Viimeisin päivitys: 23.11.2023
Voimassa alkaen: Opter 2023.12.00
Ilmoitusten lähettäminen automaattisesti
Voit määrittää, että ilmoituksia lähetetään automaattisesti asiakkaille, asiakasreferensseille, lähettäjille ja vastaanottajille tai täysin valinnaiseen sähköpostiosoitteeseen tai puhelinnumeroon statusmuutosten ja muiden tilaukseen liittyvien tapahtumien yhteydessä. Tätä kutsutaan ilmoitustilaukseksi.
On myös mahdollista luoda ilmoitustilauksia, kun tilauksia tuodaan EDI:n kautta. Ota yhteyttä osoitteeseen saadaksesi lisätietoja.
Vaihe 1: Avaa ikkuna Sanoma-asetukset
Voit hallita, mistä tilauksista lähetetään ilmoituksia käyttämällä ilmoitustilauksen perusteena asiakasta, asiakasreferenssiä, työkohdetta tai kotiinkuljetusasetuksia. Sen mukaan, kuinka automaattiset ilmoitukset halutaan määrittää, ikkuna avataan eri tavoilla.
Asiakkaan perusteella- Valitse Hakemisto > Asiakkaat ja hae asiakas, jonka tilauksista haluat lähettää ilmoituksia.
Merkitse asiakas vasemmalla olevassa luettelossa ja valitse
(Avisointitilaukset) työkalupalkissa.
Asiakasreferenssin perusteella- Valitse Hakemisto > Asiakkaat ja hae asiakas, jolle asiakasreferenssi, jonka tilauksista haluat lähettää ilmoituksia, työskentelee.
- Merkitse asiakas vasemmalla olevassa luettelossa ja valitse
työkalupalkissa. - Valitse työkalupalkin ikkunassa Tilaaja.
Työkohteen perusteella- Valitse Hakemisto > Asiakkaat ja hae asiakas, jonka työkohteesta haluat lähettää ilmoituksia.
- Merkitse asiakas vasemmalla olevassa luettelossa ja valitse
työkalupalkissa. - Valitse työkalupalkin ikkunassa Työkohde.
Palvelun perusteella- Yhdistä kotiinkuljetusmääritykset palveluun, josta haluat lähettää ilmoituksia, valitsemalla Hallinto > Hinnastot > Palvelut ja merkitsemällä palvelu vasemmalla olevasta luettelosta.
- Siirry välilehdelle Ajojärjestely ja valitse kotiinkuljetusmääritys pudotusvalikosta Kotiintoimitusasetukset.
Tallenna muutokset valitsemalla
.- Valitse Asetukset > Kotiintoimitusasetukset ja merkitse palveluun yhdistämäsi kotiinkuljetusmääritykset.
- Siirry välilehdelle Ilmoitukset ja valitse Ilmoitukset.
Ilmoitustilaus koskee tilauksia, joiden palveluihin kotiinkuljetusmääritykset on yhdistetty.
Vaihe 2: Luo uusi ilmoitustilaus
Valitse 
työkalupalkissa ja valitse menetelmä (sähköposti tai tekstiviesti) kentässä Menetelmä. Jotta voit lähettää ilmoituksia tekstiviestillä, sinulla on oltava Pixie-tili. Katso Pixie-tekstiviestipalvelun käyttöönotto. Jos menetelmäksi on valittu Tekstiviesti, et voi liittää ilmoitukseen rahtikirjoja tai kollietikettejä.
Vaihe 3: Valitse, minne ilmoitus lähetetään
Valitse sähköpostiosoite tai puhelinnumero, johon ilmoitus lähetetään, kentässä Ota {0} kohteesta. Jos Manuaalinen valitaan, sähköpostiosoite tai puhelinnumero annetaan kentässä S-posti/Puhelinnumero. Muut neljä vaihtoehtoa haetaan asiakasrekisteristä ja tilausten vastaanotosta:
- Asiakas (valitse
nähdäksesi sähköpostiosoitteen/puhelinnumeron) - Tilaaja (valitse nähdäksesi sähköpostiosoitteen/puhelinnumeron)
- Lähettäjä
- Vastaanottaja
Vaihe 4: Valitse raportti
Jos ilmoitustilauksen perustana käytetään palvelua, eli olet avannut ikkunan kohdasta Kotiintoimitusasetukset, valitse pudotusvalikosta Viesti lähetettävä raportti.
Pudotusvalikko Viesti näytetään vain, jos ikkuna avataan kohdasta Kotiintoimitusasetukset.
Jotta pudotusvalikossa Viesti tekemäsi valinta olisi voimassa, myös alla olevan pudotusvalikon Ilmoitukset asetuksen on oltava [Oletus]. Lisätietoa: Sanoma-asetukset, ikkuna.
Vaihe 5: Valitse, mistä tilauksista ilmoituksia lähetetään
Kohdassa Saatavuus määritetään, mistä tilauksista ilmoituksia lähetetään sen perusteella, missä tilaukset on luotu: tilausten vastaanotossa, asiakasverkossa vai EDI:n kautta. Jos Käytä internettilauksissa merkitään, ilmoitustilaukset näytetään oletuksena asiakasverkon tilauslomakkeessa.
Vaihe 6: Valitse liitetiedostot
Jos haluat lisätä rahtikirjoja ja kollietikettejä sähköposti-ilmoitusten liitteiksi, valitse kullekin liitteelle käytettävä raportti. Jos menetelmäksi on valittu Tekstiviesti, et voi liittää rahtikirjoja tai kollietikettejä.
Vaihe 7: Valitse, mistä tapahtumista ilmoituksia lähetetään
Valitse ensin kategoria ja sitten yksi tai useampi tapahtuma kyseiselle kategorialle. Voit valita kullekin ilmoitustilaukselle vain yhden kategorian, mutta valitsemallesi kategorialle useita eri tapahtumia.
Jos haluat lähettää ilmoituksia eri kategorioihin kuuluvista tapahtumista, lisää jokaiseen kategoriaan uusi identtinen ilmoitustilaus valitsemalla . Muista tallentaa ensin määrittämäsi ilmoitustilaus.
Esimerkki
Haluat lähettää vastaanottajalle ilmoituksia kolmesta erilaisesta statusmuutoksesta sekä tilaukseen mahdollisesti rekisteröidyistä poikkeamista. Tällöin luodaan kaksi identtistä ilmoitustilausta. Määritä toiseen tapahtumakategoriaksi Status ja valitse kolme statusta. Toiseen määritetään tapahtumakategoriaksi Poikkeama ja valitaan kaikki poikkeamatyypit.
Kategorian Ajoneuvon liikkeet ilmoitukset lähetetään aina asiakasreferenssille (ensisijaisesti) tai asiakkaalle (toissijaisesti) määritettyyn sähköpostiosoitteeseen riippumatta siitä, mitä muita asetuksia ilmoitustilaukselle tehdään. Näin ollen ei ole mahdollista lähettää ilmoituksia ajoneuvon liikkeistä tekstiviestillä tai syöttää vastaanottajaksi manuaalista sähköpostiosoitetta.
Vaihe 8: Tallenna muutokset
Ilmoitus lähetetään, kun Opter saa tiedon tapahtumasta, jolle on määritetty ilmoitus, esimerkiksi tilauksen statuksen muuttuessa, kuljettajan täyttäessä tarkistuslistan tai kun tilaukseen on rekisteröity poikkeama. Sekä lähetetyt ilmoitukset että ne, joiden lähettäminen epäonnistuu, kirjataan ilmoituslokiin.
Merkitse valintaruutu Kirjaa viesti jos haluat, että sähköpostiviestin tai tekstiviestin sisältö näytetään ilmoituslokissa. Valintaruudun löydät toimistoasetusten välilehdeltä Palvelimet.
Lisätietoja ilmoituslokista löydät kohdasta Tapahtumaloki (tilausten vastaanotto).
Tilausten vastaanoton osio Sanomat sisältää ilmoitukset, jotka on määritetty lähetettäväksi automaattisesti. Voit lähettää jonkin ennalta määritetyistä ilmoituksista tai laatia uuden. Sarakkeesta Lähetetty näet, onko ilmoitus lähetetty aiemmin. Lisätietoa: , ordermottagningen.
