Tilausten tuonti Excelistä tilausten hallintaan

Jotta tilausten tuonti Excelistä tilausten hallintaan onnistuu, sarakkeiden sisältöjen on täsmättävä ja sarakkeiden on oltava samassa järjestyksessä sekä Excelissä että Opterissa.

Sarakkeiden otsikoiden ei tarvitse täsmätä, vaan tärkeintä on, että sarakkeiden sisältö täsmää. Sarakkeen nimi voi olla esimerkiksi ”Hinta, manuaalinen” Excelissä, kun tilausten hallinnassa se on nimeltään ”Manuaalinen hinta”. Tärkeintä on, että tiedät, mitä tietoja kukin Excelin sarake sisältää, jotta osaat täsmäyttää ne oikein tilausten hallinnan sarakkeiden kanssa.

Vaihe 1: Luo uusi tilausten hallinnan näkymä

Voit luoda uuden näkymän kohdassa Tilauksen tarkistusasetukset, jossa voit asettaa sarakkeet siten, että ne täsmäävät Excel-tiedoston sarakkeiden kanssa. Tee näin:

Valitse Lähetys > Tilauksen tarkistus.
Valitse pudotusvalikon Asetus vieressä tilausten hallinnassa.
Ikkuna Tilauksen tarkistusasetukset avautuu.
Valitse ja luo uusi asetus. Nimeä se, esimerkiksi ”Tuonti Excelistä”.
Merkitse valintaruutu Salli uuden tilauksen luominen välilehdellä Yleinen.
Valitse, mitkä sarakkeet näkyvät tilausten hallinnassa ja missä järjestyksessä. Avaa välilehti Sarakkeet ja noudata ohjeita kohdassa Tilausten hallinnan sarakkeet.
Opter luo tilausnumeron sen jälkeen, kun uudet tilaukset on tuotu Opteriin ja tallennettu. Jos sinulla on oma sarake tilausnumeroille, jätä sen solut tyhjiksi Excel-tiedostossa.
Jos olet syöttänyt uuden tilausnumeron Excel-tiedoston tilausnumerosarakkeeseen, Opter jättää sen huomiotta ja luo sen sijaan itse uusia tilausnumeroita kun tallennat uudet tilaukset Opteriin.

Vaihe 2: Kopioi ja liitä tilaukset

Sovelluksessa ei ole erityistä tuontitoimintoa, vaan tilausrivit kopioidaan Excelistä tilausten hallintaan. On kuitenkin muutama yksityiskohta, jotka on otettava huomioon. Tee näin:

Tarkista, että tilausten hallinnassa on samat sarakkeet ja että ne ovat samassa järjestyksessä kuin Excel-tiedostossa. Tarkista, että esimerkiksi päivämäärät ja hinnat on kirjoitettu samassa muodossa Excel-tiedostossa ja Opterissa.
Excel-tiedostossa, merkitse kaikki rivit lukuun ottamatta sarakeriviä (ylin rivi) ja paina Ctrl + C kopioidaksesi ne.
Napsauta painiketta Click here to add new item tilausluettelon alareunassa. Uusi rivi luodaan.
Napsauta uuden rivin kohtaa ensimmäisen sarakkeen vasemmassa reunassa ja liitä tilaukset painamalla Ctrl + V.
Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa kenttää, joka on Excelistä kopioitujen sarakkeiden vasemmassa reunassa, esimerkiksi Tilauspäivä (4b). Paina Ctrl + V ja liitä uudet tilaukset.
Napsauta kohtaa Ok avautuvassa valintaikkunassa.
Tarkista, että kaikki näyttää olevan oikein tilausten hallinnassa, ja tallenna uudet tilaukset valitsemalla Tallenna (Ctrl+S) Yleinen-ikkunan vasemmasta yläkulmasta. Opter luo tallentamisen jälkeen tilausnumerot uusille tilauksille.
Jos tilausten hallinnassa syntyy tyhjiä rivejä, se johtuu useimmiten siitä, että liitetty asiakastunnus ei vastaa Opterilla jo olemassa olevaa asiakastunnusta.
Jos haluat poistaa tyhjän rivin, valitse rivi napsauttamalla sitä vasemmalta. Valitse sitten Delete tai Poista ikkunan vasemmasta yläkulmasta. Riville ilmestyy symboli , joka tarkoittaa, että rivi poistetaan, kun valitset vasemmasta yläkulmasta.