Kontrol af eksterne afregninger

Kontrol af eksterne afregninger indebærer, at du henter oplysninger om afregninger, som din samarbejdspartner har oprettet. Disse eksterne afregninger importeres og matches med eksisterende ordrer ved hjælp af fragtbrevsnummer eller ordrenummer. De eksterne afregninger kan vises som indtægter på ordrerne i ordremodtagelsen eller ordrekontrollen.

Fordele

Du kan kontrollere, at en ordre er blevet afregnet, når du kan se, at afregningerne matcher med fragtbrevsnummer eller ordrenummer.
Du kan se, hvilke afregninger der ikke matcher med et fragtbrevsnummer eller ordrenummer. Hvis en afregning ikke automatisk er blevet matchet med et ordrenummer, kan du indtaste ordrenummeret manuelt.
Du kan se, hvilket beløb der er afregnet. Du kan se, hvilke afregninger der er delvist betalt, og hvilke som er helt betalt.
Du kan se din forventede indtægt for ordren i vinduet Ekstern afregningskontrol i kolonnen Forventet beløb, og du kan se differencen mellem Forventet beløb og Totalbeløb i kolonnen Difference. Dette gør det muligt at sammenligne og kontrollere, at du har modtaget et rimeligt beløb.
Du kan hente en liste over ordrer, du har udført, men som ikke er kommet med på afregningen. De eksterne afregninger kan vises som indtægter på ordrerne i ordremodtagelsen eller ordrekontrollen.

Forudsætninger

For at kunne importere og kontrollere eksterne afregninger, skal du have en OpterLink- eller en EDI-forbindelse til din samarbejdspartner:

OpterLink (også kaldet K2 Link). Hvis din samarbejdspartner har Opter, har I måske allerede et partnerskab. Det kan du se i disponeringen i panelet Opter Link til højre – klik på Partnerskab. Hvis I ikke allerede har et samarbejde, kan du anmode om et nyt partnerskab. Se Opret en OpterLink-forbindelse med en samarbejdspartner for at få vejledning.
Ekstern afregningskontrol indgår ikke i standardindstillingerne for OpterLink. Hvis du og din samarbejdspartner vil tilføje funktioner udover standardindstillingerne for OpterLink, kan I bestille dette fra EDI-afdelingen på . EDI-teamet skal bruge en beskrivelse af, hvilke funktioner du ønsker, samt godkendelse fra begge parter. Se din aftale med Opter for at få oplysninger om priserne for EDI-arbejde.
EDI-forbindelse. Hvis din samarbejdspartner ikke har Opter, kan du oprette en EDI-forbindelse mellem jer for at udføre ekstern afregningskontrol. Derefter kan du importere filer med afregninger fra din samarbejdspartner. Filerne skal have et af følgende formater: XML, EDIFACT, CSV eller JSON.
Hvis din samarbejdspartner ikke har Opter, kan du forbinde jeres systemer med en EDI-forbindelse. Opter EDI er navnet på vores afdeling, der arbejder med overførsel af data til og fra andre systemer. EDI-teamet skal bruge en beskrivelse af, hvilke funktioner du ønsker, samt godkendelse fra begge parter. Kontakt EDI-teamet på for at få flere oplysninger om EDI-forbindelser. Se din aftale med Opter for at få oplysninger om priserne for EDI-arbejde.

Trin 1 (valgfrit): Vis eksterne afregninger som indtægter på ordrer i ordremodtagelsen eller ordrekontrollen

Du skal foretage følgende indstillinger, før eksterne afregninger kan vises i ordremodtagelsen eller ordrekontrollen:

Trin 2: Kontrollér eksterne afregninger

Trin 3: Gem importerede eksterne afregninger

Du kan vælge at gemme importerede afregninger. Hvis du gør det, vises de gemte afregninger i vinduet Ekstern afregningskontrol, når du søger efter eksterne afregninger for den dato eller periode, de blev gemt. Sådan gemmer du importerede eksterne afregninger:

Markér afkrydsningsfeltet for afregningen i kolonne Gem i vinduet Ekstern afregningskontrol.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Føj manuelt rækker til listen over eksterne afregninger

Sådan føjer du manuelt rækker til listen over eksterne afregninger på en ordre i ordremodtagelsen:

Klik på den tomme række nederst på listen i ordremodtagelsen i ruden Ekstern afregning.
Indtast beløbet i kolonne Beløb.
Når du har indtastet beløbet i kolonnen, lægges beløbene for alle rækkerne på listen sammen, og summen vises i feltet Beløb over listen. Der er dog en undtagelse. Hvis du manuelt har indtastet et beløb i feltet Beløb over listen, vil det manuelt indtastede beløb blive vist i feltet Beløb og også i ordrekontrollen i kolonne Ekstern afregning - beløb.
Hvis beløbet i feltet Beløb står i kursiv, vises summen af de eksterne afregninger på ordren. Hvis beløbet står skrevet normalt (altså ikke i kursiv), er beløbet blevet indtastet manuelt. Du kan finde yderligere oplysninger i Ekstern afregning, ordremodtagelsen.
Opter foreslår dags dato i kolonne Dato, men du kan selv vælge en anden dato, hvis det ønskes.
Hvis du ønsker det, kan du indtaste et afregningsnummer i kolonne Notanummer. Et afregningsnummer er ikke nødvendigt, men det kan være en måde at holde styr på, hvor pengene kommer fra.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Fjern rækker i listen over eksterne afregninger

Sådan fjerner du rækker i listen over eksterne afregninger på en ordre i ordremodtagelsen:

I ordremodtagelsen i ruden Ekstern afregning skal du klikke på rækken længst til venstre for at markere den og derefter trykke på Delete-tasten.
Rækken er nu fjernet.
Beløbet i feltet Beløb (over listen) genberegnes automatisk, så feltet Beløb viser summen af alle rækker i listen over eksterne afregninger. Der er dog en undtagelse. Hvis du manuelt har indtastet et beløb i feltet Beløb over listen, vil det manuelt indtastede beløb stadig blive vist i feltet Beløb og også i ordrekontrollen i kolonne Ekstern afregning - beløb.
Hvis beløbet i feltet Beløb står i kursiv, vises summen af de eksterne afregninger på ordren. Hvis beløbet står skrevet normalt (altså ikke i kursiv), er beløbet blevet indtastet manuelt. Du kan finde yderligere oplysninger i Ekstern afregning, ordremodtagelsen.
Klik på for at gemme alle ændringer.