Sähköposti-ilmoitusten lähettäminen alihankkijoille

On olemassa erityinen sähköposti-ilmoitus, joka voidaan lähettää alihankkijoille, kun kuljetuksen statukseksi tulee Jaettu tai myöhempi. Sähköpostiviesti lähetetään seuraavissa kolmessa tilanteessa:

Kun vedät ja pudotat kuljetuksen alihankkijalle ajojärjestelyssä.
Kun tilaus, jossa alihankkija on resurssina, on tallennettu tilausten vastaanottoon, mikäli olet asettanut tilaukset jaettavaksi, kun ne tallennetaan.
Kun olet valinnut alihankkijan tilauksen resurssiksi tilausten vastaanotossa, ja tilauksen statukseksi muuttuu Jaettu tai myöhempi ajojärjestelyssä.

Ilmoituksia ei voi lähettää manuaalisesti.

Sähköpostiviesti sisältää linkkejä kuljetuksen statuksen muuttamiseen. Linkit vievät verkkosivustolle, jossa alihankkija voi valita kyseisen kuljetuksen statuksen (Lastattu tai Purettu) ja osoitteen. Vaihtoehdot on esiasetettu sen mukaan, mitä linkkiä ilmoituksessa alihankkija napsauttaa, joten pääsääntöisesti hänen tarvitsee vain hyväksyä statusmuutos valitsemalla verkkosivulla Ok.

Näin muokkaat sähköpostiviestiä ja otat käyttöön ilmoitukset:

Vaihe 1: Tarkista, että olet määrittänyt verkon perusosoitteen

Jotta sähköpostin linkit toimivat oikein, sinun on määritettävä verkon perusosoite toimistoasetuksissa (Asetukset > Toimistot). Avaa välilehti Internet ja täytä kenttään Perusosoite asiakasverkon osoite, esimerkiksi ”https://www.budfirman.se/opter”.

Vaihe 2: Muokkaa raporttia (valinnainen)

Voit muokata raporttia niin, että se sisältää juuri ne tiedot, jotka haluat lähettää.

Valitse Asetukset > Raportit.
Valitse luettelosta Kuljetus alihankkijalle (sähköposti, ruotsi) ja napsauta Näytä Muokkaaja-painiketta.
Tee muutokset, valitse Tallenna ja sulje raporttieditori. Lisätietoja tunnisteiden syntaksista on kohdassa Tunnisteen syntaksi – Teksti.

Vaihe 3: Valitse, että raporttia käytetään viestissä

Valitse Asetukset > Viestit ja merkitse se viestiryhmä, joka on oletusasetuksena (jossa on -merkintä).
Valitse raportti Kuljetus alihankkijalle (sähköposti, ruotsi) viestityypiksi Alihankkija, ilmoitus taulukossa.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Vaihe 4: Ota käyttöön ilmoitustilaus alihankkijarekisterissä

Valitse Hakemisto > Alihankkijat ja merkitse luettelosta se alihankkija, jolle haluat lähettää ilmoituksia.
Varmista, että kohdassa Yhteystiedot on sähköpostiosoite. Kentän on oltava täytettynä, kun otat käyttöön ilmoitukset.
Siirry välilehdelle Yksityiskohdat ja merkitse valintaruutu Lähetä ilmoituksia jakelun aikana (sähköposti). Jos haluat liittää ilmoituksiin rahtikirjoja, merkitse valintaruutu Liitä rahtikirja.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Ilmoitusten käyttöönotosta ilmoittava kuvake näkyy ajojärjestelyn paneelissa Alihankkijat.