Sist oppdatert: 2022-11-18

Gjelder fra og med: 2022.10.00 og nyere

Opprette nye ordrer automatisk basert på POD

Noen ganger kan det være praktisk å opprette en ny ordre når en levering mislykkes, for eksempel hvis mottaker ikke er hjemme, og et nytt leveringsforsøk må gjøres dagen etter. Du kan derfor stille inn at nye ordrer skal opprettes automatisk når sjåføren registrerer et leveringsbevis av en bestemt type.

Trinn 1: Hvilke POD-typer skal generere nye ordrer automatisk?

Klikk på Innstillinger > Leveringsbevis (POD) > Leveringsbevistyper. I listen til venstre kan du se hvilke POD-typer du har i systemet. Vanligvis er det ulike typer bomturer som gjør at det trengs en ny transport.

Budtjenester AS har blant annet POD-typeneIngen hjemme, «Ikke nok tid til levering» og «Dellevert» (en annen under-POD-type til Levert), som alle betyr at det må gjøres noe mer med godset etter at et leveringsforsøk er gjort.

Trinn 2: Angi hva som skal gjelde for de nye ordrene

Gå til fanen Status og automatiske kopier og legg til en linje nedenfor Automatisk oppretting av ordrer, så vises innstillingene som kan gjøres for at ordren skal opprettes automatisk når POD er registrert. Mer informasjon om de enkelte innstillingene finner du i Leveringsbevistyper (POD) (vindu). Statusinnstillingene på fanen har ingenting med de automatiske kopiene å gjøre, men er statusen som den opprinnelige ordren kan få når POD er registrert.

Hvis det står Innstillinger fra hoved-POD-type benyttes i stedet under Automatisk oppretting av ordrer, betyr det at du prøver å legge til automatiske kopier for en under-POD-type med avmerkingsboksen Benytt innstillinger fra hovud-POD type markert på fanen Standard. Da finnes det to alternativer:

  • Hvis du vil at ordrer skal genereres automatisk for hoved-POD-typen og eventuelle andre under-POD-typer, konfigurer de automatiske kopiene på hoved-POD-typen.

  • Hvis du vil at ordrer skal genereres automatisk kun for den spesifikke under-POD-typen du har valgt, fjerner du merket Benytt innstillinger fra hovud-POD type på fanen Standard, så kan du konfigurere de automatiske kopiene for under-POD-typen. Husk da at den heller ikke arver noen andre innstillinger fra hoved-POD-typen.

Eksempel, budfirmaets automatiske ordrer

POD-typen Ingen hjemme skal generere to nye ordrer. Én som tar godset tilbake til terminalen samme dag, fordelt på samme ressurs som foretok leveringsforsøket, og én for ny utkjøring neste dag. Det er ennå ikke planlagt hvem som skal levere dagen etter.

  1. Transporten tilbake til terminalen er den første linjen i bildet over:

    • Koblet til POD: Alle eksisterende kolli skal returneres til terminalen ettersom ingen er levert.

    • Benytt POD-dato som ordredato og Ekstra arbeidsdager = ”0”: Ordredatoen vil være den samme som datoen for gjeldende oppdrag fordi transporten tilbake til terminalen skjer på slutten av arbeidsøkten.

    • Kopier ressurs til ny ordre og Fordel ny ordre: Oppdraget som skal ta godset tilbake til terminalen blir automatisk tildelt sjåføren som registrerte POD, og det nye oppdraget havner umiddelbart i listen Tildelte i trafikkledelsen.

  2. Den nye utkjøringen er den andre linjen i bildet ovenfor:

    • Alle: Alle kolli overføres til den nye leveringsordren, fordi alle kolli skal leveres.

    • Benytt POD-dato som ordredato og Ekstra arbeidsdager = ”1”: Ordredatoen vil være neste virkedag etter datoen for gjeldende oppdrag.

    • Den nye oppdraget havner i listen Opprettede i trafikkledelsen og må tildeles manuelt fordi vi ennå ikke vet hvilken ressurs som skal håndtere det.

Denne POD-typen brukes når budfirmaet rett og slett ikke kan levere i tide. En ny ordre for ny utkjøring neste dag opprettes, men mottakeren skal ikke belastes for det.

  • Alle: Alle eksisterende kolli overføres til den nye ordren da ingen er levert.

  • Tjeneste: Tjenesten på den nye ordren endres til ekspress fordi det er budfirmaet selv som ikke har rukket leveringen og ønsker å høyne prioriteringen.

    Tjenesten kan påvirke prisen på ordren, men som standard er Klar for fakturering/avregning ikke haket av for automatiske kopier da det vanligvis er den opprinnelige ordren som faktureres og avregnes.

  • Benytt POD-dato som ordredato og Ekstra arbeidsdager = «1»: betyr at ordredatoen vil være neste arbeidsdag etter datoen for gjeldende oppdrag.

  • Kopier ressurs til ny ordre: Det nye oppdraget forhåndsplanlegges på sjåføren som registrerte POD, fordi den skal kjøre samme runde i morgen, men oppdraget er ikke fordelt enda, men havner på listen Opprettede i trafikkledelsen.

  • Lørdag er arbeidsdag og Søndag er arbeidsdag: Siden det er budfirmaet som gikk glipp av leveransen, ønsker vi å rette opp det så fort som mulig.

  • Kopiene teller ikke med i antallet automatisk opprettede ordrer: Krysset av fordi leveringsforsøket ikke skal regnes som et «ekte» forsøk, kopier som er opprettet gjennom denne POD-typen telles ikke.

Denne POD-typen brukes når ikke alle kolliene på en ordre er levert. Kolliene som ikke er levert, overføres til ny ordre for utkjøring på et senere tidspunkt. Omtrent som en restordre.

«Delvis levert» er en annen under-POD-type til Levert som ikke har konfigurert automatiske kopier. For å kunne lage automatiske kopier på kun under-POD-typen, fjerner vi først haken Benytt innstillinger fra hovud-POD type på fanen Standard og foretar deretter følgende innstillinger på fanen Status og automatiske kopier

  • Sett status til levert/losset: Den opprinnelige ordren regnes som losset fordi kolliene som ikke ble levert, håndteres på den nye ordren.

  • Ikke koblet til POD: Kolliene som ennå ikke er skannet på ordren, overføres til den nye ordren, men de som allerede er levert, overføres ikke. Hvis POD-en som registreres er den siste delleveringen, opprettes det ingen ny ordre fordi det ikke er noen kolli igjen å kopiere til den nye ordren.

  • Den nye oppdraget havner på listen Opprettede i trafikkledelsen og skal fordeles manuelt.

  • Kopiene teller ikke med i antallet automatisk opprettede ordrer: Markert fordi vi ikke vet når alle kolli er levert, og nye ordrer må opprettes til hele ordren er levert.

Trinn 3: Håndtere de nye ordrene

Ordrene som opprettes automatisk, har et oppdrag. Hvis du ikke har stilt inn at det nye oppdraget skal fordeles automatisk, må du fordele det manuelt i trafikkledelsen. Du kan også foreta andre endringer i ordren som vanlig. Avmerkingsboksen Klar for fakturering/avregning er ikke haket av på alle ordrer som opprettes automatisk via POD da det vanligvis er den opprinnelige ordren som skal faktureres og avregnes.

Hvis du ikke lenger ønsker at det automatisk skal opprettes nye ordrer for en POD-type, sletter du linjen ved først å klikke helt til venstre, slik at den markeres, og deretter trykke på Delete.

Automatiske kopier kan opprettes maksimalt to ganger på denne måten. Du kan se hvilken ordre som ligger til grunn for kopien i feltet Opprinnelig ordre under Forslag på sjåfør i ordremottaket.

Hvis budfirmaet har registrert POD Ingen hjemme to ganger på samme opprinnelige ordre, dvs. gjort to leveringsforsøk, ett vanlig (kopi nr. 1 opprettes) og ett ekstra (kopi nr. 2 opprettes), og det er fortsatt ingen hjemme ved tredje forsøk, blir ingen nye ordrer opprettet når Ingen hjemme registreres for tredje gang. Dette for å forhindre et uendelig antall leveringsforsøk.

Hvis du har POD-typer for situasjoner som mottakeren ikke kan påvirke og som ikke skal regnes som et «ekte» leveringsforsøk, som for eksempel budfirmaets «Ikke nok tid til levering», kan du markere Kopiene teller ikke med i antallet automatisk opprettede ordrer. Dette betyr at det opprettes nye ordrekopier hver gang POD-typen registreres, uavhengig av hvor mange tidligere kopier som finnes. Intern informasjon

Det anbefales å merke av Avsluttet på fanen Standard for POD-typer som genererer ordrer automatisk, slik at ikke flere ordrer for samme transport håndteres samtidig i trafikkledelsen.

Se også