Senast uppdaterad: 2023-03-31

Visa en varning för obetalda fakturor och överskriden kreditgräns

I den här artikeln

Du kan ange att en varning ska visas i ordermottagningen när en order registreras för en kund som har överskridit sin kreditgräns, eller har obetalda fakturor.

Varningen visas när en ny order sparas om något av följande gäller:

  • Kunden har minst en utestående faktura (vanlig faktura, manuell faktura eller räntefaktura) som inte har betalats inom ett visst antal dagar efter förfallodatum.

  • Det sammanlagda värdet av ordrar som ännu inte har fakturerats, och fakturerade ordrar som ännu inte har förfallit till betalning, överstiger den kreditgräns som har angetts för kunden. Den nya ordern som sparas räknas inte med i kontrollen av kreditgränsen.

Förutom en dialogruta med en varning visas information om kreditgränsen och sent betalda fakturor i rutan Kundinformation i ordermottagningen när en order registreras.

Om ordern skapas på kundwebben visas varningen när den godkänns i ordermottagningen. Inga varningar visas för ordrar som registreras via EDI.

Du måste inte ange en kreditgräns, utan kan använda funktionen för att enbart kontrollera sent betalda fakturor.

Steg 1: Aktivera varningen

  1. Klicka på Inställningar > Kontor > fliken Orderinställningar.

  2. Markera Kontrollera betalning/kreditgräns i ordermottagningen.

  3. Ange hur sen betalningen ska vara för att varningen ska visas genom att ange ett antal dagar i fältet Vid sen betalning, antal dagar efter fakturans förfallodatum innan varningen visas. Om du inte anger någon siffra används ”30”.

  4. Klicka på för att spara alla ändringar.

Den här inställningen gör även att en varning visas när en sen betalning registreras i fönstret Betalningsregistrering.

  • Om ni registrerar betalningar i ett annat system än Opter bör du inte aktivera den här funktionen. Eftersom alla fakturor då kommer att vara obetalda i Opter kommer det att visas en varning för alla ordrar som registreras.

  • Ny kreditinformation från ordrar, fakturor och betalningsregistreringar läses in var 5.e minut. Det innebär till exempel att inga varningar visas om du lägger fler ordrar på en kund som har överskridit kreditgränsen, om den order som gjorde att kreditgränsen överskreds sparades mindre än 5 minuter tidigare.

Du kan pröva dig fram hur varningarna visas genom att skapa en ny order för en kund som du vet ligger efter med betalningarna. Indikeringen visas direkt när du fyller i kundkoden i ordermottagningen. Ändra värdet i fältet Vid sen betalning, antal dagar efter fakturans förfallodatum innan varningen visas i kontorsinställningarna, spara och gör en ny order.

På samma sätt kan du söka fram en obetald faktura med passerat förfallodatum i fönstret Betalningsregistrering. Ändra sedan värdet i fältet Vid sen betalning, antal dagar efter fakturans förfallodatum innan varningen visas, spara och klicka på Sök igen i Betalningsregistrering så ser du när varningen visas och inte.

Steg 2: Ställ in kreditgränser för kunder (valfritt)

Att ange en kreditgräns för en kund innebär att sätta ett maxbelopp för det sammanlagda värdet på pågående ordrar som ännu inte har fakturerats, och levererade ordrar som har fakturerats men inte betalts. Det vill säga ett maxbelopp för hur mycket pengar kunden får vara skyldiga er för utförda och beställda tjänster.

Klicka på Register > Kunder. Sök fram den kund du vill ange kreditgränsen för och gå till fliken Detaljer. Ange ett belopp i kundens valuta i fältet Kreditgräns.

Exempel

Budfirman har haft varningar med standardinställningen 30 dagar, det vill säga accepterat 30 dagar sena betalningar utan varning i ordermottagningen, men vill nu strama åt och ändrar inställningen till ”10” för Vid sen betalning, antal dagar efter fakturans förfallodatum innan varningen visas.

Dessutom har de en kreditgräns på 100 000 SEK på de flesta av sina kunder, som de samtidigt sänker till 75 000.

När inställningen var ”30” betydde ikonerna i ordermottagningen följande:

  • : Summan av pågående, ofakturerade ordrar och obetalda fakturor är mindre än 80 000 SEK, och kunden har inga obetalda fakturor där förfallodatumet har passerats med mer än 14 dagar.

  • : Summan av pågående, ofakturerade ordrar och obetalda fakturor är 80 000–100 000 SEK, eller så har kunden obetalda fakturor där förfallodatumet har passerats med 15–30 dagar.

  • : Summan av pågående, ofakturerade ordrar och obetalda fakturor är större än 100 000 SEK, eller så har kunden obetalda fakturor där förfallodatumet har passerats med mer än 30 dagar.

Nu, när inställningen är ”10” för Vid sen betalning, antal dagar efter fakturans förfallodatum innan varningen visas och kreditgränsen är lägre, betyder ikonerna följande:

  • : Summan av pågående, ofakturerade ordrar och obetalda fakturor är mindre än 60 000 SEK, och kunden har inga obetalda fakturor där förfallodatumet har passerats med mer än 5 dagar.

  • : Summan av pågående, ofakturerade ordrar och obetalda fakturor är 60 000–75 000 SEK, eller så har kunden obetalda fakturor där förfallodatumet har passerats med 5–10 dagar.

  • : Summan av pågående, ofakturerade ordrar och obetalda fakturor är större än 75 000 SEK, eller så har kunden obetalda fakturor där förfallodatumet har passerats med mer än 10 dagar.

Se även

Se även