Sähköposti-ilmoitukset alihankkijan tehtävistä

Tässä Artikkeli

On olemassa erityinen sähköposti-ilmoitus, joka voidaan lähettää alihankkijoille, kun kuljetuksen statukseksi tulee Jaettu tai myöhempi. Sähköpostiviesti lähetetään seuraavissa kolmessa tilanteessa:

Kun vedät ja pudotat kuljetuksen alihankkijalle ajojärjestelyssä.
Kun tilaus, jossa alihankkija on resurssina, on tallennettu tilausten vastaanottoon, mikäli olet asettanut tilaukset jaettavaksi, kun ne tallennetaan.
Kun olet valinnut alihankkijan tilauksen resurssiksi tilausten vastaanotossa, ja tilauksen statukseksi muuttuu Jaettu tai myöhempi ajojärjestelyssä.

Ilmoitusta ei voi lähettää manuaalisesti.

Sähköpostiviesti sisältää linkkejä kuljetuksen statuksen muuttamiseen. Linkit vievät verkkosivustolle, jossa alihankkija voi valita kyseisen kuljetuksen statuksen (Lastattu tai Purettu) ja osoitteen. Vaihtoehdot on esiasetettu sen mukaan, mitä linkkiä ilmoituksessa alihankkija napsauttaa, joten pääsääntöisesti hänen tarvitsee vain hyväksyä statusmuutos valitsemalla verkkosivulla Ok.

Kun alihankkija päivittää tilauksen tilaksi Purettu, tilaukselle luodaan POD. POD voidaan allekirjoittaa verkkosivustolla, ja siihen voidaan ladata myös kuva.

Kuinka muokata sähköpostia ja aktivoida ilmoitus:

Tarkista, että olet määrittänyt verkon perusosoitteen

Jotta sähköpostin linkit toimivat oikein, sinun on määritettävä verkon perusosoite toimistoasetuksissa (Asetukset > Toimistot). Avaa välilehti Internet ja täytä kenttään Perusosoite asiakasverkon osoite, esimerkiksi ”https://www.budfirman.se/opter”.

Muokkaa raporttia (valinnainen)

Voit muokata raporttia niin, että se sisältää juuri ne tiedot, jotka haluat lähettää.

Valitse Asetukset > Raportit.
Valitse Toimeksianto alihankkijalle, sähköposti (suomi) luettelosta ja napsauta Näytä Muokkaaja.
Tee muutokset, valitse Tallenna ja sulje raporttieditori. Lisätietoja tunnisteiden syntaksista on kohdassa Syntaksi - tekstikertomukset.

Valitse, että raporttia käytetään viestissä

Valitse Asetukset > Viestit ja merkitse se viestiryhmä, joka on oletusasetuksena (jossa on -merkintä).
Valitse raportti Toimeksianto alihankkijalle, sähköposti (suomi) viestityypille Alihankkija, ilmoitus taulukosta.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Ota käyttöön ilmoitustilaus alihankkijarekisterissä

Valitse Hakemisto > Alihankkijat ja merkitse luettelosta se alihankkija, jolle haluat lähettää ilmoituksia.
Varmista, että kohdassa Yhteystiedot on sähköpostiosoite. Kentän on oltava täytettynä, kun otat käyttöön ilmoitukset.
Siirry välilehdelle Yksityiskohdat ja merkitse valintaruutu Lähetä ilmoituksia jakelun aikana (sähköposti). Jos haluat liittää ilmoituksiin rahtikirjoja, merkitse valintaruutu Liitä rahtikirja.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Ilmoitusten käyttöönotosta ilmoittava kuvake näkyy ajojärjestelyn paneelissa Alihankkijat.

Verkkosivuston perustaminen

Voit määrittää, mitkä POD:n kentät on täytettävä verkkosivulla. Tämä tehdään Toimitusvahvistuksen tyypille, joka on oletusarvoisesti Toimitusvahvistuksen tyyppisi.

Kun tilauksen tilaksi muutetaan Purettu, tilaukseen sovelletaan POD:ia, joka on merkitty oletusarvoisesti ikkunaan POD tyyppejä. Toimitusvahvistuksen tyyppejä ei oteta huomioon.

Jotta toiminto toimisi tarkoitetulla tavalla, sinun on oltava oletusarvoisesti käyttänyt POD:ia Toimitettu. Jos oletusarvoisena POD:nä on esimerkiksi Ei kotona, tilauksen tila on Turha käynti, mutta verkkosivulla lukee, että tila on asetettu Purettu.

Mene osoitteeseen Asetukset > Toimitusvahvistus (POD) > Toimitusvahvistustyypit ja valitse vasemmalla olevasta luettelosta Toimitettu. Seuraavat kolme asetusta vaikuttavat siihen, mitä verkkosivulla näytetään:

Nimi pakollinen: Näyttää/piilottaa nimikentän.
Allekirjoitus pakollinen: Näytä/piilota allekirjoituskenttä. Allekirjoitus tallennetaan tilauksen liitteeksi.
Kuva vaaditaan: Näytä/piilota Valitse tiedosto. Kuva tallennetaan tilauksen liitteeksi. Voit ladata vain yhden kuvan. Jos lataat toisen kuvan, ensimmäinen poistetaan. Muiden tiedostojen kuin kuvien lataaminen ei ole mahdollista.
Tilan ja osoitteen avattavat luettelot ovat aina näkyvissä.