Senast uppdaterad: 2021-11-02

Registrera betalningar för fakturor

I den här artikeln

I den här artikeln finns anvisningar för att registrera betalningar av fakturor manuellt. Om du istället vill importera betalningar från ett externt ekonomisystem, se Importera betalningar. Om du vill importera betalningar från ekonomisystemet Fortnox, se Betalningsimport från Fortnox.

För att registrera betalning för en faktura, gör så här:

  1. Klicka på Ekonomi > Betalningsregistrering.

  2. Högst upp till vänster i fönstret, ange Bankkonto och Datum för den betalning du ska registrera.

    Om er kontering sker per region kan du även ange Region. Om er kontering inte sker per region, välj [Ingen].

  3. Sök fram fakturan du vill registrera betalning för på fakturanumret. Du kan även söka på Kundkod och Belopp, instruktioner finns i Söka efter registrerade betalningar.

    I exemplet ovan har kunden samma valuta som standardvalutan i Opter. I exemplet nedan skiljer sig kundens valuta från standardvalutan i Opter, då kundens valuta är Euro och standardvalutan i Opter är svenska kronor.

    Fakturorna listas i mitten av fönstret. Eventuella tidigare registrerade betalningar för fakturan visas i rutan Fakturabetalningar nere till höger i fönstret.

  4. I fältet Inbetalt får du ett förslag på beloppet för betalningen baserat på vad som återstår för kunden att betala på fakturan. Om det är korrekt, klicka på Lägg till. Om det är fel, skriv in det belopp som betalats in till bankkontot i fältet Inbetalt och klicka på Lägg till, eller gör ytterligare justeringar enligt nedan.

    Innan du klickar på Lägg till, kontrollera att alla belopp och summor i fönstret stämmer, även med avin.

    Gör ytterligare justeringar för betalningen vid behov, se tänkbara specialfall nedan.

    Om det finns ett förskott som helt eller delvis täcker mellanskillnaden kommer förskottet att användas.

    På raden för den faktura betalningen gäller, kontrollera att:

    • beloppet i fältet Betalning är samma som i fältet Inbetalt

    • det står ”0” i fältet Nedskrivning eller att fältet är tomt.

    Om det finns ett förskott kommer förskottet att användas i första hand. Om förskottet bara delvis täcker mellanskillnaden och om ert accepterade fakturaavvikelsebelopp (nedskrivning) täcker resten av mellanskillnaden, så kommer Opter att föreslå att resten av mellanskillnaden bokas mot kontot för nedskrivningar.

    Nedskrivningar bokförs på ett nedskrivningskonto, inklusive moms (en kreditfaktura måste ställas ut för att momsen ska kunna "återvinnas").

    Hur stort nedskrivningsbelopp ni accepterar ställer du in under Inställningar > Kontor > Fakturabetalning i fältet Accepterad fakturaavvikelse.

    I exemplet i bilden nedan är fakturan på 1100 SEK, men kunden har bara betalat in 1060 SEK. Det finns ett förskott på 30 SEK som nu används. Opter räknar ut följande åt oss: 1100-1060-30=10 SEK. I det här Opter-systemet har man ställt in att Accepterad fakturaavvikelse är maximalt 10 SEK, så Opter föreslår att de resterande 10 SEK bokas mot kontot för nedskrivningar.

    På raden för den faktura betalningen gäller, kontrollera att:

    • beloppet i fältet Betalning är samma som i kolumnen Återstående

    • fältet Nedskrivning innehåller restskulden som inte betalats in.

    På raden för den faktura betalningen gäller, kontrollera att:

    • beloppet i fältet Betalning är samma som i kolumnen Återstående.

    • beloppet i fältet Använt förskott är samma som det överskjutande inbetalda beloppet, med negativt tecken.

    I exemplet i bilden ovan har kunden betalat in 40 SEK för mycket och ett förskott på dessa 40 SEK kommer att skapas.

    Om inbetalt belopp inte stämmer med en faktura kommer Opter att försöka gissa vilka fakturor som avses.

    I exemplet i bilden ovan har Opter gissat att det är de två översta fakturorna som kunden avser att betala, eftersom summan av dessa två fakturor stämmer med inbetalt belopp.

    1. Kontrollera att Opter har delat upp inbetalningen för de två fakturorna och placerat delbeloppen i fälten Betalning på raderna för fakturorna.

    2. Om delbeloppen inte stämmer, skriv då in de rätta beloppen i fälten Betalning och kontrollera att summan av dem är samma som beloppet i fältet Inbetalt. Om summan överstiger beloppet i fältet Inbetalt kan betalningen registreras och överskottet sparas som ett förskott, se fallet ovan. Om summan understiger beloppet i fältet Inbetalt, och om det inte finns något förskott och/eller om det accepterade fakturaavvikelsebeloppet inte täcker mellanskillnaden, kan betalningen inte registreras. Om det inbetalda beloppet täcker den ena fakturan kan du välja att registrera betalning för den fakturan, och låta överskottet sparas som ett förskott, samt be kunden att betala in det belopp som saknas. När kunden har betalat in det saknade beloppet kan du använda det och förskottet för att registrera betalning för den andra fakturan.

    Opter försöker automatiskt dra av kreditfakturan från återstående belopp och presentera mellanskillnaden som förslag i fältet Belopp.

    1. Kontrollera om Opter har delat upp inbetalningen för de två fakturorna och fyllt i återstående belopp i fälten för Betalning på raderna för fakturorna.

    2. Om beloppen inte stämmer, skriv då in de rätta beloppen i fälten Betalning och kontrollera att summan av dem är samma som beloppet i fältet Inbetalt. Om summan understiger beloppet i Inbetalt kan inte betalningen registreras. Tänk på att betalning för kreditfakturor ska anges med negativt tecken!

    • På raden för kreditfakturan, kontrollera att det står 0 i fältet Betalning eller att fältet är tomt.

    • På raden för fakturan, kontrollera att beloppet i fältet Betalning är samma som i fältet Inbetalt.

    På raden för fakturan, ange det belopp du vill minska kundfordran med i kolumnen Betalning.

    Om beloppet i fältet Betalning överstiger beloppet i fältet Inbetalt så kommer eventuellt förskott att användas. Om det finns ett förskott ser du förskottets beloppet i rutan Förskott. Hur stort belopp av förskottet som kommer att användas visas i fältet Använt förskott under listan av fakturor.

    Om beloppet i fältet Betalning understiger beloppet i Inbetalt skapas istället ett förskott.

    I exemplet i bilden ovan betalar kunden in 70 SEK, men fakturan är på 100 SEK. Det finns ett förskott på 59 SEK, och av dessa 59 SEK använder vi 30 SEK för att hela fakturan ska bli betald.

  5. Kontrollera att alla belopp och summor stämmer, även med avin, och klicka på Lägg till.

Betalningen är nu tillagd och du kan stänga fönstret.

Se även