Sådan viser du en advarsel for ubetalte fakturaer og overskredne kreditgrænser

Du kan at få vist en advarsel i ordremodtagelsen, når der registreres en ordre for en kunde, der har overskredet sin kreditgrænse eller har ubetalte fakturaer.

Advarslen vises, når en ny ordre gemmes, hvis et af følgende forhold gør sig gældende:

Kunden har mindst én udestående faktura (almindelig faktura, manuel faktura eller rentefaktura), som ikke er blevet betalt indenfor et vist antal dage efter forfaldsdatoen.
Den samlede værdi af ordrer, som ikke er blevet faktureret endnu, samt fakturerede ordrer, hvis betalingsfrist endnu ikke er forfalden, overstiger den kreditgrænse, der er blevet fastsat for kunden. Den nye ordre, der gemmes, medregnes ikke i kontrollen af kreditgrænsen.

Udover en dialogboks med en advarsel vil du få vist oplysninger om kreditgrænsen og for sent betalte fakturaer i ruden Kunde information i ordremodtagelsen, når en ordre registreres.

Hvis ordren er oprettet via webportalen for kunder, vil advarslen blive vist, når ordren accepteres i ordremodtagelsen. Der vises ingen advarsler for ordrer, der er registreret via EDI.

Det er muligt at bruge funktionen til kun at tjekke for sent betalte fakturaer uden at angive en kreditgrænse.

Trin 1: Aktivér advarslen

Klik på Indstillinger > Kontor > fanen Ordreindstillinger.
Markér Kontroller betaling/kreditgrænse for ordremodtagelsen.
Angiv, hvor for sen betalingen skal være, for at advarslen vises, ved at indtaste et antal dage i feltet I tilfælde af forsinket betaling, det antal dage efter fakturaens forfaldsdato, før advarslen vises. Hvis du ikke indtaster et tal, anvendes automatisk ”30”.
Klik på for at gemme alle ændringer.

Denne indstilling udløser også en advarsel, når en forsinket betaling registreres i vinduet Manuel betaling.

Hvis du registrerer betalinger i et andet system end Opter, bør du ikke aktivere denne funktion. Da alle fakturaer i sådanne tilfælde vil være ubetalte i Opter, vil der blive vist en advarsel for alle ordrer, der registreres.
Nye kreditoplysninger fra ordrer, fakturaer og betalingsoplysninger indlæses hvert 5. minut. Det betyder for eksempel, at der ikke vises nogen advarsler, hvis du placerer yderligere ordrer på en kunde, der har overskredet kreditgrænsen, hvis den ordre, der var årsagen til overskridelsen af kreditgrænsen, blev gemt mindre end 5 minutter tidligere.

Du kan se, hvordan advarslerne vises, ved at oprette en ny ordre til en kunde, som du ved er bagud med betalingerne. Indikationen vises med det samme, når du indtaster kundekoden i ordremodtagelsen. Skift værdien i feltet I tilfælde af forsinket betaling, det antal dage efter fakturaens forfaldsdato, før advarslen vises i kontorindstillingerne, gem, og opret en ny ordre.

På samme måde kan du søge efter en ubetalt faktura med en forfalden forfaldsdato i vinduet Manuel betaling. Skift derefter værdien i feltet I tilfælde af forsinket betaling, det antal dage efter fakturaens forfaldsdato, før advarslen vises, gem, og klik på Søg igen i Manuel betaling, hvorpå du vil se, hvornår advarslen vises.

Trin 2: Indstil kreditgrænser for kunder (valgfrit)

Fastsættelse af en kreditgrænse for en kunde betyder, at der fastsættes et maksimumbeløb for den samlede værdi af afventende ordrer, der endnu ikke er faktureret, samt leverede ordrer, der er faktureret, men ikke betalt. Det vil sige et maksimumbeløb for, hvor meget kunden må skylde dig for udførte og bestilte ydelser.

Klik på Register > Kunder. Søg efter den kunde, du vil indtaste kreditgrænsen for, og gå til fanen Detaljer. Indtast et beløb i kundens valuta i feltet Kreditgrænse.

Eksempel

Et budfirma har haft en standardindstilling på 30 dage for advarsler, dvs. firmaet har accepteret 30 dages forsinket betaling uden advarsel i ordremodtagelsen, men nu ønsker firmaet at stramme indstillingen og ændre den til ”10” for I tilfælde af forsinket betaling, det antal dage efter fakturaens forfaldsdato, før advarslen vises.

Derudover har de en kreditgrænse på 100.000 DKK for de fleste af deres kunder, som de samtidig vil sænke til 75.000.

Da indstillingen før var ”30”, betød ikonerne i ordremodtagelsen følgende:

: Summen af løbende ordrer, som ikke er blevet faktureret, og ubetalte fakturaer er mindre end 80.000 DKK, og kunden har ingen ubetalte fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet med mere end 14 dage.
: Summen af løbende ordrer, som ikke er blevet faktureret, og ubetalte fakturaer er 80.000-100.000 DKK, eller kunden har ubetalte fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet med mere end 15-30 dage.
: Summen af løbende ordrer, som ikke er blevet faktureret, og ubetalte fakturaer er større end 100.000 DKK, eller kunden har ubetalte fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet med mere end 30 dage.

Nu, når indstillingen er ”10” for I tilfælde af forsinket betaling, det antal dage efter fakturaens forfaldsdato, før advarslen vises, og kreditgrænsen er lavere, betyder ikonerne følgende:

: Summen af løbende ordrer, som ikke er blevet faktureret, og ubetalte fakturaer er mindre end 60.000 DKK, og kunden har ingen ubetalte fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet med mere end 5 dage.
: Summen af løbende ordrer, som ikke er blevet faktureret, og ubetalte fakturaer er 60.000-75.000 DKK, eller kunden har ubetalte fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet med mere end 5-10 dage.
: Summen af løbende ordrer, som ikke er blevet faktureret, og ubetalte fakturaer er større end 75.000 DKK, eller kunden har ubetalte fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet med mere end 10 dage.

Se også

Kunde information (ordremodtagelsen)