Importera kunder från Excel

För att kunna importera kunder från Excel till kundregistret i Opter måste Excel-filen som ska importeras vara i ett visst format. Minimikravet är att det är en tabbseparerad TXT-fil med kolumnrubriker på första raden, och att filen innehåller en kolumn med en kundkod. Kolumnrubrikerna i filen mappas mot fälten i kundregistret i Opter. Om kolumnrubrikerna inte stämmer överens med namnen på fälten i Opter kan du mappa dem manuellt under importen.

Det finns tre olika utgångspunkter för att importera kunder:

• Exportera befintliga kunder från Opter och lägg till nya kunder i den exporterade Excel-filen, som du sedan importerar igen.

• Om du redan har ett kundregister i en Excel-fil från ett annat system som du vill importera till Opter, men inte vill mappa alla fält manuellt, kan du utgå från en export av ett befintligt kundregister i Opter och byta namn på kolumnerna i den Excel-fil som du vill importera, så att de har samma namn som kolumnerna i exportfilen från Opter.

• Mappa kolumner i en befintlig Excel-fil manuellt vid importen. Excel-filen kan vara skapad manuellt eller exporterad från ett annat system.

Steg 1: Skapa en Excel-fil för import till Opter

Om du redan har minst en kund i kundregistret i Opter kan du exportera det och antingen redigera Excel-filen direkt eller använda som förlaga för en annan Excel-fil som du vill importera.

Om du har skapat en Excel-fil manuellt, eller exporterat från ett annat system, och vill mappa kolumnerna i den manuellt går du till Steg 2: Importera Excel-filen till Opter nedan.

Så här exporterar du kundregistret i Opter och skapar en importfil:

1. Klicka på Register > Kunder.

2. Klicka på (Exportera till Excel) i verktygsfältet och sedan på Ok för att spara filen.

3. Öppna Excel-filen och lägg till de kunder som du vill importera till Opter, en per rad.

   För att kunderna ska importeras måste kolumnen Kundkod fyllas i i Excel-filen. Om kunderna inte har någon kundkod importeras de inte till Opter.

   Om du redan har en Excel-fil med kunder kan du byta namn på kolumnerna så att de heter likadant som i exportfilen från Opter.

4. Ta bort rad 1 med rubriken Kunder så att filen ser ut så här:

   

5. Klicka på Arkiv > Spara som > Bläddra i Excel.

6. Klicka på Filformat och välj Unicode-text (*.txt).

   

7. Spara filen.

Steg 2: Importera Excel-filen till Opter

Om du har skapat en Excel-fil manuellt som du vill importera, eller exporterat en fil från ett annat system, måste du först spara den som Unicode-text (se punkt 5–7 i steg 1 ovan). Importera sedan filen så här:

1. Klicka på Register > Kunder.

2. Klicka på Kund > Importera.

3. Bläddra till den TXT-fil du har förberett och klicka på Öppna. En förhandsgranskning av importen öppnas i Opter.

4. Kontrollera att den information som visas i de tre exempelkolumnerna är det som ska importeras till fälten i kolumnen Fält i kundregistret. Om något av fälten inte stämmer kan du välja rätt kolumn i Kolumn i importfilen.

   1. Fältet Kundkod måste vara mappad till en kolumn i importfilen, annars importeras inga kunder.

   2. Du kan mappa samma Excel-kolumn till flera olika fält i Opter. Då importeras samma information till de fälten. I exemplet nedan importeras informationen i kolumnen Organisationsnummer i Excel-filen både till Organisationsnummer och Reskontranummer i kundregistret.

   3. Om du väljer [Ingen] för en Excel-kolumn importeras ingen information till det fältet i Opter. I det här exemplet importeras inte telefonnumret till Telefon 2 i kundregistret.

   

5. Klicka på Importera längst ner till höger. När importen är klar visas ett meddelande med resultatet och eventuella fel. I vårt exempel har organisationsnumret importerats till två fält (5a) och telefonnumret har inte importerats (5b).

   

Se även