Tilføjelse af en ny rytter

I rytterregistret kan du tilføje nye ryttere, opdatere oplysninger om allerede registrerede ryttere og deaktivere ryttere, der ikke længere bruges.

Felterne i registret er beskrevet i Vognmand (vindue).

Sådan gør du:

For at tilføje en ny rytter:

1. Klik på Register > Vognmænd.

2. Vælg en af følgende:

   • Klik på eller for at tilføje en ny rytter.

   • Kopier en rytter, som du allerede har i registret.

     Vælg den rytter, du vil kopiere, på listen til venstre, og klik på eller i topmenuen.

     (Giv rytteren en Navn, en Kode og en Reference (kontaktperson), og foretag de ændringer, du ønsker at foretage. Du kan følge instruktionerne nedenfor for at kontrollere, at dataene er korrekte på alle faner i registret).

3. Giv rytteren en kode i feltet Kode, for eksempel "3".

4. I feltet Navn skal du indtaste rytterens navn, som du vil have det vist i Opter.

5. I feltet Reference skal du skrive navnet på din kontaktperson hos vognmanden.

6. I de øvrige felter på fanen Generelt skal du indtaste kontaktoplysninger, f.eks. rytterens postadresse og telefonnummer. Felterne er beskrevet i Vognmand (vindue).

   Nogle af de oplysninger, du indtaster for vognmanden på fanerne Generelt, Detaljer og Prissætning og afregning, sendes med afregningseksporten fra Opter til økonomisystemer som Fortnox, hvis systemerne er koblet sammen (integreret). Du kan finde yderligere oplysninger i Afregningseksport til Fortnox.

7. På fanen Detaljer kan du gøre følgende:

   • Indtast rytterens Organisationsnummer og CVR/SE-nummer.

   • Vælg, om rytteren skal kunne se priser. Se rullemenuen Prisinformation. Du kan finde yderligere oplysninger i Vognmand (vindue).

   • Indtast Startdato for, hvornår vognmanden begynder at arbejde for dig.

   • Vælg Internetordreindstilling og indt ast loginoplysningerne (Brugernavn og Adgangskode) for webportalen for vognmænd. Du kan finde yderligere oplysninger i Introduktion til webportalen for vognmænd, Indstillinger internetordre (vindue) og Brugerkonti til webportalen for vognmænd.

     

     Se også Tilføjelse af rytterreferencer nedenfor.

   Felterne er beskrevet i Vognmand (vindue).

8. På fanen Prissætning og afregning kan du for eksempel gøre følgende:

   • Vælg resurseprissætning til rytteren.

     [Ingen] betyder, at der ikke genereres nogen omkostninger, selv om der indtastes manuelle omkostninger. Du kan finde yderligere oplysninger i Vognmand (vindue).

   • Indtast Olietillæg og Valutatillæg.

   • Vælg, om omkostningsprisenheder skal oprettes automatisk eller ej, ved at bruge afkrydsningsfeltet Opret prisenheder automatisk.

     Du kan finde yderligere oplysninger i Modtagelse af fakturer fra underleverandører og vognmænd, Indstillinger for modtagelse af fakturaer og opfølgning af omkostninger og Tilføj nye omkostningsartikler i omkostningskontrollen.

   • Angiv, om vognmanden sender dig en faktura, eller om du sender leverandør afregninger til vognmanden. Se afkrydsningsfeltet Sender faktura. Du kan finde yderligere oplysninger i Vognmand (vindue).

   • Hvis du sender leverandør afregninger til vognmanden, kan du det:

     • Indtast Afregningsinterval, Afregningseksport (f.eks. Netvisor eller Visma e-conomics), Finanskontonummer og Afregningsdesign.

     • Indtast rytterens bankkontooplysninger og Betalingsvilkår.

     • Indtast rytterens Valuta.

       Hvis du har vognmænd i andre lande, kan du gøre det lettere for dem ved at afregne i deres valuta.

   • Indtast Betalingsvilkår til fakturering eller leverandør afregning. Du kan finde yderligere oplysninger i Betalingsbetingelser (vindue).

9. Under fanen Dokumenter kan du tilføje filer, der kan åbnes på andre computere. De filer, der tilføjes, vedhæftes ikke i ordrer, men funktionen fungerer som en filserver og har til formål at udveksle oplysninger. Filerne gemmes i databasen.

10. Klik på for at gemme alle ændringer.

Forbindelse mellem medarbejdere og vognmænd

Chauffører, der er ansat af vognmænd, kan administreres ligesom dine egne medarbejdere i Opter.

For at knytte medarbejdere til en vognmand skal du gøre et af følgende:

• Tilføj driverne til registret Ansatte. I rullemenuen Vognmand (på fanen Generelt) skal du vælge det transportfirma, som chaufføren tilhører. Du kan finde yderligere oplysninger i Ansatte (vindue).

• Hvis du vil forbinde drivere, der allerede findes i registret Ansatte, kan du i registret Vognmand klikke på Vognmand > Ansatte eller bare på Ansatte i værktøjslinjen.

  Vinduet Ansat hos vognmand åbnes. Du kan finde yderligere oplysninger i Ansat hos vognmand (vindue).

Brugerkonto til Webportalen for chauffører og Opter Driver

Følg instruktionerne i Brugerkonti til Webportalen for chauffører og Brugerkonti til Opter Driver.

Forbinder køretøjer med transportører

De rejsendes biler kan administreres ligesom dine egne biler i Opter.

For at tildele køretøjer til en rytter skal du gøre et af følgende:

• Tilføj bilerne til registret Bil. I rullemenuen Vognmand (på fanebladet Generelt) skal du vælge det transportfirma, som køretøjet tilhører. Du kan finde yderligere oplysninger i Bil (vindue).

• Hvis du vil forbinde køretøjer, der allerede findes i registret Bil, kan du i registret Vognmand klikke på Vognmand > Bil eller blot på Bil i værktøjslinjen.

  Søg efter køretøjer til venstre for vinduet. Hvis du vil se en liste over alle køretøjer, skal du lade søgefeltet være tomt og klikke direkte på Søg. Dobbeltklik på et køretøj i søgeresultaterne for at forbinde det med den vognmand, du åbnede vinduet fra. Hvis du vil fjerne et køretøj fra rytteren og gøre det til et almindeligt køretøj i din organisation, skal du dobbeltklikke på dets navn i listen til højre (Tilhørende biler).

Brugerkonto til Webportalen for køretøjer og Opter Driver

Følg instruktionerne i Brugerkonti til Webportalen for køretøjer og Brugerkonti til Opter Driver.

Tilføjelse af rytterreferencer

Brugerkonto til webportalen for vognmænd

Der er følgende muligheder:

• Loginoplysningerne til webportalen for vognmænd oprettes på fanen Detaljer i felterne Brugernavn og Adgangskode i vognmandsregistret.

• Hvis vognmanden har flere ansatte, som skal bruge webportalen for vognmænd, kan du registrere dem som vognmands referencer, hvis du ønsker det. Du opretter login-oplysninger for hver enkelt medarbejder hos vognmanden, og du kan vælge, at en bestemt medarbejder skal kunne se afregninger og priser på webportalen for vognmænd, mens en anden medarbejder f.eks. ikke skal kunne se afregninger og priser. Se instruktionerne i Brugerkonti til webportalen for vognmænd.

  

Ændring af oplysninger om registrerede vognmænd

Hvis du vil ændre oplysningerne om en af dine ryttere, skal du gøre dette:

1. Klik på Register > Vognmænd.

2. Vælg rytteren på listen til venstre, og rediger de data, der skal ændres for rytteren. Felterne i registret er beskrevet i Vognmand (vindue).

3. Klik på for at gemme alle ændringer.

Deaktiver bærere

Du kan deaktivere ryttere, der ikke længere bruges:

1. Klik på Register > Vognmænd.

2. Vælg rytteren på listen til venstre.

3. For at deaktivere underleverandøren skal du klikke på eller Inaktiv i værktøjslinjen.

   Ændringen gemmes, når du lukker vinduet. Næste gang du åbner rytterregistret, vil rytteren ikke længere være at finde på listen. Driveren er nu også skjult i andre lister i Opter.

   Rytterens historik forbliver i Opter, og du kan genaktivere rytteren, se nedenfor.

Aktiver deaktiverede ryttere

Hvis du har deaktiveret en rytter, men vil aktivere den igen, skal du gøre følgende:

1. Klik på Register > Vognmænd.

2. Klik på Vis og derefter Vis inaktive i topmenuen eller bare på Vis inaktive i værktøjslinjen.

   Nu vises alle ryttere på listen, både aktive og inaktive. De inaktive er angivet med eller .

3. Vælg rytteren på listen til venstre.

4. Aktiver rytteren ved at klikke på eller Inaktiv i værktøjslinjen.

   Ændringen gemmes, når du lukker vinduet.

Skift vognmænd på køretøjer eller chauffører

Se instruktionerne i Skift vognmænd på køretøjer eller chauffører.

Eksporter til Excel

Du kan eksportere rytterregistret til Excel ved at gøre følgende:

1. Klik på Register > Vognmænd.

2. Klik på eller Eksporter til Excel. Dialogboksen Eksporter til Excel åbnes.

3. Klik på Ok. Excel åbner og viser oplysninger om alle ryttere i rytterregistret, en rytter pr. række.

Se også

• Vognmand (vindue)

• Transportører og underleverandører, oversigt

• Introduktion til webportalen for vognmænd

• Brugerkonti til webportalen for vognmænd