fakturaerne som PDF-filer, når du eksporterer til Fortnox. Det kan du gøre ved at vælge Inkluder PDF-kopi i trin 2 nedenfor.

Trin 1: Opret et selvsigneret certifikat

Alle computere, som skal kunne eksportere fakturaer og afregninger til Fortnox, skal have et selvsigneret certifikat for at kunne bekræftes.

1. Åbn Windows PowerShell med administratorrettigheder, og udfør nedenstående kommando.

   PowerShell

   New-SelfSignedCertificate -DnsName localhost44301 -CertStoreLocation cert:\LocalMachine\My

2. Kopier Thumbprint fra resultatet af ovenstående kommando, og brug det som certhash i følgende kommando.

   PowerShell

   netsh http add sslcert ipport=0.0.0.0:44301 appid='{ae7f1bed-891a-45a3-b0ac-37fe01e6b6cd}' certhash=Klistra in Thumbprint från ovanstående kommando

3. Gentag punkt 1 og 2 ovenfor på alle de computere, der skal eksportere fakturaer og afregninger til Fortnox.

Trin 2 (valgfrit): Tilføjelse af en servicekonto

Hvis du vil forenkle tildelingen af autorisationer, kan du lade almindelige brugere have begrænsede autorisationer og oprette en servicekonto og kun give servicekontoen de nødvendige autorisationer til at eksportere fakturaer og leverandør afregninger til Fortnox og importere betalinger til Opter (fra Fortnox).

Når de faste brugere derefter eksporterer fakturaer eller afregninger til Fortnox eller importerer betalinger til Opter, er det servicekontoen og dens autorisationer, der bruges i baggrunden til eksport/import mellem Opter og Fortnox. (Det vil sige, at integrationen bruger servicekontoen).

Hvis du som systemadministrator vil oprette en servicekonto, skal du gøre følgende:

1. I Opter skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet Brug servicekonto i vinduet Fakturaeksport. Det kan du gøre i forbindelse med trinnet Opret en fakturaeksport til Fortnox i Opter nedenfor.

   For afregningseksport skal du markere afkrydsningsfeltet Brug servicekonto i vinduet Afregningseksport. Se Afregningseksport til Fortnox.

   For betalingsimport skal du markere afkrydsningsfeltet Brug servicekontoi vinduet Betalingsimport. Se Betalingsimport fra Fortnox.

2. Når det er tid til at eksportere fakturaer, er det dig som systemadministrator, der skal foretage den første fakturaeksport for at oprette servicekontoen. Hvis du også eksporterer afregninger og importerer betalinger, skal systemadministratoren også udføre den første eksport af afregninger og den første import af betalinger.

   Sådan gør du:

   1. Hvis du ikke allerede er logget ind i Fortnox, skal du logge ind med din Fortnox-brugerkonto.

   2. Følg trinnet Eksportér fakturaer til Fortnox nedenfor. Når du klikker på Eksporter og send i Opter, åbner der sig et vindue i Fortnox. Vinduet viser en liste over de tilladelser, der kræves for servicekontoen. Klik på knappen "Godkend". Servicekontoen er oprettet.

      Webvinduet med teksten "Luk dette vindue" kan lukkes når som helst, det forstyrrer ikke oprettelsen af servicekontoen. Det forstyrrer heller ikke eksporten af fakturaer.

      Du kan også få "Dette websted kan ikke nås", dette forstyrrer ikke oprettelsen af servicekontoen eller eksporten af fakturaer.

      Hvis du vil kontrollere, at servicekontoen er oprettet, skal du klikke på "Office" og derefter "Manage integrations" i Fortnox. På listen over "Brugere" vises servicekontoen med følgende ikon:

      

      Når servicekontoen er oprettet, kan almindelige brugere (med begrænsede tilladelser) eksportere fakturaer til Fortnox. Servicekontoen og dens autorisationer bruges derefter i baggrunden, når der eksporteres til Fortnox. (Almindelige brugere skal dog have tilladelse til at håndtere fakturaer i Opter).

   3. For eksport af afregninger skal du følge trinnet Afregningseksport til Fortnox. Når du klikker på Eksporter og send i Opter, åbner der sig et vindue i Fortnox. Klik på knappen "Godkend". Nu kan almindelige brugere eksportere afregninger, og servicekontoen bruges i baggrunden.

   4. For betalingsimport skal du følge trinnet Betalingsimport fra Fortnox. Når du klikker på Ok i Opter for at importere betalingerne, åbner der sig et vindue i Fortnox. Klik på knappen "Godkend". Almindelige brugere kan nu importere betalinger, og servicekontoen bruges i baggrunden.

Trin 3: Opret en fakturaeksport til Fortnox i Opter

1. Klik på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport. Klik på , og giv fakturaeksporten et navn (f.eks. "Fortnox"). Felterne Type og Kodning skal udfyldes.

   • Type: Fortnox API

   • Kodning: UTF-8

   • Inkluder PDF-kopi:  Hvis du vil have Opter-fakturaen vedhæftet i PDF-format.

     Fortnox understøtter ikke alle de oplysninger, du muligvis vil have inkluderet på en transportfaktura, såsom afsender, modtager, afstand, vægt, fragtbrevsnummer m.m. Derfor oprettes den grafiske faktura med alle oplysninger i Opter og sendes derefter til Fortnox som en PDF-fil. Du kan finde yderligere oplysninger i Send fakturaer til kunder fra Fortnox eller Opter ovenfor.

     For at Fortnox og Opter skal kunne arbejde sammen, eksporteres rentefakturaer som almindelige fakturaer til Fortnox. De oplysninger, som er specifikke for rentefakturaer, vises i PDF-kopien, som Opter inkluderer i fakturaeksporten til Fortnox, hvis du har markeret Inkluder PDF-kopi.

   (Lad felterne Adgangskode og API-kode være tomme. Knappen Get access token bruges ikke. Disse to felter og knappen er fjernet fra og med Opter version 2025.06.00).

2. Hvis du vil reducere størrelsen på PDF-filen, skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet Reducér PDF-filstørrelsen.

   Filstørrelsen er reduceret ved at fjerne al tekstformatering (fed, kursiv, understreget) og ved at ændre skrifttypen til Trebuchet MS, som bruger mindre lagerplads. Hvor meget filstørrelsen reduceres afhænger blandt andet af, hvor meget formatering den indeholder.

3. Hvis du ønsker, at alle kreditfakturaer skal behandles som manuelle kreditfakturaer, når du eksporterer fakturaer til Fortnox, skal du markere afkrydsningsfeltet Eksportér altid kreditnotaer som manuelle.

   Ved fakturaeksport af almindelige kreditnotaer er det med Fortnox ikke muligt at bestemme kreditnotaens nummer i Opter. Hvis du anvender manuelle kreditnotaer, gør Fortnox det muligt at angive et bestemt nummer for kreditnotaen i Opter, men kreditnotaen markeres ikke som en kreditering af en anden faktura og mister sin forbindelse til den originale faktura.

   Hvis du tidligere har eksporteret kreditfakturaer som almindelige kreditfakturaer til Fortnox og derefter ændret indstillingen til altid at eksportere kreditfakturaer som manuelle kreditfakturaer, vil nummerserien højst sandsynligt blive brudt.

4. Hvis du vil bruge en servicekonto, når du eksporterer fakturaer, skal du markere afkrydsningsfeltet Brug servicekonto. Du kan finde yderligere oplysninger i trin Tilføj en servicekonto ovenfor.

5. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Tilføj fakturaeksporten i indstillingerne for fakturaeksport

1. Klik på Økonomi > Faktura > Fakturainformation.

2. Klik på , og giv eksportindstillingen et navn (f.eks. "Fortnox"). Markér "Fortnox" (eller det navn, du har givet fakturaeksporten) under Eksporter.

3. Klik på for at gemme alle ændringer.

4. Vælg, hvilken fakturaeksport der skal bruges som standard. For at vælge Fortnox som standard skal du markere "Fortnox" i listen til venstre og klikke på .

5. For at sikre at alle fakturaer bogføres i Fortnox, skal du markere "Fortnox"-eksporten for samtlige eksportindstillinger.

6. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 5: Eksportér fakturaer til Fortnox

Du kan eksportere fakturaoplysningerne fra Opter, når du lukker en fakturaperiode, eller efterfølgende ved at vælge, om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkelte fakturaer. En faktura oprettes i Fortnox med fakturarækker, som svarer til konteringen i Opter.

1. Klik på Økonomi > Faktura > Faktura.

2. Markér den faktura eller fakturaperiode, du vil eksportere, højreklik, og vælg Eksportér.

3. Klik på Eksporter og send.

   Hvis du ikke allerede er logget ind på Fortnox, åbnes et nyt vindue, hvor du logger ind med dit sædvanlige Fortnox-brugernavn og -adgangskode. Hvis autentificeringen gennemføres, starter eksporten.

   Du kan lukke vinduet med teksten "Close this window". Det forstyrrer ikke fakturaeksporten.

   Nederst i vinduet Fakturaeksport i Opter vises en statusindikator, som bliver helt grøn, når fakturaeksporten er færdig. Hvis fakturaeksporten mislykkes, bliver statusindikatoren grå, og der står, at eksporten mislykkedes.

Slet servicekontoen

Hvis du har en servicekonto og vil slette den, skal du følge disse trin:

1. I Opter skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brug servicekonto i vinduet Fakturaeksport.

   For afregningseksport skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brug servicekonto i vinduet Afregningseksport.

   For betalingsimport skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brug servicekontoi vinduet Betalingsimport.

   Gem alle ændringer.

2. Klik på "Office" i Fortnox og derefter på "Manage integrations" i Fortnox. På listen over "Brugere" vises servicekontoen med følgende ikon:

   

   Vælg "Afbryd forbindelsen" i servicekonto-menuen.

Servicekontoen er nu annulleret.

Fejlfinding, servicekonto

Hvis du bruger en servicekonto og får følgende tre fejlmeddelelser i følgende rækkefølge

1. Brugeroplysninger blev ikke accepteret af eksternt system. (Klik på Ok.)

2. Brugeren kunne ikke godkendes af eksternt system – kontrollér tildelte roller. (Klik på Ok.)

3. Fejl ved oprettelse af faktura. Kontakt din systemadministrator. (Klik på Ok.)

Dette skyldes sandsynligvis, at Fortnox har fjernet servicekontonøglen (token). For at løse dette skal systemadministratoren tilføje en ny servicekonto. Følg Trin 2 (valgfrit): Tilføjelse af en servicekonto ovenfor (igen).

Fejlfinding

Hvis overførslen til Fortnox ikke virker, vises en fejlmeddelelse. Fejlmeddelelser vises kun, når der opstår fejl under eksport. Fejlmeddelelserne vises i et pop op-vindue og gemmes ikke nogen steder.

Hvis eksporten til Fortnox ikke lykkes, kan det skyldes noget af følgende:

• Hvis du eksporterer fra flere forskellige computere, og det virker på nogle computere, men ikke på alle, er det sandsynligvis, fordi computeren ikke har et selvsigneret certifikat. Alle computere, som skal kunne eksportere fakturaer og afregninger til Fortnox, skal have et selvsigneret certifikat for at kunne bekræftes. Se Trin 1: Opret et selvsigneret certifikat ovenfor.

  Certifikatet udløber efter et år uden varsel. Hvis et certifikat er udløbet, får du fejlmeddelelsen Brugeroplysninger blev ikke accepteret af eksternt system.

• Din browser er forældet, eller Internet Explorer åbnes som standard. For at kunne eksportere til Fortnox er det vigtigt, at du bruger en moderne standardbrowser som Edge, Firefox eller Chrome.

• Fortnox' webservice er nede.

• Du har ikke nogen licens. For flere oplysninger kan du se Integrationslicens og Faktureringslicens.

Se også