Afregningseksport til Fortnox

I denne prished

Du kan forbinde Opter med regnskabssystemet Fortnox, www.fortnox.se. Herefter kan du:

Eksportere afregninger fra Opter til Fortnox. Se instruktionerne nedenfor.

Hvis du vil opsætte både faktura- og afregningseksport til Fortnox, anbefaler vi, at du først opsætter fakturaeksporten i henhold til Fakturaeksport til Fortnox og derefter opsætter afregningseksporten.
Eksportere fakturaer fra Opter til Fortnox. Se instruktionerne i Fakturaeksport til Fortnox.
Importere betalinger fra Fortnox til Opter. Se instruktionerne i Betalingsimport fra Fortnox.

Hver gang du eksporterer afregninger, tjekker Fortnox, om der er noget at opdatere i afregningerne eller underleverandørerne. Fortnox opdaterer kun afregninger, som endnu ikke er bogført i Fortnox.

Afregnings- og konteringsbeløb sendes inklusive moms.

Afregningsdata sendt fra Opter til Fortnox

I Fortnox er det ikke muligt at præsentere alle de oplysninger, som du måske ønsker at inkludere i en transportafregning, f.eks. beløb pr. køretøj/chauffør samt dato, servicetype og brændstoftillæg. Derfor oprettes den grafiske afregning med alle oplysninger i Opter og sendes derefter til Fortnox som en PDF-fil, hvis du har valgt dette i indstillingerne. (Se instruktionerne nedenfor).

Når du eksporterer en afregning til Fortnox, sender Opter en oversigt over hver unik konteringskombination. Det betyder, at Opter sender én afregningsrække pr. kombination af regnskabskonto og resultatenheder.

Følgende oplysninger sendes til Fortnox i afregningseksporten:

Afregningsnummer.
Afregningsdato.
Afregningsfristen.
Afregningens kontering.
Vognmandens/underleverandørens navn, adresse, land, to telefonnumre, faxnummer, hjemmeside, bankkontonummer, IBAN, BIC, bankgironummer, plusgironummer, momsnummer, CVR-nummer og standardvaluta. Vognmandens/underleverandørens standardvaluta er sat til samme standardvaluta som i Opter.
Afregningen som vedhæftet PDF-fil, hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi. (Se instruktionerne nedenfor).

Resultatenheder kan ikke eksporteres.

Forudsætninger

Integrationslicens og faktureringslicens

For at kunne forbinde (integrere) Opter med Fortnox skal du have en integrationslicens. Du skal også have en softwarelicens til fakturering i Fortnox. Du kan selv bestille disse licenser (også kaldet "program" og "tillæg") i Fortnox-applikationen. Kontakt Fortnox, hvis du har brug for flere oplysninger om jeres licens.

Betalingsimport kræver softwarelicenser til fakturering og bogføring i Fortnox.

Fakturaeksport kræver softwarelicens til fakturering i Fortnox.

Browsere

For at kunne eksportere til Fortnox er det vigtigt, at du bruger en moderne standardbrowser som Edge, Firefox eller Chrome.

Standard valuta

For at kunne eksportere fakturaer og leverandører af regninger til Fortnox og importere betalinger fra Fortnox til Opter, skal standardvalutaen i Opter være svenske kroner (SEK).

Du må ikke ændre standardvalutaen, da det kan give store problemer i systemet. Hvis du har en anden standardvaluta end svenske kroner, er det ikke muligt at eksportere fakturaer og leverandør afregninger til Fortnox og importere betalinger fra Fortnox.

Valutakoder

Fortnox accepterer kun valutakoder på tre bogstaver, for eksempel "DKK", "SEK", "GBP" og "EUR".

Valutakurser

Det er vigtigt, at du har konfigureret nøjagtigt de samme valutakurser i Fortnox og Opter, for at undgå problemer såsom kurstab og betalinger, der ikke stemmer præcist overens med fakturaen i Opter og derfor bliver registreret som forskud.

Sådan sørger du for altid at have de samme valutakurser i Fortnox og Opter:

I Fortnox under Fakturering > Valuta skal du indstille Automatiske vekselkurser til "NEJ".
Angiv nøjagtig samme valutakurser i Fortnox og Opter. Når du vil opdatere en valutakurs, skal du ændre valutakursen i både Fortnox og Opter. I Opter indstiller du valutakurser under Økonomi > Valuta under fanen Valutakurser.

Konti for kreditorer, indgående moms og øreafrunding

Sørg for at have det samme kontonummer til kreditorer, indgående moms og øreafrunding i Opter og Fortnox. Standardindstillingerne er disse:

Konto 2400 er standard for kreditorer i både Opter og Fortnox.
Konto 2640 er standard for indgående moms i Opter, men i Fortnox er konto 2641 standard.
Konto 3740 er standard for øreafrunding i både Opter og Fortnox, men kontoen hedder "Afrunding" i Fortnox.

Afregning kaldes "leverandørfaktura" i Fortnox.

Trin 1: Opret et selvsigneret certifikat

Se instruktionerne i Fakturaeksport til Fortnox.

Hvis du vil opsætte både faktura- og afregningseksport til Fortnox, anbefaler vi, at du først opsætter fakturaeksporten i henhold til Fakturaeksport til Fortnox og derefter opsætter afregningseksporten.

Trin 2 (valgfrit): Tilføjelse af en servicekonto

Hvis du vil bruge en servicekonto til afregningseksport, kan du se Fakturaeksport til Fortnox.

Trin 3: Opret en afregningseksport i Opter

Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningseksport, og opret en ny afregningseksport. Følgende felt skal udfyldes under fanen Generelt:
- Navn: For eksempel "Fortnox".
- Type: Fortnox.
- Kodning: ISO-8859-1.
(Lad feltet API-token være tomt. Feltet bruges ikke og vil blive fjernet).
Marker afkrydsningsfeltet Brug servicekonto, hvis du vil bruge en servicekonto til afregningseksport. Hvordan man tilføjer en servicekonto er beskrevet i Fakturaeksport til Fortnox.
Markér afkrydsningsfeltet Inkluder PDF-kopi, hvis den grafiske afregning med alle oplysninger i Opter skal sendes til Fortnox som en PDF-fil.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Føj afregningseksporten til en afregningseksportgruppe

Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningseksportindstillinger, og markér "Fortnox" (eller det navn, du gav afregningseksporten) for de grupper, der skal kunne generere en eksport til Fortnox. Du kan også oprette en ny eksportgruppe. Eftersom alle afregninger skal bogføres, bør du markere eksporten for alle eksportgrupper.

Trin 5: Eksportér afregninger til Fortnox

Du kan eksportere afregningsoplysningerne fra Opter, når du lukker en afregningsperiode, eller efterfølgende ved at eksportere hele afregningsperioder, men ikke enkelte fakturaer.

Ved eksport oprettes en afregning i Fortnox med afregningsrækker, der svarer til konteringen i Opter.

Sådan gør du, hvis du efterfølgende vil eksportere afregningsperioder:

Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningsnota i Opter.
Højreklik på en afregningsperiode, og vælg Eksportér.
Klik på Eksporter og send.

Hvis du ikke allerede er logget ind på Fortnox, åbnes et nyt vindue, hvor du logger ind med dit sædvanlige Fortnox-brugernavn og -adgangskode. Hvis autentificeringen gennemføres, starter eksporten.

Du kan lukke vinduet med teksten "Close this window", når du vil – det påvirker ikke afregningseksporten.

Længst nede i vinduet Afregningseksport i Opter vises en statusindikator. Når afregningseksporten er klar, bliver statusindikatoren grøn. Hvis afregningseksporten mislykkes, bliver statusindikatoren grå, og der står, at eksporten mislykkedes.

Hvis alle afregninger ikke eksporteres i første forsøg, skal du klikke på Eksporter og send igen. Der kommer ikke flere afregninger, hvis du eksporterer igen. Hver gang du eksporterer en afregning, opdaterer Fortnox afregningen, så længe den ikke er bogført i Fortnox.

Fejlfinding

Hvis overførslen til Fortnox ikke virker, vises en fejlmeddelelse. Fejlmeddelelser vises kun, når der opstår fejl under eksport. Fejlmeddelelserne vises i et pop op-vindue og gemmes ikke nogen steder.

Hvis en afregning ikke kan eksporteres i sin helhed, fjernes eventuelle levn fra afregningen automatisk fra Fortnox. Fejlen skyldes normalt følgende:

Vognmandens/underleverandørens adresse er forkert eller mangler (under fanen Generelt i det respektive register).
Fortnox' webservice er nede.

Hvis eksporten til Fortnox ikke lykkes, kan det skyldes noget af følgende:

Hvis du eksporterer fra flere forskellige computere, og det virker på nogle computere, men ikke på alle, er det sandsynligvis, fordi computeren ikke har et selvsigneret certifikat. Alle computere, som skal kunne eksportere fakturaer og afregninger til Fortnox, skal have et selvsigneret certifikat for at kunne bekræftes. Se instruktionerne i Fakturaeksport til Fortnox.

Certifikatet udløber efter et år uden varsel. Hvis et certifikat er udløbet, får du fejlmeddelelsen Brugeroplysninger blev ikke accepteret af eksternt system.
Din browser er forældet, eller Internet Explorer åbnes som standard. For at kunne eksportere til Fortnox er det vigtigt, at du bruger en moderne standardbrowser som Edge, Firefox eller Chrome.
Du har ikke nogen licens. Du kan finde yderligere oplysninger i Fakturaeksport til Fortnox.