Senest opdateret: 04.10.2023

Gyldig fra og med: 2023.06.00 og nyere

Fakturering

Du kan fakturere dine kunder direkte fra Opter. Fakturaerne kan sendes som e-fakturaer, i PDF-format via e-mail eller udskrives og sendes som post på traditionel vis. Indholdet i fakturaerne hentes fra de ordrer, du beslutter skal faktureres, når du opretter en fakturaperiode.

Du bestemmer selv, hvordan selve fakturaen, der sendes til kunden, skal se ud, og hvilke oplysninger der skal vises på den. Fakturaskabelonen, der følger med ved installation af ​​Opter, kan tilpasses dine behov under opsætningen.

Alle fakturaer er baseret på ordrerne, og du skal foretage eventuelle rettelser i ordrerne, hvis der er noget på fakturaen til kunden, der ikke er korrekt. Du kan også oprette både fakturaer og kreditnotaer manuelt, hvis det skulle være nødvendigt.

Vinduet Fakturaer

Klik på Faktura i værktøjslinjen på hovedmenuen.

Vinduet Fakturaer, som åbnes, er inddelt i tre afsnit:

• Øverst er en liste med fakturaperioder (1).

• I midten er der et søgefelt, hvor du kan søge efter individuelle fakturaer (2). Du kan f.eks. søge efter fakturaer, der tilhører en bestemt kunde, et fakturanummer eller den faktura, der hører til en bestemt ordre. Vælg søgekategori i rullemenuen (3), og indtast derefter, hvad du søger efter, i feltet ovenfor (4).

  Brug * (stjerne) til at søge efter dele af ord. For eksempel finder "opt*" "Opter" og "Optimal", men ikke "Copter", mens "*ter" finder "Opter" og "Baxter", men ikke "Terranet".

• Nederst er en liste, som viser fakturaerne i den valgte fakturaperiode eller de fakturaer, du har søgt efter (5). Dobbeltklik på en faktura for at åbne en forhåndsvisning af den.

Fakturaperioder

En fakturaperiode er en samling af fakturaer, som er blevet oprettet på samme tid. Det behøver ikke nødvendigvis være alle fakturaer i en bestemt periode. Fakturaerne i fakturaperioden afhænger af, hvilke ordrer du samlede, da du oprettede den. Du kan finde yderligere oplysninger i Opret fakturaer (vindue).

Når du klikker på en fakturaperiode, ser du alle de fakturaer, som indgår i listen længst nede i vinduet.

Kreditnotaer har deres egne fakturaperioder og normalt også deres egne nummerserier. Kreditnotaer og manuelle fakturaer kan oprettes på forskellige tidspunkter, men stadig ende i den samme fakturaperiode.

Åbn og luk fakturaperioder

En fakturaperiode kan være åben eller lukket. Når du har oprettet fakturaerne, er perioden åben , og du kan foretage ændringer i de ordrer og fakturaer, der indgår i perioden. Du kan også helt fjerne fakturaer. Hvis du fjerner en faktura, opdateres fakturanumrene i perioden, så rækkefølgen af numre ikke indeholder huller.

Når du har gennemgået og rettet fakturaerne for en periode, kan du lukke den . Når du lukker en fakturaperiode, udføres al kontering, og du kan sende fakturaerne via e-mail, udskrive dem og/eller eksportere dem til eksterne systemer. Du kan finde yderligere oplysninger i Faktura- og afregningseksporter. Når du har lukket perioden, er det ikke længere muligt at ændre eller slette fakturaerne. Hvis du har brug for at rette en faktura i en lukket fakturaperiode, skal du oprette en kreditnota.

Som standard er det ikke muligt at have mere end én periode af samme type åben ad gangen (fakturaer, kreditnotaer, rentefakturaer, manuelle fakturaer). Det er dog muligt at ændre kontorindstillingerne (rullemenuen Faktureringsmetode på fanen Fakturaindstillinger). Hvis du har flere åbne perioder samtidigt, skal de lukkes i samme rækkefølge, som de blev åbnet, og det er kun muligt at slette den fakturaperiode, der er oprettet senest. Det er heller ikke muligt at fjerne individuelle fakturaer fra nogen af de åbne perioder. Dette kan kun gøres, når du har én periode åben ad gangen.

---