E-mail-meddelelser om opgaver til underleverandører

I denne prished

Når statussen for en opgave ændres til Fordelt eller senere, har du mulighed for at sende en advisering via e-mail til underleverandører. E-mails vil blive sendt i følgende tre situationer:

Når du trækker og slipper en opgave over på underleverandøren i disponeringen.
Når en ordre med underleverandøren som ressource gemmes i ordremodtagelsen (hvis du har valgt, at ordrer skal fordeles, når de gemmes).
Når du har valgt underleverandøren som ressource på en ordre i ordremodtagelsen og sidenhen ændrer statussen for ordren til Fordelteller senere i disponeringen.

Det er ikke muligt at sende meddelelsen manuelt.

E-mailen indeholder links til at ændre statussen på opgaven. Linkene fører til en hjemmeside, hvor underleverandøren kan vælge status (Lastet eller Leveret), samt hvilken adresse på opgaven det gælder for. Den endelige status afhænger af, hvilke links i e-mailen underleverandøren klikker på. Derfor er det som regel nok blot at godkende statusændringen ved at klikke på Ok på hjemmesiden.

Når underleverandøren opdaterer status til Leveret, oprettes der en POD på ordren. POD'en kan underskrives på hjemmesiden, og der kan også uploades et billede.

Sådan redigerer du e-mailen og aktiverer notifikationen:

Tjek, at du har angivet grundadressen til hjemmesiden

For at sikre dig at linksne i e-mailen er korrekte, skal du have angivet grundadressen til hjemmesiderne i kontorindstillingerne (Indstillinger > Kontor). Gå til fanen Internet, og udfyld feltet Basisadresse med den adresse, I anvender til webportalen, for eksempel "https://www.budfirman.se/opter".

Rediger rapporten (valgfrit)

Du kan redigere rapporten, så den indeholder præcis de oplysninger, du ønsker at sende ud.

Klik på Indstillinger > Rapporter.
Vælg Opgave til underleverandør, e-mail (dansk) på listen, og klik på Vis editor.
Foretag ændringerne, klik på Gem og luk rapporteditoren. Du kan finde flere oplysninger om tagsyntaksen i Syntaks - tekstrapporter.

Vælg den rapport, der skal sendes som e-mail

Klik på Indstillinger > Beskeder, og markér den beskedgruppe, der er indstillet som standardvalg (markeret med ).
Vælg rapporten Opgave til underleverandør, e-mail (dansk) for meddelelsestypen Underleverandør advisering i tabellen.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Aktivér adviseringstilmeldingen i underleverandørregistret

Klik på Register > Underleverandører, og markér den underleverandør, du ønsker at sende adviseringer til, i listen.
Tjek, om der findes en e-mailadresse under Kontaktinformation. Dette felt skal være udfyldt, når du aktiverer adviseringen.
Gå til fanen Detaljer og markér afkrydsningsfeltet Send adviseringer ved fordeling (e-mail). Hvis du ønsker at vedhæfte fragtbreve i adviseringerne, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj fragtbrev.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Et ikon, som indikerer, at adviseringen er aktiveret, vises i panelet Underleverandører i disponeringen.

Opsætning af hjemmesiden

Du kan indstille, hvilke felter på POD'en der skal udfyldes på websiden. Det gør du på den POD-type, som du har som din standard-POD.

Den POD, der anvendes på ordren, når status ændres til Leveret, er den, der er markeret som standard i vinduet Leveringsbevistyper. Der tages ikke hensyn til POD-typer.

For at funktionen skal virke efter hensigten, skal du have Leveret som din standard-POD. Hvis du f.eks. har Ingen hjemme som standard POD, vil status for ordren være Forgæves kørsel, men på websiden vil der stå, at status er blevet sat til Leveret.

Gå til Indstillinger > Leveringsbevis (POD) > Leveringsbevistyper og vælg Leveret i listen til venstre. De følgende tre indstillinger har indflydelse på, hvad der vises på websiden:

Navn obligatorisk: Vis/skjul navnefeltet.
Signatur obligatorisk: Vis/skjul signaturfeltet. Signaturen gemmes som en vedhæftet fil til ordren.
Kræv billede: Vis/skjul Vælg fil. Billedet gemmes som en vedhæftet fil til ordren. Du kan kun uploade ét billede. Hvis du uploader en ny, bliver den første fjernet. Det er ikke muligt at uploade andre filer end billeder.
Rullelisterne med status og adresse vises altid.