Sist oppdatert: 2023-03-31
Gjelder fra og med: 2022.12.00 og nyere
Vise en advarsel for ubetalte fakturaer og overskredet kredittgrense
Du kan angi at det skal vises en advarsel i ordremottaket når en ordre registreres for en kunde som har overskredet kredittgrensen sin, eller som har ubetalte fakturaer.
Advarselen vises når det lagres en ny ordre hvis en av følgende betingelser er oppfylt:
- Kunden har minst én utestående faktura (vanlig faktura, manuell faktura eller rentefaktura) som ikke er betalt innen et visst antall dager etter forfallsdato.
Den samlede verdien av ordrer som ennå ikke er fakturert og fakturerte ordrer som ennå ikke har forfalt til betaling, overstiger kredittgrensen som er angitt for kunden. Den nye ordren som lagres, regnes ikke med i kontrollen av kredittgrensen.
I tillegg til en dialogrute med en advarsel vises det informasjon om kredittgrensen og sent betalte fakturaer i ruten Kundeinformasjon i ordremottaket når det registreres en ordre.
Hvis ordren opprettes på kundenettsiden, vises advarselen når den godkjennes i ordremottaket. Det vises ingen advarsler for ordrer som registreres via EDI.
Du er ikke nødt til å angi en kredittgrense, men kan for eksempel bruke funksjonen til å kontrollere sent betalte fakturaer.
Trinn 1: Aktivere advarselen
Klikk på Innstillinger > Kontor > fanen Ordreinnstillinger.
Marker Kontrollere betaling/kredittgrense i ordremottak.
Angi hvor forsinket betalingen skal være for at advarselen skal vises ved å angi et antall dager i Ved sen betaling, antall dager etter fakturaens forfallsdato før advarselen vises-feltet. Hvis du ikke legger inn et tall, brukes «30».
Klikk på
for å lagre alle endringer.
Denne innstillingen fører også til at det vises en advarsel når en forsinket betaling registreres i Manuell betaling-vinduet.
Hvis du registrerer betalinger i et annet system enn Opter, bør du ikke aktivere denne funksjonen. Ettersom alle fakturaer da vil være ubetalt i Opter, vil det vises en advarsel for alle registrerte ordrer.
Ny kredittinformasjon fra ordrer, fakturaer og betalingsregistreringer leses inn hvert femte minutt. Det betyr for eksempel at det ikke vises en advarsel hvis du legger til flere ordrer på en kunde som har overskredet kredittgrensen, hvis ordren som gjorde at kredittgrensen ble overskredet, ble lagret mindre enn fem minutter tidligere.
Du kan prøve ut hvordan advarslene vises ved å opprette en ny ordre for en kunde som du vet ligger bak på betalinger. Indikasjonen vises umiddelbart når du taster inn kundekoden i ordremottaket. Endre verdien i feltet Ved sen betaling, antall dager etter fakturaens forfallsdato før advarselen vises i kontorinnstillingene, lagre og foreta en ny ordre.
På samme måte kan du søke etter en ubetalt faktura med forfallsdato i Manuell betaling-vinduet. Endre deretter verdien i feltet Ved sen betaling, antall dager etter fakturaens forfallsdato før advarselen vises, lagre og klikk på Søk igjen i Manuell betaling og du vil se når advarselen vises og ikke.
Trinn 2: Angi kredittgrenser for kunder (valgfritt)
Å sette en kredittgrense for en kunde betyr å sette et maksimumsbeløp for den samlede verdien av ventende ordrer som ennå ikke er fakturert, og leverte ordrer som er fakturert, men ikke betalt. Det vil si et maksimumsbeløp for hvor mye penger kunden kan skylde deg for utførte og bestilte tjenester.
Klikk på Register > Kunder. Søk etter kunden du vil angi kredittgrensen for, og gå til fanen Detaljer. Angi et beløp i kundens valuta i Kreditgrense-feltet.
Eksempel
Budfirmaet har hatt advarsler med standardinnstillingen 30 dager, dvs. godtatt 30 dagers forsinket betaling uten advarsel i ordremottaket, men ønsker nå å stramme inn og endrer innstillingen til «10» for Ved sen betaling, antall dager etter fakturaens forfallsdato før advarselen vises.
I tillegg har de en kredittgrense på 100 000 SEK for de fleste av kundene sine, som de samtidig senker til 75 000 SEK.
Når innstillingen var «30», betydde ikonene i ordremottaket følgende:
: : Summen av pågående, ufakturerte ordrer og ubetalte fakturaer er mindre enn SEK 80 000, og kunden har ingen ubetalte fakturaer der forfallsdatoen har passert med mer enn 14 dager.
: : Summen av pågående, ufakturerte ordrer og ubetalte fakturaer er SEK 80 000–100 000, eller kunden har ubetalte fakturaer der forfallsdatoen har passert med 15–30 dager.
: : Summen av løpende, ufakturerte ordrer og ubetalte fakturaer er større enn SEK 100 000, eller så har kunden ubetalte fakturaer der forfallsdatoen har passert med mer enn 30 dager.
Nå, når innstillingen er «10» for Ved sen betaling, antall dager etter fakturaens forfallsdato før advarselen vises og kredittgrensen er lavere, betyr ikonene følgende:
- : Summen av pågående, ufakturerte ordrer og ubetalte fakturaer er mindre enn SEK 60 000, og kunden har ingen ubetalte fakturaer der forfallsdatoen har passert med mer enn 5 dager.
- : Summen av pågående, ufakturerte ordrer og ubetalte fakturaer er SEK 60 000–75 000, eller kunden har ubetalte fakturaer der forfallsdatoen har passert med 5–10 dager.
- : Summen av løpende, ufakturerte ordrer og ubetalte fakturaer er større enn SEK 75 000, eller så har kunden ubetalte fakturaer der forfallsdatoen har passert med mer enn 10 dager.
