Lägga till ny åkare

I den här artikeln

I åkarregistret kan du lägga till nya åkare, uppdatera informationen om redan registrerade åkare och inaktivera åkare som inte längre används.

Fälten i åkarregistret beskrivs i Åkare (fönster).

Begreppen åkare och underleverantör beskrivs i Åkare och underleverantör, översikt.

Gör så här

För att lägga till en ny åkare:

Klicka på Register > Åkare.
Välj något av följande:
- Klicka på eller för att lägga till en ny åkare.
- Kopiera en åkare som du redan har i registret.
  
  I listan till vänster, markera åkaren som du vill kopiera och klicka på eller uppe i menyn.
  
  (Ge åkaren ett Namn, en Kod och en Referens (kontaktperson), och gör de ändringar du vill göra. Du kan följa instruktionen nedan för att gå igenom så att uppgifterna är rätt på alla flikar i registret.)
Ge åkaren en kod i fältet Kod, till exempel ”3”.
I fältet Namn anger du åkarens namn som du vill att det ska visas i Opter.
I fältet Referens anger du namnet på din kontaktpersonen hos åkaren.
I resten av fälten på fliken Allmänt anger du kontaktuppgifter, som till exempel åkarens postadress och telefonnummer. Fälten beskrivs i Åkare (fönster).

En del av uppgifterna som du anger för åkaren på flikarna Allmänt, Detaljer och Prissättning och avräkning skickas med vid avräkningsexport från Opter till ekonomisystem som till exempel Fortnox, om systemen har kopplats ihop (integrerats). Mer information finns i Avräkningsexport till Fortnox.
På fliken Detaljer kan du göra följande:
- Ange åkarens Organisationsnummer och Momsreg.nummer.
- Välja om åkaren ska kunna se priser. Se listrutan Prisinformation. Mer information finns i Åkare (fönster).
- Ange Startdatum för när åkaren börjar arbeta för er.
- Välja Internetorderinställning och ange inloggningsuppgifter (Användarnamn och Lösenord) för åkarwebben. Mer information finns i Introduktion till åkarwebben, Internetorderinställningar (fönster) och Användarkonton för åkarwebben.
  
  Se även Lägga till åkarereferenser nedan.
Fälten beskrivs i Åkare (fönster).
På fliken Prissättning och avräkning kan du till exempel göra följande:
- Välja Resursprissättning för åkaren.
  
  [Ingen] innebär att ingen kostnad genereras, även om man lägger in manuell kostnad. Mer information finns i Åkare (fönster).
- Ställa in Drivmedelstillägg och Valutatillägg.
- Välja om kostnadsartiklar ska skapas automatiskt eller inte, genom att använda kryssrutan Skapa kostnadsartiklar automatiskt.
  
  Mer information finns i Ta emot fakturor från underleverantörer och åkare, Inställningar för att ta emot fakturor och följa upp kostnader och Lägga till nya kostnadsartiklar i kostnadskontrollen.
- Ange om åkaren skickar faktura till er eller om ni skickar avräkningar till åkaren. Se kryssrutan Skickar faktura. Mer information finns i Åkare (fönster).
- Om ni skickar avräkningar till åkaren kan du:
  - Ange Avräkningsintervall, Avräkningsexport (t.ex. Netvisor eller Visma e-conomics), Reskontranummer och Avräkningsdesign.
  - Ange åkarens bankkontouppgifter och Betalningsvillkor.
  - Ange åkarens Valuta.
    
    Om ni har åkare i andra länder kan ni underlätta för dem genom att avräkna dem i deras valuta.
- Ange Betalningsvillkor för fakturering eller avräkning. Mer information finns i Betalningsvillkor (fönster).
På fliken Referensdokument kan du lägga till filer som kan öppnas på andra datorer. Filerna som läggs till bifogas inte i ordrar, utan funktionen fungerar som en filserver och är till för utbyte av information. Filerna sparas i databasen.
Klicka på för att spara alla ändringar.

Ansluta anställda till åkare

Åkares anställda förare kan hanteras precis som dina egna anställda i Opter.

För att koppla anställda till en åkare, gör på något av följande sätt:

Lägg till förarna i registret Anställda. I listrutan Åkare (på fliken Allmänt) väljer du det åkeri som föraren tillhör. Mer information finns i Anställda (fönster).
Om du vill ansluta förare som redan finns i registret Anställda, så kan du i registret Åkare klicka på Åkare > Anställda eller bara på Anställda i verktygsfältet.

Fönstret Anställda för åkare öppnas. Mer information finns i Anställda för åkare (fönster).

Se även Åkare och underleverantör, översikt.

Användarkonto för förarwebben och Opter Driver

Följ instruktionerna i Användarkonton för förarwebben och Användarkonton för Opter Driver.

Ansluta fordon till åkare

Åkares fordon kan hanteras precis som dina egna fordon i Opter.

För att koppla fordon till en åkare, gör på något av följande sätt:

Lägg till fordonen i registret Fordon. I listrutan Åkare (på fliken Allmänt) väljer du det åkeri som fordonet tillhör. Mer information finns i Fordon (fönster).
Om du vill ansluta fordon som redan finns i registret Fordon, så kan du i registret Åkare klicka på Åkare > Fordon eller bara på Fordon i verktygsfältet.

Sök fram fordon till vänster i fönstret. Om du vill visa en lista över alla fordon lämnar du sökföltet tomt och klickar på Sök direkt. Dubbelklicka på ett fordon i sökresultatet för att ansluta det till den åkare som du öppnade fönstret från. För att ta bort ett fordon från den åkaren, och göra den till ett vanligt fordon i din organisation, dubbelklicka på namnet i listan till höger (Associerade Fordon).

Se även Åkare och underleverantör, översikt.

Användarkonto för fordonswebben och Opter Driver

Följ instruktionerna i Användarkonton för fordonswebben och Användarkonton för Opter Driver.

Lägga till åkarereferenser

Användarkonto för åkarwebben

Följande möjligheter finns:

Inloggningsuppgifter till åkarwebben skapar du på fliken Detaljer i fälten Användarnamn och Lösenord i åkarregistret.
Om åkaren har ett flertal medarbetare som behöver använda åkarwebben så kan du registrera dem som åkarreferenser om du vill. Du skapar inloggningsuppgifter för varje enskild medarbetare hos åkaren, och du kan välja ett en viss medarbetare ska kunna se avräkningar och priser på åkarwebben, medan en annan medarbetare inte ska kunna se avräkningar och priser till exempel. Instruktioner finns i Användarkonton för åkarwebben.

Ändra uppgifter för registrerade åkare

Om du vill ändra uppgifterna för en av dina åkare, gör så här:

Klicka på Register > Åkare.
Markera åkaren i listan till vänster och ändra de uppgifter som ska ändras för åkaren. Fälten i åkarregistret beskrivs i Åkare (fönster).
Klicka på för att spara alla ändringar.

Inaktivera åkare

Du kan inaktivera åkare som inte längre används:

Klicka på Register > Åkare.
Markera åkaren i listan till vänster.
Inaktivera underleverantören genom att klicka på eller Inaktiv i verktygsfältet.

Ändringen sparas när du stänger fönstret. Nästa gång du öppnar åkarregistret så visas inte längre åkaren i listan. Åkaren är nu även dold i andra listor i Opter.

Historik om åkaren finns kvar i Opter och du kan aktivera åkaren igen, se nedan.

Aktivera inaktiverade åkare

Om du har inaktiverat en åkare, men vill aktivera åkaren igen, gör så här:

Klicka på Register > Åkare.
Klicka på Visa och sen Visa inaktiva uppe i menyn eller bara på Visa inaktiva i verktygsfältet.

Nu visas alla åkare i listan, båda aktiva och inaktiva. De inaktiva indikeras med eller .
Markera åkaren i listan till vänster.
Aktivera åkaren genom att klicka på eller Inaktiv i verktygsfältet.

Ändringen sparas när du stänger fönstret.

Byta åkare på fordon eller förare

Instruktioner finns i Byta åkare på fordon eller förare.

Exportera till Excel

Du kan exportera åkarregistret till Excel, gör så här:

Klicka på Register > Åkare.
Klicka på eller Exportera till Excel. Dialogrutan Export till Excel öppnas.
Klicka på Ok. Excel öppnas och visar information om alla åkare i åkarregistret, en åkare per rad.