Modregning af fradrag som fakturaer

Tillæg eller fradrag på fremtidige afregninger, kan indtastes som foruddefinerede afregningstillæg. De fleste foruddefinerede afregningstillæg er faktisk fradrag, dvs. negative tillæg. Det kan f.eks. være til arbejdstøj eller leje af terminaler. Summen af tillæg og afdrag trækkes fra eller lægges til det beløb, der skal udbetales til vognmanden. Fradrag indregnes som salg, og tillæg indregnes som omkostninger.

Modregningsfradragene kan også håndteres via ordrer, der faktureres til underleverandøren ligesom almindelige kundefakturaer. Fakturaer betales af vognmanden/underleverandøren ved, at beløbet på fakturaen automatisk trækkes fra den næste leverandør afregning. Fakturaen registreres automatisk som betalt, når fakturaperioden lukkes.

En fordel ved at oprette fakturaer i stedet for at tilføje fradrag til afregningen er, at underleverandøren får en klar opdeling. En anden fordel ved ordrer er, at det er muligt at indlæse omkostninger for underleverandører fra et andet system, ligesom almindelige EDI-ordrer.

Trin 1: Tilføj transportøren/underleverandøren som kunde

For at kunne oprette en ordre og fakturere den, skal vognmanden/underleverandøren eksistere som kunde i systemet, så start med at tilføje vognmanden/underleverandøren som kunde og udfyld alle de nødvendige oplysninger.

For at automatiseringen skal fungere, skal du derefter gå til fanen Faktureringsinformation og linke kunderegistret og registret over vognmænd/underleverandører ved at vælge vognmanden/underleverandøren i en af rullelisterne Vognmand/Underleverandør.

Trin 2: Opsæt afdragsfradrag via faktura

Klik på Indstillinger > Kontor, og gå til fanen Fakturabetaling. Vælg derefter et notatillæg med 0% moms i rullemenuen Tillægstype. Salgskontoen for den valgte momssats skal være den balancekonto, som de udestående forpligtelser skal bogføres på.

Trin 3: Registrer en ordre, fakturer og afregn

Registrer en ordre som normalt med vognmanden/underleverandøren som kunde. Når ordren faktureres, oprettes der en afregningsjustering med beløbet på fakturaen, og på selve fakturaen står der "Fratrukket afregning" i stedet for "Skal betales" (eller lignende).

Næste gang vognmanden/underleverandøren afregnes, trækkes summen af fakturaerne fra leverandørregningen med henvisning til fakturanumrene. Dermed behøver underleverandøren ikke at foretage sig noget for at betale fakturaen, og fakturaen registreres automatisk som betalt, når fakturaperioden slutter.

Trin 4: Tjek konteringen

Eksempler på kontering af fradrag via faktura, betaling af fradrag og leverandør afregning.

Faktura

Konto	Debet	Kredit
1.511 kundefordringer	1.250
3.010 salg		1.000
2.611 udgående moms		250

Betaling

Kontoen XXXX er valgt på notatillægget (se trin 2 ovenfor).

Konto	Debet	Kredit
1.511 kundefordringer		1.250
XXXX debitorsaldo	1.250

Afregning

Konto	Debet	Kredit
2.400 leverandørudeståender		10.000
2.400 leverandørudeståender	1.250
XXXX debitorsaldo		1.250

Se også

• Afregningsjusteringer

• Modtagelse af fakturer fra underleverandører og vognmænd