Importere kunder fra Excel

For å kunne importere kunder fra Excel til kunderegisteret i Opter må Excel-filen som skal importeres, ha et bestemt format. Minstekravet er at det er en tabulatordelt TXT-fil med kolonneoverskrifter i første rad, og at filen inneholder en kolonne med en kundekode. Kolonneoverskriftene tilordnes feltene i kunderegisteret i Opter. Dersom kolonneoverskriftene ikke stemmer overens med navnene på feltene i Opter, kan du tilordne dem manuelt under importen.

Det finnes tre ulike utgangspunkter for å importere kunder:

• Eksporter eksisterende kunder fra Opter og legg til nye kunder i den eksporterte Excel-filen, som du så importerer igjen.

• Hvis du allerede har et kunderegister i en Excel-fil fra et annet system som du vil importere til Opter, men ikke vil tilordne alle feltene manuelt, kan du ta utgangspunkt i en eksport av et eksisterende kunderegister i Opter og bytte navn på kolonnene i Excel-filen du vil importere, slik at de har samme navn som kolonnene i eksportfilen fra Opter.

• Tilordne kolonner i en eksisterende Excel-fil manuelt under importen. Excel-filen kan være opprettet manuelt eller eksportert fra et annet system.

Trinn 1: Opprett en Excel-fil for import til Opter

Hvis du allerede har minst én kunde i kunderegisteret i Opter, kan du eksportere den og enten redigere Excel-filen direkte eller bruke den som grunnlag for en annen Excel-fil du vil importere.

Hvis du har opprettet en Excel-fil manuelt eller eksportert den fra et annet system, og ønsker å tilordne kolonnene i den manuelt, går du til Trinn 2: Importer Excel-filen til Opter nedenfor.

Slik eksporterer du kunderegisteret i Opter og oppretter en importfil:

1. Klikk på Register > Kunder.

2. Klikk på Eksporter til Excel i menyen og deretter på Ok for å lagre filen.

3. Åpne Excel-filen og legg til de kundene du vil importere til Opter, én per rad.

   Hvis du allerede har en Excel-fil med kunder, kan du bytte navn på kolonnene slik at de heter det samme som i eksportfilen fra Opter.

   For at kundene skal importeres, må kolonne Kundekode fylles ut i Excel-filen. Hvis kundene ikke har noen kundekode, blir de ikke importert til Opter.

4. Fjern rad 1 med overskriften Kunder, slik at filen ser slik ut:

   

5. Klikk på Arkiv > Lagre som > Bla gjennom i Excel.

6. Klikk på Filformat og velg Unicode-tekst (*.txt).

   

7. Lagre filen.

Trinn 2: Importer Excel-filen til Opter

Hvis du har opprettet en Excel-fil manuelt som du ønsker å importere, eller eksportert en fil fra et annet system, må du først lagre den som Unicode-tekst (se punkt 5–7 i trinn 1 ovenfor). Importer deretter filen slik:

1. Klikk på Register > Kunder.

2. Klikk på Importer på menyen.

3. Bla frem til TXT-filen du har forberedt, og klikk på Åpne. En forhåndsvisning av importen åpnes i Opter.

4. Kontroller at informasjonen som vises i de tre eksempelkolonnene, er det som skal importeres til feltene i kolonnen Felt i kunderegisteret. Hvis et av feltene ikke stemmer, kan du velge riktig kolonne i Kolonne i importfilen.

   1. Feltet Kundekode må være tilordnet en kolonne i importfilen, ellers blir ingen kunder importert.

   2. Du kan tilordne samme Excel-kolonne til flere ulike felter i Opter. Da importeres samme informasjon til disse feltene. I eksemplet nedenfor importeres telefonnummeret i kolonnen Telefon 2 i Excel-filen både til Telefon 1 og Telefon 2 i kunderegisteret.

   3. Hvis du velger [Ingen] for en Excel-kolonne, importeres ikke informasjon til det feltet i Opter. I dette eksemplet blir ikke faksnummeret importert til kunderegisteret.

   

5. Klikk på Importere nederst til høyre. Når importen er fullført, vises en melding med resultatet og eventuelle feil. I vårt eksempel er telefonnummeret importert til to felt (5a), mens faksnummeret ikke er importert (5b).

   

Se også

• Kundeimport (vindu)

• Kunder (vindu)