Indstillinger for modtagelse af fakturaer og opfølgning af omkostninger

For at kunne modtage fakturaer fra vognmænd og underleverandører, herefter kaldet ressourcer, og for bedst muligt at kunne følge op på deres omkostninger kan det være nødvendigt at tilpasse ressourceprissætninger, foretage indstillinger for ressourcerne og føje tomme omkostningsartikler til dine prislister. I denne vejledning kan du finde oplysninger om, hvordan du foretager disse indstillinger.

Trin 1. Opret og tilpas ressourceprissætninger

Start med at tjekke, om du har en passende ressourceprissætning. Hvis ikke, skal du oprette en. Sådan gør du:

Klik på Register > ressourceprissætninger.
Vælg en ressourceprissætning fra listen til venstre eller opret en ny ved at klikke på og angive de grundlæggende oplysninger, der skal gælde for den.
Hvis du har en prisliste for den pågældende vognmand eller underleverandør, skal du vælge den i rullemenuen Prisliste. Hvis du ikke ønsker at bruge en prisliste, skal du vælge [Ingen].
Ressourceprissætningen skal kunne generere en omkostning ved hjælp af en prisliste eller generere en afregningsprocent (provision).
Sørg for, at afkrydsningsfeltet Andel af kundeprisen hvis ingen pris kan beregnes ikke er markeret.
Der er to tilfælde, hvor afkrydsningsfeltet Andel af kundeprisen hvis ingen pris kan beregnes skal være markeret:
- Hvis vognmanden/underleverandøren skal modtage en procentdel af kundeprisens ressourceværdi. I det tilfælde skal du angive Afregningsfaktor-værdien for den andel, som du ønsker, at vognmanden/underleverandøren skal have.
- Hvis du vil oprette ”tomme” omkostningsartikler, hvor du selv indtaster prisen på ordren. I det tilfælde skal du angive Afregningsfaktor-værdien til 0 %.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 2: Indstillinger for vognmænd og underleverandører

Sådan gør du det muligt at følge op på omkostninger for en ressource, der sender en faktura:

Klik på Register > Vognmænd eller Register > Underleverandører.
Vælg den ressource, du vil arbejde med, i listen til venstre, eller klik på for at oprette en ny ressource.
Gå til fanen Prissætning og afregning.
Vælg den ønskede prissætning i rullemenuen resurseprissætning.
Markér afkrydsningsfeltet Sender faktura.
Hvis du ønsker, at den forventede omkostning på ressourcens faktura skal indtastes automatisk på ordrer og opgaver, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret prisenheder automatisk.
Kontroller, at der ikke er både manuelle og automatiske omkostningsartikler på en ordre. Dette resulterer i en fordobling af omkostningerne på ressourcens faktura.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Trin 3. Indstillinger i prislister

For at gøre dine prislister klar til, at ressourcer kan sende fakturaer, skal du sikre dig, at der findes en tom artikel af typen Omkostninger, der anvendes til at vise de forventede og faktiske omkostninger for ressourcerne. Sådan gør du:

Klik på Økonomi > Prislister.
Åbn mappen Prislister ved at klikke på .
Vælg en prisliste, der skal fungere som hovedprisliste for alle de prislister, der kan bruges sammen med vognmanden eller underleverandøren, og opret en artikel af typen omkostning med prisen 0 i denne prisliste. Sådan gør du:
1. Åbn hovedprislisten ved at klikke på til venstre for mappen og åbn mappen Artikler på samme måde.
2. Hvis mappen indeholder artikler, skal du klikke på hver enkelt artikelmappe og tjekke, om nogen af dem har Omkostninger valgt i rullemenuen Prisenhedstype og prisen 0.
  Der bør kun være én omkostningsartikel i hver prisliste. Hvis der er flere, kan det medføre fejl i opfølgningen af omkostninger for ressourcer.
3. Hvis prislisten ikke indeholder en artikel af typen omkostninger, skal du klikke på for at oprette en ny artikel. Vælg Omkostninger i rullemenuen Prisenhedstype og giv artiklen prisen 0.
  Artikler af typen Omkostninger skal altid have prisen 0. Arbejd med prissætningen i ressourceprissætningen i stedet for at gøre det direkte i omkostningsartiklen.
4. Klik på for at gemme alle ændringer.
Gå til hver prisliste, der skal bruges sammen med vognmanden eller underleverandøren, og vælg hovedprislisten i rullemenuen Hovedprisliste. Husk at gemme ændringen i hver prisliste.