Asiakkaiden tuominen Excel-ohjelmasta

Jotta voit tuoda asiakkaita Excel-ohjelmasta Opter-asiakasrekisteriin, tuotavan Excel-tiedoston on oltava tietyssä muodossa. Vähimmäisvaatimus on sarkaimilla erotettu TXT-tiedosto, jonka ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot. Lisäksi tiedoston tulee sisältää sarake, jossa on asiakaskoodi. Tiedoston sarakeotsikot yhdistetään Opter-asiakasrekisterin kenttiin. Jos sarakeotsikot eivät vastaa Opter-kenttien nimiä, voit yhdistää ne manuaalisesti tuonnin aikana.

Asiakkaiden tuontiin on kolme erilaista vaihtoehtoa:

• Vie nykyiset asiakkaat Opterista ja lisää uusia asiakkaita vietyyn Excel-tiedostoon, jonka tuot sitten uudelleen.

• Jos sinulla on jo Excel-tiedostomuotoinen asiakasrekisteri toisesta järjestelmästä, jonka haluat tuoda Opter-ohjelmaan, mutta et halua yhdistää kaikkia kenttiä manuaalisesti, voit aloittaa viemällä jonkin Opterissa olemassa olevan asiakasrekisterin. Nimeä sitten tuotavan Excel-tiedoston sarakkeet siten, että niillä on samat nimet kuin Opterista viedyn tiedoston sarakkeilla.

• Yhdistä sarakkeet olemassa olevassa Excel-tiedostossa manuaalisesti tuonnin yhteydessä. Excel-tiedosto voidaan luoda manuaalisesti tai viedä toisesta järjestelmästä.

Vaihe 1: Luo Excel-tiedosto tuotavaksi Opter-ohjelmaan

Jos sinulla on jo ainakin yksi asiakas Opter-asiakasrekisterissä, voit viedä asiakasrekisterin ja joko muokata Excel-tiedostoa suoraan tai käyttää sitä mallina toiselle Excel-tiedostolle, jonka haluat tuoda.

Jos olet luonut Excel-tiedoston manuaalisesti tai vienyt sen toisesta järjestelmästä ja haluat määrittää sen sarakkeet manuaalisesti, siirry alla olevaan kohtaan Vaihe 2: Tuo Excel-tiedosto Opteriin.

Asiakasrekisterin vieminen Opterista ja tuontitiedoston luominen:

1. Valitse Hakemisto > Asiakkaat.

2. Napsauta valikosta Vie Exceliin ja sitten Ok tallentaaksesi tiedoston.

3. Avaa Excel-tiedosto ja lisää Opter-ohjelmaan tuotavat asiakkaat, yksi riviä kohden.

   Jos sinulla on jo Excel-tiedosto asiakkaista, voit nimetä sarakkeet uudelleen siten, että niillä on samat nimet kuin Opter-vientitiedostossa.

   Asiakkaiden tuontia varten Asiakaskoodi-sarake on täytettävä Excel-tiedostossa. Jos asiakkaalla ei ole asiakaskoodia, asiakasta ei tuoda Opteriin.

4. Poista rivi 1, jonka otsikkona on Asiakkaat, niin että tiedosto näyttää tältä:

   

5. Napsauta Excelissä Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa.

6. Napsauta Tiedostomuoto ja valitse Unicode-teksti (*.txt).

   

7. Tallenna tiedosto.

Vaihe 2: Tuo Excel-tiedosto Opteriin

Jos olet luonut manuaalisesti Excel-tiedoston, jonka haluat tuoda, tai vienyt tiedoston toisesta järjestelmästä, sinun on ensin tallennettava se Unicode-tekstinä (katso edellä olevan vaiheen 1 kohdat 5–7). Tuo sitten tiedosto seuraavasti:

1. Valitse Hakemisto > Asiakkaat.

2. Valitse Tuonti valikossa.

3. Selaa valmiiksi valmistamaasi TXT-tiedostoon ja napsauta Avaa. Tuonnin esikatselu avautuu Opterissa.

4. Varmista, että kolmessa esimerkkisarakkeessa näkyvät tiedot ovat ne, jotka haluat tuoda Kentät asiakasrekisterissä-sarakkeen kenttiin. Jos jokin kentistä on väärä, voit valita oikean sarakkeen kohdassa Sarake tuontitiedostossa.

   1. Kenttä Asiakaskoodi on liitettävä tuontitiedoston sarakkeeseen, muuten asiakkaita ei tuoda.

   2. Voit yhdistää saman Excel-sarakkeen useisiin kenttiin Opterissa. Tällöin näihin kenttiin tuodaan samat tiedot. Seuraavassa esimerkissä Excel-tiedoston sarakkeen Puhelin 2 puhelinnumero tuodaan sekä asiakastietokannan kenttään Puhelin 1 että kenttään Puhelin 2.

   3. Jos [Ei Mikään] valitaan Excel-sarakkeelle, tietoja ei tuoda kyseiseen kenttään Opterissa. Tässä esimerkissä faksinumeroa ei tuoda asiakastietokantaan.

   

5. Valitse Tuonti oikeassa alakulmassa. Kun tuonti on valmis, näyttöön tulee viesti onnistumisesta ja mahdollisista virheistä. Esimerkissämme puhelinnumero on tuotu kahteen kenttään (5a), mutta faksinumeroa ei ole tuotu (5b).

   

Katso myös

• Asiakkaan tuonti (ikkuna)

• Asiakkaat (ikkuna)