Varoituksen näyttäminen maksamattomista laskuista ja ylittyneestä luottorajasta

Voit tehdä määrityksen, jonka mukaan tilausten vastaanotossa näytetään varoitus, kun tilaus rekisteröidään asiakkaalle, joka on ylittänyt luottorajansa tai jolla on maksamattomia laskuja.

Varoitus tulee näkyviin uutta tilausta tallennettaessa, jos jokin seuraavista pätee:

Asiakkaalla on vähintään yksi maksamaton lasku (normaali lasku, manuaalinen lasku tai korkolasku), jota ei ole maksettu määritetyn ajan kuluessa eräpäivästä.
Laskuttamattomien tilausten ja laskutettujen mutta erääntymättömien tilausten yhteisarvo ylittää asiakkaalle määritellyn luottorajan. Uusi tallennettava tilaus ei sisälly luottorajan valvontaan.

Varoituksen sisältävän valintaikkunan lisäksi tiedot luottorajasta ja myöhässä maksetuista laskuista näkyvät tilausten vastaanoton kentässä Asiakastiedot tilauksen rekisteröinnin yhteydessä.

Jos tilaus on tehty asiakasverkossa, varoitus näytetään, kun se hyväksytään tilausten vastaanotossa. EDI:n kautta rekisteröidyistä tilauksista ei näytetä varoituksia.

Sinun ei tarvitse asettaa luottorajaa, mutta voit käyttää toimintoa myöhässä maksettujen laskujen tarkastamiseen.

Vaihe 1: Ota varoitus käyttöön

Valitse Asetukset > Toimistot > välilehdellä Tilausasetukset.
Merkitse Tarkasta maksu/luottoraja tilausta vastaanotettaessa.
Määritä, miten myöhässä maksun tulee olla, jotta varoitus näytetään, syöttämällä päivien määrä kenttään Kun maksu on myöhässä, päivien määrä laskun eräpäivän jälkeen ennen kuin varoitus näytetään. Jos et syötä määrää, käytetään arvoa ”30”.
Tallenna muutokset valitsemalla .

Asetuksen myötä varoitus näytetään myös silloin, kun viivästynyt maksu rekisteröidään ikkunassa Maksun rekisteröinti.

Jos maksut rekisteröidään johonkin muuhun järjestelmään kuin Opteriin, tätä toimintoa ei tule ottaa käyttöön. Tällöin kaikki laskut näkyvät Opterissa maksamattomina ja varoitus näytetään kaikkien tilausten rekisteröinnin yhteydessä.
Uudet luottotiedot tilauksista, laskuista ja maksurekisteröinneistä luetaan 5 minuutin välein. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että varoituksia ei näytetä, jos teet lisätilauksia luottorajan ylittäneelle asiakkaalle, jos luottorajan ylityksen aiheuttanut tilaus on tallennettu alle 5 minuuttia aikaisemmin.

Voit testata, miten varoitukset näytetään, luomalla uuden tilauksen asiakkaalle, jonka maksun tiedät olevan myöhässä. Ilmoitus näkyy heti, kun syötät asiakaskoodin tilausten vastaanotossa. Muuta arvoa toimistoasetusten kentässä Kun maksu on myöhässä, päivien määrä laskun eräpäivän jälkeen ennen kuin varoitus näytetään, tallenna muutokset ja tee uusi tilaus.

Samaan tapaan voit hakea maksamatonta erääntynyttä laskua ikkunassa Maksun rekisteröinti. Muuta sitten arvoa kentässä Kun maksu on myöhässä, päivien määrä laskun eräpäivän jälkeen ennen kuin varoitus näytetään, tallenna muutokset ja valitse Hae kohdassa Maksun rekisteröinti, niin näet, milloin varoitus näytetään ja milloin ei.

Vaihe 2: Määritä asiakkaiden luottorajat (valinnainen)

Kun asiakkaalle määritetään luottoraja, asiakkaan käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja toimitettujen, laskutettujen mutta vielä maksamattomien tilausten yhteenlaskettu arvo ei saa ylittää määritettyä enimmäissummaa. Toisin sanoen enimmäissumma määrittää, kuinka paljon asiakas saa olla yritykselle velkaa toteutuneista ja tilatuista palveluista.

Valitse Hakemisto > Asiakkaat. Hae asiakas, jolle haluat määrittää luottorajan ja avaa välilehti Yksityiskohdat. Syötä summa asiakkaan valuutassa kenttään Luottoraja.

Esimerkki

Lähettiyritys on käyttänyt varoituksia 30 päivän oletusasetuksella eli hyväksynyt enintään 30 päivää viivästyneet maksut ilman, että niistä varoitetaan tilausten vastaanotossa. Nyt käytäntöä halutaan tiukentaa ja asetuksen Kun maksu on myöhässä, päivien määrä laskun eräpäivän jälkeen ennen kuin varoitus näytetään arvoksi muutetaan ”10”.

Lisäksi luottoraja on ollut useimmille asiakkaille 100 000 Ruotsin kruunua, mutta nyt se lasketaan 75 000 kruunuun.

Kun asetus oli ”30”, tilausten vastaanoton kuvakkeet tarkoittivat seuraavaa:

: Käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja maksamattomien laskujen summa on alle 80 000 kruunua ja asiakkaalla ei ole maksamattomia laskuja, joiden eräpäivästä on kulunut yli 14 päivää.
: Käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja maksamattomien laskujen summa on 80 000–100 000 kruunua tai asiakkaalla on maksamattomia laskuja, joiden eräpäivästä on kulunut 15–30 päivää.
: Käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja maksamattomien laskujen summa on yli 100 000 kruunua tai asiakkaalla on maksamattomia laskuja, joiden eräpäivästä on kulunut yli 30 päivää.

Nyt kun kohdan Kun maksu on myöhässä, päivien määrä laskun eräpäivän jälkeen ennen kuin varoitus näytetään asetus on ”10” ja luottoraja on aiempaa alempi, kuvakkeet tarkoittavat seuraavaa:

: Käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja maksamattomien laskujen summa on alle 60 000 kruunua ja asiakkaalla ei ole maksamattomia laskuja, joiden eräpäivästä on kulunut yli 5 päivää.
: Käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja maksamattomien laskujen summa on 60 000–75 000 kruunua tai asiakkaalla on maksamattomia laskuja, joiden eräpäivästä on kulunut 5–10 päivää.
: Käynnissä olevien, laskuttamattomien tilausten ja maksamattomien laskujen summa on yli 75 000 kruunua tai asiakkaalla on maksamattomia laskuja, joiden eräpäivästä on kulunut yli 10 päivää.

Katso myös

Asiakastiedot (tilausten vastaanotto)