Gyldig fra og med: 2021.10.00

GDPR-forespørgsler

For at opfylde kravene i GDPR kan du hente de personlige oplysninger, der er gemt i systemet.

Kunder

Hvis en af dine kunder, som er en privatperson, beder om at få at vide, hvilke data der er gemt om vedkommende, eller ønsker at få ændret disse data, skal du anvende registrene med kundeoplysninger.

Håndtering af oplysninger i kunderegistret

Klik på Register > Kunder, og find den pågældende kunde.

• Klik på Fil > Eksporter til Excel for at hente kundeoplysninger. Find kunden i Excel-filen og eksporter kundeoplysningerne derfra.
• Hvis du vil deaktivere kunden, skal du klikke på Enhed > Inaktiv.
• Du kan ikke slette en kunde, men du kan maskere kunden ved eksempelvis at erstatte kundens navn med ordet "Uidentificeret".

Håndtering af oplysninger om kundereferencer for en bestemt kunde

Klik på Register > Kunder, og find den pågældende kunde. Klik derefter på Kunder > Bestiller.

• Klik på den relevante kundereference, og ændr oplysningerne. Du kan hente oplysningerne ved at tage et skærmbillede af vinduet.
• Klik på Enhed > Inaktiv for at deaktivere kundereferencen.
• Du kan ikke slette en kundereference, men du kan maskere den ved eksempelvis at erstatte navnet på kundereferencen med ordet "Uidentificeret".

Søg efter og slet adresser i hurtigopslag

Se Fjernelse af adresseforslag i ordremodtagelsen.

Chauffører og ansatte

Hvis en chauffør eller en anden ansat ønsker at vide, hvilke data der er gemt om dem, skal du anvende registret for ansatte samt historikken over vagter og lokationer.

Håndtering af oplysninger i registret over ansatte

Klik på Register > Ansatte og søg efter den person, det drejer sig om.

• Klik på Fil > Eksporter til Excel for at hente personoplysningerne. Find den ansatte i Excel-filen og eksporter personoplysningerne derfra.
• Hvis du vil deaktivere den ansatte, skal du klikke på Enhed > Inaktiv.
• Du kan ikke slette en ansat, men du kan maskere vedkommende ved eksempelvis at erstatte den ansattes navn med ordet "Uidentificeret".

Håndtering af historik over vagter

Se Eksportér arbejdspas til Excel.

Håndtering af lokationshistorik

Dette gælder for organisationer, som disponerer chauffører og ikke køretøjer. Det er muligt at se historiske data for chauffører, herunder oplysninger om deres lokation på et givent tidspunkt. Derudover er det muligt at se historikken på kortet i disponeringen. Sådan videregiver du korthistorikken fra Opter:

1. Klik på Ordre > Disponering.
2. Gå til fanen Chauffører og højreklik på en chauffør.
3. Vælg Vis historik på kortet i hurtigmenuen, og tag et skærmbillede, som du kan sende til den person, der har anmodet om oplysningerne.

Se Fjern personlige oplysninger og lokationshistorik, hvis du vil fjerne lokationshistorikken.

I henhold til GDPR skal de personer, der søger i historikken, registreres. Dette sker i databasen i Opter. Kontakt support, hvis du vil se en oversigt over, hvem der har anvendt lokationshistorikken.

Vognmænd og underleverandører

Opter går ud fra, at vognmænd og underleverandører ikke er privatpersoner. Hvis I alligevel opbevarer personoplysninger i disse registre (eller andre steder i systemet), skal I også søge i dem, hvis I modtager en anmodning fra en privatperson om at videregive eller ændre vedkommendes personoplysninger.

EDI og eksporter

Hvis I sender oplysninger til et land, hvor GDPR ikke gælder (uden for EU og EØS), skal I i henhold til GDPR sørge for at indgå aftaler, der giver privatpersoner de samme rettigheder som i de lande, der er omfattet af GDPR. Hvis I modtager en anmodning om at rette unøjagtige personoplysninger, skal I sende denne anmodning til alle, som I har givet personoplysningerne til.

Du kan se, hvilke EDI-beskeder der er blevet sendt med ordrer, i EDI-loggen (Indstillinger > EDI > EDI-log).

Du kan se, hvortil fakturaeksporter er blevet sendt, ved at højreklikke på en fakturaperiode i vinduet Fakturaer (Økonomi > Faktura > Faktura) og vælge Fakturaliste.

Hvis I deler oplysninger på andre måder (for eksempel ved at eksportere kunderegistret), kan I dokumentere det uden for Opter.

---