Skift fra fakturering til afregning (selvfakturering)

Denne vejledning er til dig, som har vognmænd eller underleverandører, herefter kaldet ressourcer, som du modtager fakturaer fra, men nu ønsker at afregne udgifterne for i stedet.

Trin 1: Afregn ordrer for at arkivere afregningsenheder

Forbered skiftet ved at foretage en endelig afregning for dine nuværende ordrer, hvorefter afregningsenhederne arkiveres. Hvis du ikke har nogen ordrer, der skal afregnes, bliver du nødt til at vente, indtil der kommer nogen. Vent derefter med ændringen til senere.

Dette trin er vigtigt, da det gør det muligt for Opter at administrere al opgavehistorik relateret til ressourcerne korrekt efter skiftet. Følg venligst nedenstående vejledning, så tidligere ordrer ikke påvirkes.

Sådan afregner du ordrer:

Klik på Økonomi > Leverandør afregning > Afregningsnota.
Klik på Ny periode i menulinjen.
Lad fanen Specifikke resurser være uberørt. Undlad at markere enkelte vognmænd eller underleverandører.
Sørg for, at afkrydsningsfeltet Arkiver ikke anvendte kreditenheder er markeret.
Klik på Ok.

Trin 2: Ændr indstillingerne for ressourcen

Når du har foretaget den afregning, der arkiverer de afregningsenheder, som ikke er taget i brug, kan du ændre indstillingerne for ressourcen. Sådan gør du:

1. Klik på Register > Vognmænd eller Register > Underleverandører.
2. Vælg den ressource, du vil arbejde med, i listen til venstre.
3. Gå til fanen Prissætning og afregning.
4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne Sender faktura og Opret prisenheder automatisk.
5. Klik på for at gemme alle ændringer.

Yderligere oplysninger

Det er faktisk ikke selve udgiften, der afregnes (eller ikke afregnes), men det, der kaldes afregningsenheden.

Inden du vælger, at en ressource skal afregnes i stedet for at faktureres, skal du foretage en afregning, der arkiverer alle de afregningsenheder, som ikke er taget i brug. Opter arkiverer herefter de afregningsenheder, der ikke skal afregnes, for eksempel afregningsenheder for ressourcer, der fakturerer, og afregningsenheder (for eksempel tillæg), der mangler ressourcer. Hvis afregningen foretages for specifikke ressourcer, udføres arkiveringen ikke korrekt. Det afhænger af, hvordan Opter tidligere har håndteret opgaver og afregninger.

Når du arkiverer afregningsenheder, der ikke længere anvendes, indebærer det, at afregningsenheden aldrig vil blive afregnet – heller ikke med tilbagevirkende kraft for tidligere opgaver.

Arkiveringen udføres kun, hvis:

Du opretter en afregningsnota for alle ressourcer i den samme periode.
Afkrydsningsfeltet Arkiver ikke anvendte kreditenheder er markeret.

Referencematerialer

Opret afregningsnota (vindue)