Betalingspåmindelser

For at oprette en betalingspåmindelse skal følgende kriterier være opfyldt:

Fakturaen eksisterer i Opter.
Du registrerer betalinger i Opter.

Betalingspåmindelser i Opter er blot påmindelser, der indeholder det samme beløb som den oprindelige faktura, de minder modtageren om at betale. Eventuelle påmindelsesgebyrer oprettes separat sammen med renter ved forsinket betaling. Du kan finde yderligere oplysninger i Fakturering af morarenter og rykkergebyrer .

Trin 1: Opret betalingspåmindelser

Sådan opretter du betalingspåmindelser for fakturaer:

Klik på Økonomi > Faktura > Betalingspåmindelse.
Klik på Opret. Indstil, hvilke påmindelser der skal oprettes, og efter hvor mange dage de skal oprettes. Du kan finde en beskrivelse af indstillingerne under Indstillingerne i vinduet Betalingspåmindelser nedenfor.
Når der findes tre påmindelser, vil der ikke blive oprettet flere. Hvis du vil sende Påmindelse 3 igen, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret påmindelse 3, selv om den allerede eksisterer og klikke på Opret. Du kan oprette Påmindelse 3 så mange gange, du vil.
Klik på knappen Opret nederst for at oprette påmindelserne.

Indstillingerne i vinduet Opret påmindelser

Funktion	Forklaring
Dato	Påmindelsesdato (hvornår påmindelsen blev oprettet).
Region	Hvis du vil oprette påmindelser for en region, skal du vælge regionen.
Opret påmindelse 1	Hvis du ønsker, at Påmindelse 1 skal oprettes, skal du kontrollere, at afkrydsningsfeltet er markeret, og angive, efter hvor mange dage påmindelsen skal oprettes. Hvis du f.eks. ønsker, at Påmindelse 1 skal oprettes 10 dage efter fakturaens betalingsdato, skal du indtaste "10" i feltet. Normalt lader man der gå et par dage efter forfaldsdatoen for at tage højde for tekniske eller administrative forsinkelser i forbindelse med betalingen.
Opret påmindelse 2	Hvis du ønsker, at Påmindelse 2 skal oprettes, skal du kontrollere, at afkrydsningsfeltet er markeret, og angive, efter hvor mange dage påmindelsen skal oprettes. Hvis du f.eks. ønsker, at Påmindelse 2 skal oprettes 20 dage efter fakturaens betalingsdato, skal du indtaste "20" i feltet. Påmindelserne oprettes i rækkefølge. Det betyder, at Påmindelse 2 ikke oprettes, hvis der ikke allerede findes en Påmindelse 1.
Opret påmindelse 3	Hvis du ønsker at oprette Påmindelse 3, skal du sørge for at afkrydsningsfeltet er markeret og angive, efter hvor mange dage påmindelsen skal oprettes. Hvis du for eksempel ønsker, at Påmindelse 3 skal oprettes 30 dage efter fakturaens betalingsdato, skal du indtaste "30" i feltet. Påmindelserne oprettes i rækkefølge. Det betyder, at Påmindelse 3 ikke oprettes, hvis der ikke allerede findes en Påmindelse 2. Påmindelse 3 bruges ofte som anledning til at sende fakturaen til inkasso frem for til kunden.
Opret påmindelse 3, selv om den allerede eksisterer	Markér afkrydsningsfeltet, hvis du vil oprette Påmindelse 3 igen. Du kan oprette Påmindelse 3 så mange gange, du vil. Påmindelserne oprettes i rækkefølge. Det betyder, at dette afkrydsningsfelt ikke har nogen betydning, hvis Påmindelse 1, Påmindelse 2 og Påmindelse 3 allerede er blevet oprettet.
Opret	Klik på knappen for at oprette påmindelserne.
Luk	Klik på knappen for at lukke vinduet. Hvis du har foretaget indstillinger, gemmes de ikke.

Trin 2: Gennemgå betalingspåmindelserne

Påmindelserne oprettes i en mappe, en såkaldt påmindelsesperiode. Så længe perioden ikke er lukket, kan du oprette og endda slette påmindelser, som du ikke ønsker at sende. Du kan også slette hele perioden, så længe den ikke er lukket. Det er med andre ord muligt at oprette påmindelser for at teste dem og derefter slette dem helt.

I den øverste del af vinduet vises påmindelsesperioderne. I den nederste del af vinduet vises de påmindelser, der indgår i den valgte periode.

Når du har gennemgået betalingspåmindelserne og fjernet dem, der ikke bør sendes, kan du lukke perioden ved at klikke på Luk. Herefter vil det ikke længere være muligt at slette påmindelserne, og funktionen til at eksportere betalingspåmindelserne bliver tilgængelig.

Trin 3: Eksportér eller udskriv betalingspåmindelser

For at eksportere betalingspåmindelser skal du markere afkrydsningsfeltet Send ikke påmindelser (som kan sendes for visse eksporter) i vinduet Fakturaeksport.

Hvilke eksporter, der kan foretages, afhænger af indstillingerne for fakturaeksport. Eksport af betalingspåmindelser fungerer på samme måde som eksport af fakturaer og afregningsnotaer.

For at eksportere alle påmindelser i en periode skal du markere perioden og klikke på Eksporter eller Udskriv alle. Du kan også højreklikke på perioden i hurtigmenuen og vælge, om du ønsker at eksportere eller udskrive påmindelserne.

Hvis den samme kunde har mange forfaldne fakturaer, kan du sende et kontoudtog i stedet for at sende flere separate betalingspåmindelser.

Klik på Økonomi > Faktura > Kontoudtog. Der kan du hente kontoudtog. Disse kan udformes som betalingspåmindelser ved at redigere rapporten for kontoudtoget.