Viimeisin päivitys: 16.3.2021

Voimassa alkaen: 2017.12.00 ja uudempia

Asiakkaiden tuominen Excel-ohjelmasta

Jotta voit tuoda asiakkaita Excel-ohjelmasta Opter-asiakasrekisteriin, tuotavan Excel-tiedoston on oltava tietyssä muodossa. Vähimmäisvaatimus on sarkaimilla erotettu TXT-tiedosto, jonka ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot. Lisäksi tiedoston tulee sisältää sarake, jossa on asiakaskoodi. Tiedoston sarakeotsikot yhdistetään Opter-asiakasrekisterin kenttiin. Jos sarakeotsikot eivät vastaa Opter-kenttien nimiä, voit yhdistää ne manuaalisesti tuonnin aikana.

Asiakkaiden tuontiin on kolme erilaista vaihtoehtoa:

• Vie nykyiset asiakkaat Opterista ja lisää uusia asiakkaita vietyyn Excel-tiedostoon, jonka tuot sitten uudelleen.
• Jos sinulla on jo Excel-tiedostomuotoinen asiakasrekisteri toisesta järjestelmästä, jonka haluat tuoda Opter-ohjelmaan, mutta et halua yhdistää kaikkia kenttiä manuaalisesti, voit aloittaa viemällä jonkin Opterissa olemassa olevan asiakasrekisterin. Nimeä sitten tuotavan Excel-tiedoston sarakkeet siten, että niillä on samat nimet kuin Opterista viedyn tiedoston sarakkeilla.
• Yhdistä sarakkeet olemassa olevassa Excel-tiedostossa manuaalisesti tuonnin yhteydessä. Excel-tiedosto voidaan luoda manuaalisesti tai viedä toisesta järjestelmästä.

Vaihe 1: Luo Excel-tiedosto tuotavaksi Opter-ohjelmaan

Jos sinulla on jo ainakin yksi asiakas Opter-asiakasrekisterissä, voit viedä asiakasrekisterin ja joko muokata Excel-tiedostoa suoraan tai käyttää sitä mallina toiselle Excel-tiedostolle, jonka haluat tuoda.

Jos olet luonut Excel-tiedoston manuaalisesti tai tuonut sen toisesta järjestelmästä ja haluat yhdistää sen sarakkeet manuaalisesti, siirry alla olevaan kohtaan Vaihe 2: Tuo Excel-tiedosto Opteriin alla.

Asiakasrekisterin vieminen Opterista ja tuontitiedoston luominen:

1. Valitse Hakemisto > Asiakkaat.
2. Valitse (Vie Exceliin) työkalupalkissa ja tallenna tiedosto napsauttamalla painiketta Ok.

3. Avaa Excel-tiedosto ja lisää Opter-ohjelmaan tuotavat asiakkaat, yksi riviä kohden.

   Asiakkaiden tuontia varten Asiakaskoodi-sarake on täytettävä Excel-tiedostossa. Jos asiakkaalla ei ole asiakaskoodia, asiakasta ei tuoda Opteriin.

   Jos sinulla on jo Excel-tiedosto asiakkaista, voit nimetä sarakkeet uudelleen siten, että niillä on samat nimet kuin Opter-vientitiedostossa.

4. Poista rivi 1, jonka otsikkona on Asiakkaat, niin että tiedosto näyttää tältä:

   

5. Valitse Arkisto > Tallenna nimellä > Selaa Excel-ohjelmassa.

6. Valitse Tiedostomuoto ja Unicode-teksti (*.txt).

   

7. Tallenna tiedosto.

Vaihe 2: Tuo Excel-tiedosto Opteriin

Jos olet luonut manuaalisesti Excel-tiedoston, jonka haluat tuoda, tai vienyt tiedoston toisesta järjestelmästä, sinun on ensin tallennettava se Unicode-tekstinä (katso yllä olevan vaiheen 1 kohdat 5–7). Tuo sitten tiedosto seuraavasti:

1. Valitse Hakemisto > Asiakkaat.
2. Valitse Asiakas > Tuonti.
3. Etsi valmistelemasi TXT-tiedosto ja valitse Avaa. Tuonnin esikatselu avautuu Opterissa.
4. Varmista, että kolmessa esimerkkisarakkeessa näkyvät tiedot ovat ne, jotka haluat tuoda Kentät asiakasrekisterissä-sarakkeen kenttiin. Jos jokin kentistä on väärä, voit valita oikean sarakkeen kohdassa Sarake tuontitiedostossa.
   1. Kenttä Asiakaskoodi on yhdistettävä tuontitiedoston sarakkeeseen, muuten asiakkaita ei tuoda.
   2. Voit yhdistää saman Excel-sarakkeen useisiin kenttiin Opterissa. Tällöin näihin kenttiin tuodaan samat tiedot. Alla olevassa esimerkissä tiedot Excel-tiedoston sarakkeessa Y-tunnus tuodaan sekä kohteeseen Y-tunnus että Reskontranumero asiakasrekisterissä.
   3. Jos [Ei Mikään] valitaan Excel-sarakkeelle, tietoja ei tuoda kyseiseen kenttään Opterissa. Tässä esimerkissä ei tuoda puhelinnumeroa kohteeseen Puhelin 2 asiakasrekisterissä.

   

5. Valitse Tuonti oikeassa alakulmassa. Kun tuonti on valmis, näyttöön tulee viesti onnistumisesta ja mahdollisista virheistä. Esimerkissä Y-tunnus on tuotu kahteen kenttään (5a). Puhelinnumeroa ei ole tuotu (5b).

   

---