E-postvarsler om oppdrag fra underleverandører

I denne artikkelen

Det finnes en egen e-postmelding som kan sendes til underleverandører når et oppdrag får statusen Tildelt, eller senere. E-postmeldingen sendes i følgende tre tilfeller:

Når du drar og slipper et oppdrag på underleverandøren i trafikkledelsen.
Når en ordre med underleverandøren som ressurs lagres i ordremottaket, hvis du har stilt inn at ordrer skal fordeles når de lagres.
Når du har valgt underleverandøren som ressurs på en ordre i ordremottaket, og så bytter status på ordren til Tildelt eller senere i trafikkledelsen.

Det er ikke mulig å sende varselet manuelt.

E-postmeldingen inneholder linker for å bytte status på oppdraget. Linkene fører til en nettside der underleverandøren kan velge status (Lastet eller Losset), og hvilken adresse på oppdraget det gjelder. Alternativene er forhåndsvalgt, avhengig av hvilken link i meldingen underleverandøren klikker på. Det betyr at de som regel bare trenger å godkjenne statusendringen ved å klikke på Ok på nettsiden.

Når underleverandøren oppdaterer statusen til Losset, opprettes det en POD på bestillingen. POD-en kan signeres på nettstedet, og det er også mulig å laste opp et bilde.

Slik redigerer du e-posten og aktiverer varslingen:

Kontroller at du har angitt basisadressen til nettsidene

For at linkene skal bli korrekte i e-postmeldingen må du ha angitt basisadressen til nettsidene i kontorinnstillingene (Innstillinger > Kontor). Gå til fanen Internett og fyll ut feltet Basis adresse med adressen dere bruker til kundenettsiden, for eksempel «https://www.budfirman.se/opter».

Rediger rapporten (valgfritt)

Du kan redigere rapporten slik at den inneholder nøyaktig den informasjonen du vil sende ut.

Klikk på Innstillinger > Rapporter.
Velg Oppdrag til underleverandør, e-post (norsk) i listen og klikk på Vis editor.
Gjør endringene, klikk på Lagre og lukk rapporteditoren. Du finner mer informasjon om taggsyntaks i Syntaks - tekstrapporter.

Velg at rapporten skal brukes for meldingen

Klikk på Innstillinger > Meldinger og marker meldingsgruppen som er innstilt som standardvalg (markert med ).
Velg rapporten Oppdrag til underleverandør, e-post (norsk) for meldingstypen Underleverandør advisering i tabellen.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Aktiver meldingstjenesten i underleverandørregisteret

Klikk på Register > Underleverandører og marker den underleverandør du vil sende meldinger til, i listen.
Kontroller at det finnes en e-postadresse under Kontaktinformasjon. Feltet må være fylt ut når du aktiverer meldingen.
Gå til fanen Detaljer og marker boksen Send adviseringer ved fordeling (e-post). Hvis du vil legge ved fraktbrev i meldingene, markerer du boksen Legg ved fraktbrev.
Klikk på for å lagre alle endringer.

Det vises et ikon som indikerer at meldingen er aktivert, på panelet Underleverandører i trafikkledelsen.

Sette opp nettstedet

Du kan angi hvilke felt på POD-en som må fylles ut på nettsiden. Dette gjør du på den POD-typen du har som standard POD.

POD-en som brukes på bestillingen når statusen endres til Losset, er den som er merket som standard i vinduet Leveringsbevistyper (POD). Det tas ikke hensyn til POD-typer.

For at funksjonen skal fungere etter hensikten, må du ha Levert som standard POD. Hvis du for eksempel har Ingen hjemme som standard POD, vil statusen for bestillingen være Bomtur, men på nettsiden vil det stå at statusen er satt til Losset.

Gå til Innstillinger > Leveringsbevis (POD) > Leveringsbevistyper og velg Levert i listen til venstre. Følgende tre innstillinger har innvirkning på hva som vises på nettsiden:

Krev navn: Vis/skjul navnefeltet.
Krev signatur: Vis/skjul signaturfeltet. Signaturen lagres som et vedlegg til bestillingen.
Krev bilde: Vis/skjul Velg fil. Bildet lagres som et vedlegg til bestillingen. Du kan bare laste opp ett bilde. Hvis du laster opp en ny, vil den første bli fjernet. Det er ikke mulig å laste opp andre filer enn bilder.
Nedtrekkslistene for status og adresse vises alltid.