Senest opdateret: 02.11.2021

Gyldig fra og med: 2020.06.00 og nyere

Registrer betalinger for fakturaer

Denne artikel indeholder instruktioner til manuel registrering af fakturabetalinger. Se Importér betalinger, hvis du i stedet vil importere betalinger fra et eksternt regnskabssystem. Se Betalingsimport fra Fortnox, hvis du vil importere betalinger fra regnskabssystemet Fortnox.

Sådan registrerer du betaling for en faktura:

1. Klik på Økonomi > Manuel betalings registrering.

2. Øverst oppe til venstre i vinduet skal du angive Bankkonto og Dato for den betaling, du vil registrere.

   Hvis konteringen er pr. region, kan du også angive Region. Hvis konteringen ikke er pr. region, skal du vælge [Ingen].

3. Søg efter den faktura, du vil registrere betaling for, via fakturanummeret. Du kan også søge på Kundekode og Beløb, instruktioner findes i Søg efter registrerede betalinger.

   

   I eksemplet ovenfor har kunden samme valuta som standardvalutaen i Opter. I eksemplet nedenfor adskiller kundens valuta sig fra standardvalutaen i Opter, da kundens valuta er euro, og standardvalutaen i Opter er svenske kroner.

   

   Fakturaerne vises i midten af ​​vinduet. Eventuelle tidligere registrerede betalinger for fakturaen vises i ruden Fakturabetalinger nederst til højre i vinduet.

4. I feltet Betalt får du et forslag til betalingsbeløbet, baseret på kundens restbeløb for fakturaen. Klik på Accepter, hvis det er korrekt. Hvis beløbet er forkert, skal du indtaste det beløb, som blev indbetalt på bankkontoen, i feltet Betalt og klikke på Accepter eller foretage yderligere justeringer som vist nedenfor.

   Inden du klikker på Accepter, skal du kontrollere, at alle beløb og summer i vinduet stemmer, også med adviseringen.

   Foretag yderligere justeringer af betalingen efter behov. Se eventuelle særlige tilfælde nedenfor.

   Kunden har betalt for lidt, og du vil opkræve resten

   Hvis der findes et forskud, som helt eller delvist dækker differencen, anvendes forskuddet.

   På rækken for den relevante faktura skal du kontrollere, at:

   • beløbet i feltet Betaling er det samme som i feltet Betalt
   • der står “0” i feltet Nedskriving, eller at feltet er tomt.
   Kunden har betalt for lidt, og du vil afskrive restgælden

   Hvis der findes et forskud, anvendes forskuddet først. Hvis forskuddet kun dækker differencen delvist, og hvis det godkendte fakturaafvigelsesbeløb (nedskrivningen) dækker resten af differencen, vil Opter foreslå, at resten af differencen bogføres på kontoen for nedskrivninger.

   Nedskrivninger bogføres på en nedskrivningskonto, inklusive moms (der skal udstedes en kreditnota, for at momsen skal kunne “inddrives”).

   Hvor stort et nedskrivningsbeløb du accepterer, skal du angive under Indstillinger > Kontor > Fakturabetaling i feltet Accepter fakturaafvigelse.

   I eksemplet på billedet herunder er fakturaen på 1.100 SEK, men kunden har kun indbetalt 1.060 SEK. Der findes et forskud på 30 SEK, som nu anvendes. Opter beregner følgende for os: 1.100-1.060-30=10 SEK. I dette Opter-system er det valgt, at Accepter fakturaafvigelse maks. er 10 SEK, så Opter foreslår, at de resterende 10 SEK bogføres på kontoen for nedskrivninger.

   

   På rækken for den relevante faktura skal du kontrollere, at:

   • beløbet i feltet Betaling er det samme som i kolonnen Udestående
   • feltet Nedskriving indeholder restbeløbet, som ikke blev indbetalt.
   Kunden har betalt for meget, og du vil angive det overskydende beløb som et forskud

   På rækken for den relevante faktura skal du kontrollere, at:

   • beløbet i feltet Betaling er det samme som i kolonnen Udestående.
   • beløbet i feltet Anvendt forskud er det samme som det overskydende indbetalte beløb, med negativt fortegn.

   

   I eksemplet på billedet ovenfor har kunden indbetalt 40 SEK for meget, og der oprettes et forskud på disse 40 SEK.

   Kunden har betalt to fakturaer i samme betaling

   Hvis det indbetalte beløb ikke stemmer overens med en faktura, vil Opter forsøge at gætte, hvilke fakturaer der er tale om.

   

   I eksemplet på billedet ovenfor har Opter gættet, at det er de to øverste fakturaer, som kunden ønsker at betale, da summen af disse to fakturaer stemmer overens med det indbetalte beløb.

   1. Kontrollér, at Opter har opdelt indbetalingen for de to fakturaer og indtastet delbeløbene i felterne Betaling på rækkerne for fakturaerne.
   2. Hvis delbeløbene ikke stemmer, skal du indtaste de korrekte beløb i felterne Betaling og kontrollere, at summen af dem er lig med beløbet i feltet Betalt. Hvis summen overstiger beløbet i feltet Betalt, kan betalingen registreres, og det overskydende beløb gemmes som et forskud. Se tilfældet ovenfor. Hvis summen er lavere end beløbet i feltet Betalt, og hvis der ikke findes noget forskud, og/eller hvis det godkendte fakturaafvigelsesbeløb ikke dækker differencen, kan betalingen ikke registreres. Hvis det indbetalte beløb dækker den ene faktura, kan du vælge at registrere betaling for denne faktura og gemme det overskydende beløb som et forskud samt bede kunden om at betale det resterende beløb. Når kunden har betalt restbeløbet, kan du anvende det og forskuddet til at registrere betaling for den anden faktura.
   Kunden har betalt en faktura med en kreditnota

   Opter forsøger automatisk at trække kreditnotaen fra det udestående beløb og viser differencen som forslag i feltet Beløb.

   1. Kontrollér, at Opter har opdelt indbetalingen for de to fakturaer og indtastet de resterende beløb i feltet for Betaling på rækkerne for fakturaerne.
   2. Hvis beløbene ikke stemmer, skal du indtaste de korrekte beløb i felterne Betaling og kontrollere, at summen af dem er lig med beløbet i feltet Betalt. Hvis summen er lavere end beløbet i Betalt, kan betalingen ikke registreres. Husk, at betaling for kreditnotaer skal angives med negativt fortegn!

   

   Opter foreslår, at en kredit skal anvendes, men kunden har angivet hele beløbet

   • På rækken for kreditnotaen skal du kontrollere, at der står 0 i feltet Betaling, eller at feltet er tomt.
   • På rækken for fakturaen skal du kontrollere, at beløbet i feltet Betaling er det samme som i feltet Betalt.
   Du vil anvende et forskud til at betale en faktura

   På rækken for fakturaen skal du angive det beløb, du vil reducere gælden med, i kolonnen Betaling.

   Hvis beløbet i feltet Betaling overstiger beløbet i feltet Betalt, anvendes et eventuelt forskud. Hvis der findes et forskud, vises forskudsbeløbet i ruden Forskud. Hvor stor en del af forskuddet der anvendes, vises i feltet Anvendt forskud under listen over fakturaer.

   Hvis beløbet i feltet Betaling er lavere end beløbet i Betalt, oprettes i stedet et forskud.

   

   I eksemplet på billedet ovenfor betaler kunden 70 SEK, men fakturaen er på 100 SEK. Der findes et forskud på 59 SEK, og ud af disse 59 SEK anvendes 30 SEK til at betale fakturaen.

5. Kontrollér, at alle beløb og summer i vinduet stemmer, også med adviseringen, og klik på Accepter.

Betalingen er nu registreret, og du kan lukke vinduet.

---