Kontering

Opter är inte ett bokföringsprogram, men systemet underlättar bokföringen genom att låta dig kontera kostnader och intäkter. Du kan göra många inställningar för att Opter automatiskt ska kontera transaktionerna på de konton du vill. På så vis kan du följa upp verksamheten bland annat genom en kundreskontra, där du kan exportera det du behöver för bokföring och uppföljning.

Konteringen sker när en faktura- eller avräkningsperiod stängs, och när en betalning registreras. Opter går då igenom alla poster. För varje post kontrollerar Opter vilka inställningar och regler som finns och avgör vilka av dem som ska användas.

Vid driftsättningen får du hjälp med att ställa in konteringen så att den blir som du vill ha den. Du börjar med att justera kontoplanen i fönstret Konton. I Opter styrs konteringen av vilken momssats ordern har. Grundinställningarna för konteringen görs därför på momssatsen (Ekonomi > Momssats), där det är obligatoriskt att ställa in konteringen. De inställningarna kompletteras sedan med inställningar i till exempel fordonsregistret eller prislistorna för att finjustera hur olika typer av intäkter och kostnader konteras. Om du väljer [Standard] eller [Ingen] för alla andra konteringskällor faller konteringen tillbaka på inställningarna för momssatsen.

Vi rekommenderar att du gör inställningarna vid driftsättningen, och sedan låter Opter kontera posterna på fakturor och avräkningar automatiskt. Du kan dock kontera en order manuellt om du arbetar med konteringsprojekt.

Ställa in konton

I de flesta bokföringsprogram finns en momssats kopplat till varje försäljningskonto. Opter fungerar tvärtom och väljer konto baserat på vilken momssats ordern har.

I ditt bokföringsprogram kanske konto 3012 ger 0 % moms och konto 3010 ger 25 % moms. I Opter är det istället momssatsen för till exempel tjänsten eller kunden på ordern (så kallade konteringskällor), som bestämmer vilka konton som används (1).

Nedan är en bild på fliken Kontering för en prislista. Konteringseditorn ser likadan ut i kundregistret, fordonsregistret och alla andra konteringskällor. Klicka på (2) för att fälla ut alla momssatser och vilka konton som har ställts in för dem.

Överallt i Opter där fliken Kontering finns kan du ställa hur intäkter och kostnader ska konteras för den konteringskällan.

Så här väljer Opter konton för intäkter och kostnader

Opter väljer konton efter den momssats som står på ordern. Konteringen för den momssatsen kan i sin tur ställas in på olika nivåer enligt nedanstående prioriteringsordning. Om ett konto har angetts för ett alternativ nedan används det. Om inställningen är [Standard] eller [Ingen] går Opter vidare till nästa alternativ i listan. I första hand används alltså avancerade konteringsregler, sedan konton som har angetts för artiklarna i prislistan, sedan olika register i den ordning du väljer, och till slut de konton som har ställts in på den momssats som används på ordern.

1. Avancerade regler i konteringsscheman. Klicka på Ekonomi > Konteringsscheman > Konteringsregler (längst ner till höger i fönstret). Där kan du ställa in regler för olika parametrar och som gäller just det konteringsschemat.

   

   Fönstret som öppnas heter Regler, men det är inte samma konteringsregler som ställs in i fönstret Konteringsregler (Ekonomi > Konteringsregler).

2. Valet av konteringsregel i kolumnen Kontering på artikelraden i ordermottagningen. Konteringsreglerna som kan väljas skapas i fönstret Konteringsregler (Ekonomi > Konteringsregler).

3. Konteringsinställningarna på artikeln (fliken Kontering i artikelregistret).

4. Register enligt inställningen i fönstret Prioriteringsordning för kontering (Ekonomi > Prioriteringsordning för kontering).

5. Konteringen som har angetts för den aktuella momssatsen (Ekonomi > Momssats).

Förhandsgranska konteringen

I ordermottagningen kan du testa inställningarna och se hur intäkterna och kostnaderna på en order kommer att konteras, och vilka resultatenheter som väljs.

Det enklaste sättet att testa konteringen är att skapa en testorder i ordermottagningen, se till att den får ett pris och sedan klicka på Förhandsgranska kontering under Pris i ordermottagningen. Du kan sedan ändra på olika saker i ordern, till exempel kund och tjänst, och se hur det påverkar konteringen.

I det fönster som öppnas kan du se hur konteringen för prisraderna kommer att bli när fakturaperioden har stängts och fakturan för ordern har skickats.

1. De gröna raderna visar intäkter (som ska faktureras) med konto och resultatenhet(er) för varje delpris. De röda raderna visar kostnader (som ska avräknas).

2. Om du klickar på en rad visas vilken konteringskälla som matchar ordern (prislista, tjänst, kund eller andra villkor). De gröna färgmarkeringarna visar vilken rad det var som valde ut konto och resultatenhet.

Se även