Grundindstillinger for fakturaer

For at kunne oprette fakturaer i Opter skal du først oprette nummerserier for de forskellige typer af fakturaer, du vil bruge, og derefter knytte nummerserierne til fakturatyperne i Opter. Herefter angiver du, hvilken rapport (skabelon) der skal anvendes som standard, og om du vil gøre undtagelser og anvende andre rapporter til påmindelser og specifikke fakturatyper. Du kan endda vælge, om du vil udskrive fragtbreve sammen med fakturaen, og hvad der skal ske med vedhæftede filer, når fakturaen udskrives.

Nedenfor kan du også se, hvordan du indstiller fakturadesignet for kontorer, hvis du vil gøre undtagelser og anvende andre fakturadesign til bestemte kunder og kundeprojekter.

Du kan finde instruktioner, der beskriver, hvordan du opretter fakturaer, i Fakturering.

Trin 1: Opret nummerserier til forskellige fakturatyper

Opret fakturanummerserier for eksempelvis almindelige fakturaer, kreditnotaer, rentefakturaer, manuelle fakturaer og kickback-fakturaer. Du kan finde yderligere oplysninger i Fakturanummerserie, vindue.

Det er muligt at genbruge den samme nummerserie til flere fakturatyper, men det gør det sværere at arbejde med forskellige fakturatyper parallelt, fordi der ikke må være huller i nummereringen. Du kan for eksempel ikke fjerne en Manuel faktura, hvis der er senere almindelige fakturaer i samme nummerserie.

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturanummerserier.
Klik på for at oprette en ny fakturanummerserie. Giv nummerserien et beskrivende Navn, for eksempel "Rentefaktura".
Vælg nummerinterval for serien i felterne Startnummer og Sidste nummer, for eksempel "700001" og "800000".
Sørg for, at nummerserien er lang nok, så den ikke risikerer at komme i konflikt med gamle fakturaer fra en anden serie.
I fritekstfeltet Beskrivelse kan du beskrive fakturanummerserien (valgfrit). Beskrivelsen vises kun her.
Klik på for at gemme alle ændringer.
Gentag trin 2-5 ovenfor for at oprette nummerserier for hver fakturatype, du anvender.

Trin 2: Vælg nummerserie for en fakturatype

Vælg, hvilken fakturanummerserie en bestemt fakturatype skal anvende. For eksempel skal fakturatypen "kickback-faktura" anvende den fakturanummerserie, du har oprettet til kickback-fakturaer. Du kan finde yderligere oplysninger i Fakturatyper, vindue.

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturatyper.
Klik på fakturatypen i listen til venstre, for eksempel Kickbackfaktura.
Hvis du vil have et arkivpræfiks på denne type af faktura, skal du angive det i feltet Arkiv prefix. For eksempel "2023".
I rullemenuen Nummerserie skal du vælge den fakturanummerserie, der skal anvendes til denne type af faktura.
Hvis fakturanummerserien i rullemenuen Nummerserie ovenfor tabellen skal gælde for alle regioner, skal du vælge [Ingen] i kolonnen Fakturanummerserie for alle dine regioner. ([Ingen] er valgt på forhånd).
Hvis du vil indstille forskellige fakturanummerserier for forskellige regioner, kan du gøre det i tabellen ved hjælp af rullemenuen i kolonnen Fakturanummerserie.
Det er kun hensigtsmæssigt at indstille forskellige fakturanummerserier for forskellige regioner, hvis du arbejder med flere forskellige virksomheder (juridiske enheder) i det samme Opter-system. Du kan finde yderligere oplysninger i Kontor og regioner, og afkrydsningsfeltet Separate fakturanummerserier for regioner findes under fanen Fakturaindstillinger i kontorindstillingerne.
I fritekstfeltet Fakturatekst kan du beskrive fakturatypen (valgfrit). Teksten er tilgængelig til udskrift, men bruges ikke i standardfremstillingen.
Klik på for at gemme alle ændringer.
Gentag trin 2-7 ovenfor for at knytte en fakturanummerserie til hver fakturatype, du vil anvende.

Trin 3: Vælg design for en fakturatype

Vælg, hvilken rapport (skabelon) der skal anvendes som standard, og om du vil gøre undtagelser og anvende andre rapporter til påmindelser og specifikke fakturatyper. Du kan også vælge, om du vil udskrive fragtbreve sammen med fakturaen, og hvad der skal ske med vedhæftede filer, når fakturaen udskrives. Du kan finde yderligere oplysninger i Fakturaskemaer, vindue.

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturadesign.
I listen til venstre i vinduet Fakturaskemaer skal du klikke på det fakturadesign, du vil foretage indstillinger for. Hvis du vil oprette et nyt fakturadesign, skal du klikke på og give fakturadesignet et Navn og vælge en Standardrapport.
Hvis du vil tilføje en ny rapport eller ændre en eksisterende, skal du klikke på . Du kan finde yderligere oplysninger i Rapporter (vindue).
Hvis du vil gøre undtagelser for påmindelser og bestemte fakturatyper, skal du bruge felterne i kolonnerne Rapport, Specifikation, Bilag og Udskriv fragtbrev i tabellen. Du kan for eksempel vælge en anden rapport for rentefakturaer, om du vil udskrive fragtbreve sammen med fakturaen, og hvad der skal ske med vedhæftede filer, når fakturaen udskrives. Du kan finde yderligere oplysninger i Fakturaskemaer, vindue.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Vælg fakturadesign for kontor, kunde og kundeprojekt

Vælg, hvilket fakturadesign der skal anvendes som grundindstilling for kontoret. Herefter kan du gøre undtagelser for bestemte kunder og kundeprojekter.