Senest opdateret: 18.11.2022

Gyldig fra og med: 2022.10.00 og nyere

Opret nye ordrer automatisk baseret på POD

Det kan af og til være praktisk, at en ny ordre oprettes, når en levering mislykkes, for eksempel hvis modtageren ikke er hjemme, og der skal gøres et nyt leveringsforsøg den næste dag. Du kan derfor indstille det således, at nye ordrer oprettes automatisk, når chaufføren registrerer et leveringsbevis af en bestemt type.

Trin 1: Vælg, hvilke POD-typer der skal generere nye ordrer automatisk.

Klik på Indstillinger > Leveringsbevis (POD) > Leveringsbevistyper. Listen til venstre viser, hvilke POD-typer du har i systemet. Normalt er det forskellige typer af forgæves kørsler, der indebærer, at en ny transport er nødvendig.

Budfirmaet AB har bland andet POD-typerne Ingen hjemme, ”Ikke nok tid til levering” og ”Delleveret” (en under-POD-type til Leveret), som alle betyder, at der skal foretages mere med godset, efter at der er blevet gjort et leveringsforsøg.

Trin 2: Indstil, hvad der skal gælde for de nye ordrer

Gå til fanen Status og automatiske kopier, og tilføj en række under Automatisk oprettelse af POD og ordrer for at vise de indstillinger, der kan foretages for den ordre, som skal oprettes automatisk, når POD'en registreres. Du kan finde flere oplysninger om de enkelte indstillinger i Leveringsbevistyper (vindue). Statusindstillingerne i fanen har intet at gøre med de automatiske kopier, men er den status, som den oprindelige ordre kan få, når POD'en registreres.

Hvis der står Indstillinger fra hoved-POD-type anvendes i stedet under Automatisk oprettelse af POD og ordrer, betyder det, at du forsøger at føje automatiske kopier til en under-POD-type, hvor afkrydsningsfeltet Anvend indstillinger fra hoved PODtype er markeret under fanen Generelt. Der er to muligheder:

  • Hvis du ønsker, at der automatisk skal genereres ordrer for hoved-POD-typen og andre under-POD-typer, skal du konfigurere de automatiske kopier for hoved-POD-typen.

  • Hvis du ønsker, at ordrer kun skal genereres automatisk for den under-POD-type, du har valgt, skal du fjerne markeringen af Anvend indstillinger fra hoved PODtype under fanen Generelt. Derefter kan du konfigurere de automatiske kopier for under-POD-typen. Bemærk, at den ikke overtager andre indstillinger fra hoved-POD-typen.

Eksempel: Budfirmaets automatiske ordrer

POD-typen Ingen hjemme skal generere to nye ordrer. Én til at bringe godset retur til terminalen samme dag, fordelt på den samme ressource, som foretog leveringsforsøget, og én til en ny levering den følgende dag. Det er endnu ikke planlagt, hvem der skal foretage leveringen den følgende dag.

  1. Transporten retur til terminalen er den første række på billedet ovenfor:

    • Knyttet til POD: Alle eksisterende kolli skal returneres til terminalen, da ingen kolli er blevet leveret.

    • Anvend POD-dato som ordredato og Ekstra arbejdsdage = "0": Ordredatoen vil være den samme som datoen for den aktuelle opgave, da transporten retur til terminalen finder sted i slutningen af vagten.

    • Kopier resurse til ny ordre og Tildeler ny ordre: Opgaven, som skal bringe godset retur til terminalen, fordeles automatisk til den chauffør, der registrerede POD'en, og den nye opgave ender direkte i listen Fordelte i disponeringen.

  2. Den nye levering er den anden række i billedet ovenfor:

    • Alle: Alle kolli overføres til den nye leveringsordre, da alle kolli skal leveres.

    • Anvend POD-dato som ordredato og Ekstra arbejdsdage = "1": Ordredatoen vil være den følgende arbejdsdag efter den aktuelle dato på opgaven.

    • Den nye opgave ender i listen Oprettet i disponeringen og skal fordeles manuelt, da vi endnu ikke ved, hvilken ressource der skal håndtere den.

Denne POD-type anvendes, når budfirmaet ikke kan overholde leveringen. Der oprettes en ny ordre til en ny levering den følgende dag, men modtageren skal ikke opkræves for den.

  • Alle: Alle eksisterende kolli overføres til den nye ordre, da ingen kolli er blevet leveret.

  • Tjeneste: Servicetypen på den nye ordre ændres til "ekspres", fordi det er budfirmaet selv, der har misset leveringen og ønsker at prioritere den.

    Servicetypen kan påvirke prisen på ordren, men som udgangspunkt er Klar til fakturering/afregning ikke markeret for automatiske kopier, da det som regel er den originale ordre, der faktureres og afregnes.

  • Anvend POD-dato som ordredato og Ekstra arbejdsdage = ”1”: betyder, at ordredatoen vil være den følgende arbejdsdag efter den aktuelle dato på opgaven.

  • Kopier resurse til ny ordre: Den nye opgave planlægges på forhånd for den chauffør, der registrerede POD'en, da vedkommende skal køre den samme tur i morgen, men opgaven er ikke fordelt endnu og ender i listen Oprettet i disponeringen.

  • Lørdag er arbejdsdag og Søndag er arbejdsdag: Da det er budfirmaet, der missede leveringen, ønsker vi at løse problemet så hurtigt som muligt.

  • Kopierne tælles ikke med i antallet af automatisk oprettede ordrer: Markeret, fordi leveringsforsøget ikke skal tælles som et "rigtigt" forsøg, og kopier, der er oprettet af denne POD-type, tælles ikke med.

Denne POD-type bruges, når ikke alle kolli på en ordre er blevet leveret. kolli, der ikke er blevet leveret, overføres til en ny ordre, så de kan blive leveret på et senere tidspunkt. Det er en slags restordre.

”Delleveret” er en under-POD-type til Leveret, som ikke har nogen automatiske kopier konfigureret. For at kunne oprette automatiske kopier kun af under-POD-typen skal vi først fjerne markeringen af Anvend indstillinger fra hoved PODtype under fanen Generelt og derefter foretage følgende indstillinger under fanen Status og automatiske kopier

  • Sæt status til leveret: Den oprindelige ordre anses for at være leveret, da de kolli, der ikke blev leveret, håndteres på den nye ordre.

  • Ikke knyttet til POD: kolli, der endnu ikke er blevet scannet på ordren, overføres til den nye ordre, men kolli, der allerede er blevet leveret, overføres ikke. Hvis den registrerede POD er den sidste dellevering, oprettes der ikke nogen ny ordre, da der ikke er nogen kolli tilbage at kopiere til den nye ordre.

  • Den nye opgave ender i listen Oprettet i disponeringen og skal fordeles manuelt.

  • Kopierne tælles ikke med i antallet af automatisk oprettede ordrer: Markeret, da vi ikke ved, hvornår alle kolli er blevet leveret, og nye ordrer vil blive oprettet, indtil hele ordren er leveret.

Trin 3: Håndter de nye ordrer

De automatisk oprettede ordrer har en opgave. Hvis du ikke har indstillet, at den nye opgave skal fordeles automatisk, skal du fordele den manuelt i disponeringen. Du kan også foretage andre ændringer i ordren som sædvanlig. Afkrydsningsfeltet Klar til fakturering/afregning er ikke markeret på alle ordrer, der oprettes automatisk via POD, da det som regel er den oprindelige ordre, der faktureres og afregnes.

Hvis du ikke længere ønsker, at der automatisk skal oprettes nye ordrer for en POD-type, skal du slette rækken ved først at klikke længst til venstre for at markere den og derefter trykke på Delete.

Der kan maksimalt oprettes automatiske kopier to gange på denne måde. Du kan se den ordre, som kopien er baseret på, i feltet Oprindelig ordre under Forslag til chauffør i ordremodtagelsen.

Budfirmaet har registreret POD'en Ingen hjemme to gange på den samme oprindelige ordre, dvs. at der er foretaget to leveringsforsøg, et almindeligt (kopi 1 oprettes) og et ekstra (kopi 2 oprettes). Hvis der stadig ikke er nogen hjemme ved det tredje forsøg, oprettes der ikke nye ordrer, når Ingen hjemme registreres for tredje gang. Dette er for at undgå et uendeligt antal leveringsforsøg.

Hvis du har POD-typer for situationer, der ligger uden for modtagerens kontrol, og som ikke bør tælles med som et "rigtigt" leveringsforsøg, f.eks. budfirmaets POD-type "Ikke nok tid til levering", kan du markere Kopierne tælles ikke med i antallet af automatisk oprettede ordrer. Det betyder, at der oprettes nye ordrekopier, hver gang POD-typen registreres, uanset hvor mange tidligere kopier der findes. Intern information

Det anbefales at markere Afsluttet under fanen Generelt for POD-typer, der genererer ordrer automatisk, så flere ordrer for samme transport ikke håndteres samtidigt i disponeringen.

Se også