Senest opdateret: 21.09.2023

Gyldig fra og med: 2018.06.00 og nyere

Fjern personlige oplysninger og lokationshistorik

For at opfylde både GDPR og opfølgningskrav kan du anonymisere personlige oplysninger i ordrer og journaler i stedet for at slette dem helt. Ideen med funktionen er at fjerne gamle oplysninger fra bestemte felter regelmæssigt, men det er også muligt at foretage enkeltvise rydninger.

Aktive rydninger kører i forbindelse med den daglige rydning, som indstilles i systemindstillingerne (et tidspunkt i feltet Tid for daglige opgaver).

De felter, du rydder, gælder for samtlige ordrer og poster i registrene (f.eks. feltet Telefon 1 for alle ansatte). Det er ikke muligt at slette specifikke oplysninger, såsom "telefonnumre, der starter med 123", eller telefonnumre på specifikke ansatte. I dette tilfælde skal du bruge det respektive register eller ordrekontrollen.

Trin 1: Vælg de oplysninger, der skal slettes

Klik på Indstillinger > Fjern (maskér) information. I kolonnerne Registre/ordrer og Felt vises de felter i Opter, der kan slettes.

Markér afkrydsningsfeltet i kolonnen Aktiv for det felt, du vil slette.

Angiv derefter, hvor gammel oplysningen skal være, før den slettes i kolonnen Rens for information der er ældre end (dage). De felter, der ikke er blevet redigeret i det antal dage, du angiver, vil blive erstattet med erstatningsordet.

Trin 2: Angiv, hvad oplysningerne skal erstattes med

Indtast, hvad du vil erstatte oplysningerne med i kolonnen Erstatningsord. Kun felter, der allerede indeholder oplysninger, ændres til det, du indtaster som erstatningsord. Tomme felter i registre og ordrer forbliver tomme, selv efter at de er slettet.

Hvis du lader kolonnen Erstatningsord være tom, vil oplysningerne i feltet blive slettet uden at blive erstattet af anden tekst. Hvis du derefter udfylder noget i kolonnen og kører en rydning igen, vil de tomme felter, du lige har ryddet, ikke blive erstattet med det nye ord, da tomme felter ikke påvirkes af denne funktion.

Trin 3: Ryd oplysningerne regelmæssigt eller én gang

Ryd oplysningerne regelmæssigt

Klik på Gem og luk. Rydningen sker i forbindelse med de andre regelmæssige opgaver, der udføres en gang i døgnet. Det er dog kun de poster i registrene/ordrerne, der er ældre end det antal dage, du angav i trin 1, der slettes.

Tidspunktet for, hvornår de daglige opgaver køres, vises i Indstillinger > Systemindstillinger > feltet Tid for daglige opgaver.

Ryd oplysninger en enkelt gang

Hvis du kun vil rydde oplysningerne én gang og ikke regelmæssigt, skal du klikke på Gem og kør rensning. Tjek, at oplysningerne er blevet ryddet. Fjern derefter markeringen i afkrydsningsfelterne Aktiv for alle felter, og klik på Gem og luk. Ellers ryddes felterne igen, næste gang de daglige opgaver køres.

---