Fakturaeksport til Fennoa

Du kan integrere Opter med økonomisystemet Fennoa. Integrationen opretter og opdaterer kunder i Fennoa. Afhængigt af indstillingerne opretter integrationen også fakturaer eller fakturakontering.

Forudsætninger

Brugerkonto hos Fennoa

For at kunne eksportere fakturaer skal du have en API-brugerkonto hos Fennoa samt et kunde-ID og en kundeøgle. Kontakt venligst Fennoa eller din Fennoa-leverandør, hvis du har brug for hjælp til at få fat i disse oplysninger.

Obligatoriske oplysninger i OPTER

For at kunne eksportere fra Opter til Fennoa skal følgende oplysninger være tilgængelige i Opter for alle kunder, hvis fakturaer eksporteres til Fennoa:

Kundens CVR nummer under fanen Generelt i kunderegistret.
Kundens faktureringsadresse under fanen Faktureringsinformation i ruden Information i kunderegistret.
Hvis fakturaerne skal sendes som e-fakturaer i formatet Finvoice (med "DeliveryMethod=finvoice"): Kundens OVT nummer og EDI kode skal fremgå af fanen Detaljer i kunderegistret.
Hvis fakturaerne skal sendes som en vedhæftet PDF-fil via e-mail (med "DeliveryMethod=email"): Kundens e-mailadresse (som fakturaer skal sendes til) skal indtastes i feltet Email fakturaeksport under fanen Faktureringsinformation i ruden Faktureringsinformation i kunderegistret.

Fakturanummerserie

For at kunne anvende eksporten skal du oprette en fakturanummerserie i Fennoa, som matcher Opters. (Hvis du ikke gør det, vil Fennoa tildele eksporterede fakturaer det første tilgængelige nummer fra den første tilgængelige fakturanummerserie).

Trin 1: Opret en fakturaeksport i Opter

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport, og opret en ny fakturaeksport ved at klikke på .

Følgende felt skal udfyldes under fanen Generelt:

Navn: For eksempel "Fennoa API".
Type: Fennoa API.
Kodning: UTF-8.
Bruger id: Indtast det kunde-ID, du har fået af Fennoa.
Adgangskode: Indtast den kundenøgle, du har fået af Fennoa.
Starttekst: Se Valgfrie indstillinger i feltet Starttekst nedenfor.

Fanerne Filoverførsel og Koder er ikke relevante for denne eksport, så du behøver ikke ændre noget under disse faner.

Valgfrie indstillinger i feltet Starttekst

I feltet Starttekst under fanen Generelt kan du foretage indstillinger, der påvirker de oplysninger, der eksporteres til Fennoa. Her kortlægger du også resultatenheder i Fennoa til resultatenheder i Opter.

Indtast hver indstilling på en separat række som i eksemplet nedenfor.

Eksempel: Feltet Starttekst

1
2
3
4
5
6
7
ExportInvoice=true
ApproveInvoice=false
SendInvoice=false
FennoaCustomerNo=cusNo
DeliveryMethod=finvoice
Eu1-DimensionTypeId=2
Eu2-DimensionTypeId=1

Den indtastede standardværdi gælder, hvis du ikke indtaster nogen værdi for indstillingen.

Indstilling	Beskrivelse
ApproveInvoice=true/false	Indledningsvis sættes ApproveInvoice til "false" for at overføre fakturaerne som kladder til Fennoa. De kan derefter gennemgås og redigeres og, hvis det ønskes, fjernes fra Fennoa (eller godkendes manuelt). Dette er med til at sikre, at opsætningen af for eksempel kunderegistre er korrekt, og at fakturaen har det samme fakturanummer som i Opter, før den gøres permanent i Fennoa. Hvis ApproveInvoice er sat til "true", vil fakturaen blive godkendt i Fennoa i forbindelse med eksporten og kan derefter ikke slettes fra Fennoa. Sådan sætter du ApproveInvoice til "true" eller "false": true: Den faktura, der oprettes i Fennoa, godkendes automatisk direkte ved eksport. false (standard): Fakturaen skal godkendes manuelt i Fennoa.
DeliveryMethod= postal/manual/email/finvoice/consumerfinvoice/consumerdirect	DeliveryMethod bruges til eksplicit at angive, hvordan fakturaerne skal distribueres, hvis de sendes fra Fennoa. Denne indstilling tilsidesætter alle indstillinger, der automatisk vælger distributionsmetode baseret på tilgængelige indstillinger og oplysninger i Fennoa. Sæt DeliveryMethod til en af følgende: postal: Fakturaen udskrives og kan sendes med posten. manual (standard): Fakturaen distribueres ikke automatisk. email: Fakturaen sendes som en vedhæftet PDF-fil via e-mail. Alle kunder i Opter, der faktureres med denne integration, skal have en gyldig e-mailadresse i feltet Email fakturaeksport i kunderegistret. (Hvis dette kriterium ikke er opfyldt, vil distributionsmetoden være "postal" (se ovenfor)). finvoice: Fakturaen sendes som en e-faktura i formatet Finvoice. Alle kunder i Opter, der faktureres med denne integration, skal have OVT nummer og EDI kode i kunderegistret. (Hvis dette kriterium ikke er opfyldt, vil distributionsmetoden være "postal" (se ovenfor)). consumerfinvoice: Fakturaen sendes som en e-faktura i formatet Finvoice direkte til modtagerens bank eller betalingstjeneste. consumerdirect: Fakturaen sendes som en e-faktura i formatet Finvoice til leverandøren, og samtidig sendes en faktura i et andet format til betaleren. Denne metode bruges, hvis betaleren ikke kan modtage e-fakturaer i sin bank eller betalingstjeneste.
Eu1-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruger omkostningscentre: Kortlæg resultatenhed 1 i Opter til en resultatenhed i Fennoa. I Opter kan du se dine resultatenheder og deres antal i kontorindstillingerne under fanen Økonomi. Hvis du ikke bruger omkostningscentre, skal denne indstilling udelades.
Eu2-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruger omkostningscentre: Knyt resultatenhed 2 i Opter til en resultatenhed i Fennoa. Hvis du ikke bruger omkostningscentre, skal denne indstilling udelades.
Eu3-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruger omkostningscentre: Knyt resultatenhed 3 i Opter til en resultatenhed i Fennoa. Hvis du ikke bruger omkostningscentre, skal denne indstilling udelades.
Eu4-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruger omkostningscentre: Knyt resultatenhed 4 i Opter til en resultatenhed i Fennoa. Hvis du ikke bruger omkostningscentre, skal denne indstilling udelades.
Eu5-DimensionTypeId=<resultatenhetens ID i Fennoa>	Hvis du bruger omkostningscentre: Knyt resultatenhed 5 i Opter til en resultatenhed i Fennoa. Hvis du ikke bruger omkostningscentre, skal denne indstilling udelades.
ExportInvoice=true/false	Sæt ExportInvoice til "true", hvis eksporten skal fungere. true: Kundeoplysninger overføres, og fakturaen oprettes i Fennoa. false (standard): Fakturaen oprettes ikke i Fennoa.
FennoaCustomerNo=cusNo/cusCode/orgNo	Du kan vælge, hvilket felt i kunderegistret i Opter (under fanen Generelt) der skal anvendes som kundenummer i Fennoa. cusNo (standard, anbefales): Finanskontonummer cusCode: Kundekode orgNo: CVR nummer Eksempel: "FennoaCustomerNo=cusNo"
SendInvoice=true/false	Sæt SendInvoice til "false", hvis du først vil sikre dig, at opsætningen af fakturaeksporten fungerer korrekt. Dernæst kan du sætte SendInvoice til "true", hvis fakturaer skal sendes ud automatisk. Angiv, om fakturaen skal sendes automatisk fra Fennoa, når den er eksporteret fra Opter. true: Fakturaen sendes automatisk af Fennoa. Du skal angive "ApproveInvoice=true" for at sende fakturaen automatisk. Med indstillingen "SendInvoice=true" bliver fakturaer distribueret i henhold til indstillingerne i Fennoa, hvis du ikke har angivet nogen distributionsmetode ved hjælp af indstillingen DeliveryMethod (se ovenfor). false (standard): Fakturaen bliver ikke sendt ud.

Trin 2: Tilføj fakturaeksporten i indstillingerne for fakturaeksport

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturainformation, og markér "Fennoa" (eller det navn, du gav fakturaeksporten) for de grupper, der skal kunne generere en eksport til Fennoa.

Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 3: Eksportér til Fennoa

Du kan eksportere fakturaoplysningerne fra Opter, når du lukker en fakturaperiode, eller efterfølgende ved at vælge, om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkelte fakturaer. Kundeoplysninger og kontering eksporteres til Fennoa i henhold til specifikationen i transformen.

Sådan eksporterer du fakturaer efterfølgende:

Klik på Økonomi > Faktura > Faktura.
Højreklik på en fakturaperiode eller en individuel faktura, og vælg Eksportér.
Klik på Eksporter og send.

Antallet af fakturaer, som skal eksporteres, samt antallet af eksporterede fakturaer vises sammen med en statusindikator.

Fejlfinding

Hvis overførslen til Fennoa ikke fungerer, vises der en besked (på engelsk) i fakturaeksportloggen. Beskeden genereres af Fennoa, ikke Opter. Eventuelle fejl skyldes normalt følgende:

Kundens CVR nummer er forkert eller mangler i Opter under fanen Generelt i kunderegistret.
Kundens faktureringsadresse er forkert eller mangler i Opter under fanen Faktureringsinformation i ruden Information kunderegistret.
Kundens OVT nummer eller EDI kode er forkert eller mangler i Opter under fanen Detaljer i kunderegistret. Hvis du har valgt "DeliveryMethod=finvoice", er OVT nummer og EDI kode obligatoriske felter i Opter for alle kunder, der faktureres med denne integration.
Kundens e-mailadresse, som fakturaer skal sendes til, er forkert eller mangler i Opter i feltet Email fakturaeksport under fanen Faktureringsinformation i kunderegistret. Hvis du har valgt "DeliveryMethod=email", er Email fakturaeksport et obligatorisk felt i Opter for alle kunder, der faktureres med denne integration.
Fennoas webservice er nede.