Gyldig fra og med: Opter 2023.12.00

Send PDF-afregninger via e-mail

Ved hjælp af funktionen afregningseksport kan du gøre følgende:

• Sende afregninger i PDF-format via e-mail.

• Gemme kopier af afregningerne i PDF-format i en mappe i dit lokale system.

Trin 1: Opret en afregningseksport

For at oprette en ny afregningseksport eller for at se, om der allerede er en afregningseksport af typen PDF, skal du gøre følgende:

1. Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningseksport.

2. Se på listen til venstre, om der allerede er en afregningseksport af typen PDF. Hvis der er det, skal du kontrollere, at den er indstillet, som det beskrives her.

   Hvis der ikke er en afregningseksport af typen PDF, skal du oprette en ny ved at klikke på og give afregningseksporten et navn (f.eks. "PDF-afregninger via e-mail").

3. Vælg PDF i rullemenuen Type.

4. Skriv "–" (bindestreg) i feltet Kodning.

5. Hvis du vil gemme kopier af afregningerne i PDF-format i en mappe i dit lokale system, skal du angive stien til mappen i feltet Arkiveringsmappe.

6. Vælg e-mail i rullemenuen Metode under fanen Filoverførsel.

7. Vælg den rapport/skabelon, du ønsker at bruge til den e-mail, der skal indeholde afregningen, i rullemenuen Meddelelse. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter en ny rapport for e-mails, i Opret rapporter for adviseringer.

8. Hvis du bruger Outlook til e-mail, kan du markere afkrydsningsfeltet Anvend Outlook. Derefter kan du se sendte afregninger i mappen Sendt i Outlook.

   Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, kan du se sendte e-mails i Opter, hvis du har markeret Log beskeder på fanen Servere i kontorindstillingerne. Klik på Hjælp > Diagnostik > Emaillog for at se sendte e-mails.

9. Vælg, om du vil markere afkrydsningsfeltet Benyt emailadresser i kontorindstillinger som afsender.

   Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Anvend Outlook ovenfor og ikke markerer afkrydsningsfeltet Benyt emailadresser i kontorindstillinger som afsender, vil din egen e-mailadresse i Outlook blive brugt som afsender.

Trin 2: Føj afregningseksporten til en afregningseksportgruppe

For at oprette en ny indstilling for afregningseksport (dvs. en gruppe af eksporter) eller for at kontrollere, om der allerede findes en indstilling for afregningseksport, som omfatter PDF-afregninger via e-mail, skal du gøre følgende:

1. Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningseksportindstillinger.

2. Tjek listen til venstre, om der allerede er en indstilling for afregningseksport (gruppe af eksporter), som inkluderer PDF-afregninger via e-mail. Hvis der er det, skal du kontrollere, at den er indstillet, som det beskrives her.

   Hvis der ikke er nogen indstilling for afregningseksport, som omfatter PDF-afregninger via e-mail, kan du oprette en ny ved at klikke på og give den et navn (f.eks. "PDF-afregninger via e-mail og afregningseksport til Fortnox").

3. Markér afkrydsningsfelterne for de eksporter, der skal indgå i gruppen, f.eks. "PDF-afregninger via e-mail" og "Afregningseksport til Fortnox".

4. Klik på for at gemme alle ændringer.

5. Vælg hvilken af indstillingerne for afregningseksport (eksportgrupperne), der skal være standard. Det gør du i kontorindstillingerne på fanen Afregning ved f.eks. at vælge "PDF-afregninger via e-mail og afregningseksport til Fortnox" i rullemenuen Afregningseksport.

   Hvis du vil indstille afregningseksporten (eksportgruppe) for en bestemt vognmand eller underleverandør, skal du se Trin 3: Indstil hvilke vognmand og underleverandører, der skal modtage afregninger i PDF-format via e-mail nedenfor.

6. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 3: Indstil hvilke vognmand og underleverandører, der skal modtage afregninger i PDF-format via e-mail

I trinnet ovenfor har vi angivet, hvilken indstilling for afregningseksport (eksportgruppe) der skal være standard. Hvis du vil indstille en specifik afregningseksport for en bestemt vognmand eller underleverandør og for at angive e-mailadressen til afregningseksporten, skal du gøre følgende:

1. Klik på Register > Vognmænd eller Register > Underleverandører.

2. Søg efter den vognmand eller underleverandør, du vil lave indstillingen for.

3. Klik på fanen Generelt, og tjek, at e-mailadressen er korrekt i feltet Email i ruden Kontaktinformation.

   Hvis du vil angive flere adresser, skal du adskille dem med semikolon uden mellemrum, f.eks. "abc@firma.com;def@firma.com" og så videre.

4. Klik på fanen Prissætning og afregning, og vælg indstillinger for afregningseksport i rullemenuen Afregningseksport i ruden Afregning. F.eks. "PDF-afregninger via e-mail og afregningseksport til Fortnox".

5. Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 4: Eksporter afregningerne

Du kan eksportere afregninger i PDF-format fra Opter via e-mail til de vognmænd og underleverandører, du har indstillet til det, når du lukker en afregningsperiode, eller efterfølgende ved at vælge, om du vil eksportere hele afregningsperioder, men ikke enkelte afregninger.

For at eksportere en afregning eller afregningsperiode via e-mail til de vognmænd og underleverandører, du har indstillet det for, skal du gøre følgende:

1. Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningsnota.

2. Markér den afregningsperiode, du vil eksportere, højreklik, og vælg Eksport.

3. Klik på Eksporter og send nederst i vinduet.

   Afregninger sendes i PDF-format via e-mail til de vognmænd og underleverandører, du har indstillet det for.

   Hvis du har indstillet det sådan, at afregningseksporten (gruppen) indeholder flere eksporter, udføres disse eksporter også, f.eks. afregningseksport til Fortnox. Hvis du ikke ønsker, at en bestemt eksport skal udføres, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for den pågældende eksport, før du trykker på Eksporter og send.

   Kopier af afregningerne i PDF-format gemmes i en mappe i jeres lokale system, hvis du angiver stien til mappen i feltet Arkiveringsmappe. i vinduet Afregningseksport. (Se instruktioner i Trin 1: Opret en afregningseksport ovenfor.)

---