Send PDF-fakturaer via e-mail

Du kan sende fakturaer i PDF-format pr. e-mail ved hjælp af funktionen fakturaeksport.

Trin 1: Opret en fakturaeksport

For at oprette en ny fakturaeksport eller for at se, om der allerede er en fakturaeksport af typen PDF, skal du gøre følgende:

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturaeksport.
Se på listen til venstre, om der allerede er en fakturaeksport af typen PDF. Hvis der er det, skal du kontrollere, at den er indstillet, som det beskrives her.
Hvis der ikke er en fakturaeksport af typen PDF, skal du oprette en ny ved at klikke på og give fakturaeksporten et navn (f.eks. "PDF-fakturaer via e-mail").
Vælg PDF i rullemenuen Type.
Skriv "–" (bindestreg) i feltet Kodning.
Hvis du vil gemme kopier af PDF-fakturaerne i en mappe i dit lokale system, skal du angive stien til mappen i feltet Arkiveringsmappe.
Hvis du vil reducere størrelsen på PDF-filen, skal du vælge Reducér PDF-filstørrelsen.
Filstørrelsen gøres mindre ved at fjerne al tekstformatering (fed, kursiv, understreget) og ved at ændre skrifttypen til en, der bruger mindre lagerplads. Hvor meget filstørrelsen reduceres afhænger blandt andet af, hvor meget formatering den indeholder.Højreklik, konverter til tekst (eller Ctrl + shift + F6), og skriv derefter teksten her.
Vælg e-mail i rullemenuen Metode under fanen Filoverførsel.
Vælg den rapport/skabelon, du ønsker at bruge til den e-mail, der skal indeholde fakturaen, i rullemenuen Besked. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter en ny rapport for e-mails, i Opret rapporter for adviseringer.
Hvis du bruger Outlook til e-mail, kan du markere afkrydsningsfeltet Anvend Outlook. Derefter kan du se sendte fakturaer i mappen Sendt i Outlook.
Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, kan du se sendte e-mails i Opter, hvis du har markeret Log beskeder på fanen Servere i kontorindstillingerne. Klik på Hjælp > Diagnostik > Emaillog for at se sendte e-mails.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 2: Tilføj fakturaeksporten i indstillingerne for fakturaeksport

Hvis du vil oprette en ny fakturaeksportindstilling eller kontrollere, om der allerede er en fakturaeksportindstilling for PDF-fakturaer via e-mail, skal du gøre følgende:

Klik på Økonomi > Faktura > Fakturainformation.
I listen til venstre kan du se, om der allerede findes en fakturaeksportindstilling for PDF-fakturaer via e-mail. Hvis det er tilfældet, skal du sørge for, at den er sat op som beskrevet her.
Hvis der ikke er en fakturaeksportindstilling for PDF-fakturaer via e-mail, skal du oprette en ny ved at klikke på og give fakturaeksportindstillingen et navn (f.eks. "PDF-fakturaer via e-mail").
I ruden Eksporter, skal du markere afkrydsningsfeltet "PDF-fakturaer via e-mail" (eller det navn, du gav fakturaeksporten i ovenstående trin).
Klik på for at gemme alle ændringer.
Vælg, hvilken fakturaeksport der skal bruges som standard. Hvis du f.eks. vil vælge "PDF-fakturaer via e-mail" som standard, skal du vælge "PDF-fakturaer via e-mail" på listen til venstre og klikke på i værktøjslinjen.
Hvis du vil vælge, hvilken fakturaeksport der skal gælde for en bestemt kunde, kan du se Trin 3: Vælg, hvilke kunder der skal faktureres med en PDF-faktura via e-mail.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 3: Vælg, hvilke kunder der skal faktureres med en PDF-faktura via e-mail

I ovenstående trin har vi indstillet, hvilken fakturaeksport der skal være standard. For at indstille en specifik fakturaeksport (f.eks. "PDF-fakturaer via e-mail") for en bestemt kunde og for at angive e-mailadressen til fakturaeksporten, skal du gøre følgende:

Klik på Register > Kunder, og søg efter den kunde, du vil foretage indstillingen for.
Vælg f.eks. "PDF-fakturaer via e-mail" i rullemenuen Fakturaeksportindstilling under fanen Faktureringsinformation.
Indtast e-mailadresserne på de personer, der skal modtage fakturaen hos kunden, i feltet Email fakturaeksport. Hvis du vil angive flere adresser, skal du adskille dem med semikolon uden mellemrum, f.eks. "abc@firma.com;def@firma.com" og så videre.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Eksportér PDF-fakturaer via e-mail

Du kan eksportere PDF-fakturaer fra Opter via e-mail til de kunder, du har indstillet det for, når du afslutter en fakturaperiode, eller efterfølgende ved at vælge, om du vil eksportere hele fakturaperioder eller enkelte fakturaer.

Hvis du vil eksportere en faktura eller en fakturaperiode via e-mail til de kunder, du har indstillet det for, skal du gøre følgende:

Klik på Økonomi > Faktura > Faktura.
Markér den faktura eller fakturaperiode, du vil eksportere, højreklik, og vælg Eksportér.
Klik på Eksporter og send nederst i vinduet.
PDF-fakturaerne sendes via e-mail til de kunder, du har indstillet det for.

Referencematerialer

Send PDF-afregninger via e-mail