Senest opdateret: 16.03.2021

Gyldig fra og med: 2017.12.00 og nyere

Importér kunder fra Excel

For at kunne importere kunder fra Excel til kunderegistret i Opter skal den Excel-fil, der skal importeres, have et bestemt format. Det skal som minimum være en TXT-fil adskilt af faner med kolonneoverskrifter på første række, og filen skal indeholde en kolonne med en kundekode. Kolonneoverskrifterne i filen mappes til felterne i kunderegistret i Opter. Hvis kolonneoverskrifterne ikke stemmer overens med navnene i felterne i Opter, kan du mappe dem manuelt under importen.

Du kan importere kunder på tre forskellige måder:

• Eksportér eksisterende kunder fra Opter og tilføj nye kunder til den eksporterede Excel-fil, som du derefter importerer igen.
• Hvis du allerede har et kunderegister i en Excel-fil fra et andet system, som du ønsker at importere til Opter, men ikke vil mappe alle felter manuelt, kan du omdøbe kolonnerne i den Excel-fil, du ønsker at importere, så de har samme navne som kolonnerne i eksportfilen fra Opter.
• Map kolonnerne i en eksisterende Excel-fil manuelt ved import. Excel-filen kan være oprettet manuelt eller eksporteret fra et andet system.

Trin 1: Opret en Excel-fil, der skal importeres til Opter

Hvis du allerede har mindst én kunde i kunderegistret i Opter, kan du eksportere det og enten redigere Excel-filen direkte eller bruge den som skabelon til en anden Excel-fil, som du vil importere.

Hvis du har oprettet en Excel-fil manuelt eller eksporteret den fra et andet system og ønsker at mappe kolonnerne i den manuelt, skal du gå til Trin 2: Importér Excel-filen til Opter nedenfor.

Sådan eksporterer du kunderegistret i Opter og opretter en importfil:

1. Klik på Register > Kunder.
2. Klik på (Eksporter til Excel) i værktøjslinjen og derefter på Ok for at gemme filen.

3. Åbn Excel-filen, og tilføj de kunder, du ønsker at importere til Opter – én pr. række.

   For at kunderne kan importeres, skal kolonnen Kundekode udfyldes i Excel-filen. Hvis kunderne ikke har nogen kundekode, kan de ikke importeres til Opter.

   Hvis du allerede har en Excel-fil med kunder kan du omdøbe kolonnerne, så de hedder det samme som eksportfilen fra Opter.

4. Fjern række 1 med overskriften Kunder, så filen ser således ud:

   

5. Klik på Arkiv > Gem som > Gennemse i Excel.

6. Klik på Filformat, og vælg Unicode-tekst (*.txt).

   

7. Gem filen.

Trin 2: Importér Excel-filen til Opter

Hvis du har oprettet en Excel-fil manuelt, som du ønsker at importere, eller hvis du har eksporteret en fil fra et andet system, skal du først gemme den som Unicode-tekst (se punkt 5-7 i trin 1 ovenfor). Importér derefter filen således:

1. Klik på Register > Kunder.
2. Klik på Kunder > Importér.
3. Gå til den TXT-fil, du har forberedt, og klik på Åbn. En forhåndsvisning af importen åbnes i Opter.
4. Kontrollér, at den information, som vises i de tre eksempelkolonner, er den samme som den information, der skal importeres til felterne i kolonnen Felt i kunderegisteret. Hvis nogle af felterne ikke stemmer, kan du vælge den rigtige kolonne i Kolonne i importfilen.
   1. Feltet Kundekode skal være mappet til en kolonne i importfilen, da det ellers ikke er muligt at importere kunder.
   2. Du kan mappe den samme Excel-kolonne til flere forskellige felter i Opter. Derefter importeres de samme oplysninger til disse felter. I eksemplet herunder importeres oplysningerne i kolonnen CVR nummer i Excel-filen både til CVR nummer og Finanskontonummer i kunderegisteret.
   3. Hvis du vælger [Ingen] for en Excel-kolonne, bliver der ikke importeret nogen oplysninger til feltet i Opter. I dette eksempel importeres telefonnummeret ikke til Telefon 2 i kunderegistret.

   

5. Klik på Importer nederst til højre. Når importen er klar, vises en besked med resultatet samt eventuelle fejl. I vores eksempel er organisationsnummeret blevet importeret til to felter (5a), og telefonnummeret er ikke blevet importeret (5b).

   

---