EDI-integration med Opter

Opter er et system til transportstyring i realtid.

Hvis du ikke har Opter, og hvis din partner har Opter, kan du forbinde jeres transportstyringssystemer ved hjælp af en EDI-integration (EDI-link), som giver følgende funktioner:

• I kan nemt sende opgaver til hinanden.

• Du modtager en ordrebekræftelse, så du kan se, om underleverandøren har accepteret opgaven.

• Når en ordre skifter status i det ene system, skifter den også status i det andet system.

• Leveringsbevis (POD) sendes automatisk mellem systemerne.

Denne artikel beskriver, hvilke data Opter kan sende og tage imod, samt hvilke transportformer og filformater der er understøttet. Den indeholder også oplysninger om ordreservice – en webservice, hvor en samarbejdspartner kan oprette ordrer i Opter-kundens system. Hvis du ikke har fået svar på dine spørgsmål i denne artikel, er du velkommen til at kontakte , så vi kan finde en løsning i fællesskab.

Begreber:

• EDI (Electronic Data Interchange): EDI er en overførsel af struktureret information i henhold til et aftalt format. En EDI-integration skal tilpasses den eksport eller import, der skal foretages, og de oplysninger, der skal eksporteres eller importeres, skal være i det rigtige format.

• Opter-kunde: Den samarbejdspartner, der har Opters transportstyringssystem.

• POD (Proof of Delivery): Leveringsbevis. I Opter anvendes for eksempel leveringsbevistyperne Leveret, Ny adresse og Ingen hjemme.

• Status: Ved en statusopdatering sendes ordrestatusser, for eksempel Lastet og Leveret, mellem systemerne.

Send data til Opter

Format

For at Opter-kunden skal kunne sende og tage imod data via EDI, er det nødvendigt at vælge, hvordan overførslen af ordredokumentationen skal se ud. Opter kan indlæse ordredokumentationen i formaterne XML, EDIFACT, JSON, CSV og andre tekstfiler med statiske separatorer. Opter kan håndtere forskellige tegnkodninger. Kontakt , hvis du har spørgsmål om formater.

For at data kan indlæses til Opter, skal Opters EDI-team oprette en EDI-forbindelse, der fortolker oplysningerne fra samarbejdspartnerens system. For at kunne gøre dette skal EDI-teamet have en eksempelfil i et af ovenstående formater og gerne en specifikation af det format, som samarbejdspartneren bruger.

Hvis du ikke har dit eget format, kan du gøre et af følgende:

• Bruge Opters REST API. Du kan finde yderligere oplysninger i Kalde op via REST API nedenfor.

• Send XML-filer i Opters standardformat. Find XML-skemaet her: https://download.opter.com/xsd/. Brug altid den nyeste version af order.xsd.

  Hvis du anvender Opters XML-format, er det den person, der opretter filen, som skal rette sig efter, hvordan Opter-kunden ønsker, at ordren skal se ud.

  Selvom du anvender samme XML-standard, kan det ved integration med flere forskellige Opter-kunder være meget forskelligt, hvordan Opter-kunden ønsker, at dokumentationen skal se ud, da alle har forskellige præferencer og måder at arbejde på. Det er din opgave at foretage disse justeringer. Hvis du anvender dit eget format, sørger Opter for justeringerne. For yderligere oplysninger skal du kontakte og bede om et eksempel samt dokumentation.

Dataoverførsel

Ordreoprettelse

Når filen er importeret ved hjælp af en af ​​transportmetoderne ovenfor, oprettes en ny ordre i Opter. Ordren indeholder de oplysninger, som Opter-kunden sammen med os har vurderet, er relevante for at kunne udføre transporten.

Vi anbefaler at inkludere følgende oplysninger i ordren, der oprettes i Opter:

• Adresser (obligatorisk)

  Det er nødvendigt at angive en afhentningsadresse og en leveringsadresse. Det skal være fysiske adresser og ikke koordinater, GLN-numre eller UN/LOCODE-koder, da Opter ikke kan foretage opslag på disse typer adresser. Adressen skal indeholde gadeadresse (det vil sige gadenavn og nummer, postboks kan fint sendes), postnummer og by. Ofte angives ligeledes et navn (på en person eller en virksomhed), en landekode (ISO 3166) og eventuelle kontaktoplysninger.

  I særlige undtagelsestilfælde er det ikke nødvendigt at indtaste en adresse, men så skal dette aftales nærmere med Opter-kunden. Et eksempel kunne være, hvis ordrerne altid har faste adresser.

• Kundekode (valgfri/obligatorisk)

  Kunde henviser til den betalende kunde i Opter. Det er muligt at sætte et fast kundenummer på integrationen, så det ikke behøver at blive sendt med. Hvis der administreres flere kunder i samme integration, skal kundenummeret dog inkluderes. Vi anbefaler, at kundenummeret altid inkluderes i den dokumentation, der sendes til Opter-kunden.

• Service (valgfrit)

  Oftest er det aftalt med den, der udfører transporten, at have en form for service (for eksempel "partigods" eller "stykgods"), som du bestiller. Det skal også medtages i dokumentationen for at sikre, at det er den korrekte service på ordren i Opter. Det er også muligt at angive en standardservice, der medtages i alle ordrer. Så behøver servicen ikke indgå i dokumentationen.

  Det er også muligt at registrere servicetypen på ordren i Opter ud fra andre parametre. Det er i så fald en justering, som EDI-afdelingen foretager ud fra dokumentationen.

• Dimensioner/kolli (valgfrit)

  Mange Opter-kunder prissætter deres leveringer ud fra den vægt og volumen, der er inkluderet i dokumentationen. Du skal aftale med Opter-kunden, om du skal arbejde på ordreniveau eller kolliniveau. Hvis du arbejder på ordreniveau, skal den samlede vægt og volumen angives for hele ordren. Hvis du arbejder på kolliniveau, skal dimensionerne for hver enkelt kolli angives for at kunne vise dette korrekt i Opter.

  Hvis ordren omfatter farligt gods, skal det angives med klasse og dimensioner.

  Opter kan indlæse følgende dimensioner på både ordre- og kolliniveau:

  • Vægt

  • Volumen

  • Ladmeter

  • Palleplads

  Følgende dimensioner kan kun indtastes på kolliniveau:

  • Længde

  • Bredde

  • Højde

Det er muligt at inkludere yderligere oplysninger udover dem, som er beskrevet ovenfor. I så fald skal dette aftales, inden vi opsætter integrationen.

Ændring af eksisterende ordre

Det er muligt at foretage ændringer til en eksisterende ordre, som Opter-kunden har modtaget. Dette forudsætter, at dokumentationen, der skal ændre den eksisterende ordre, indeholder et af de unikke ID'er, der identificerer ordren, og som blev brugt under oprettelsen (for eksempel fragtbrevsnummer eller ordrenummer). For at gøre det lettere for Opter-kunden skal dokumentationen også specificere, at det er en ændring og ikke en ny ordre.

Du skal aftale med Opter-kunden, om det skal være muligt at ændre eksisterende ordrer, og i givet fald hvilke felter i dokumentet, der skal kunne ændres.

Hvis du bruger Opters XML-format, vil vi beskrive, hvordan en ændring af en eksisterende ordre skal se ud. Opters EDI-team skal godkende dokumentet, før du kan begynde at sende det automatisk.

Eksport af data fra Opter til et andet system

For at Opter kan sende data til et andet system, skal der oprettes en integration. Integrationen har lignende forudsætninger, som når du sender data til Opter. Se Send data til ovenfor.

Send specifikationerne for modpartens format eller eksempelfiler til , så vil vi undersøge, om det er muligt at oprette en integration.

Med henblik på autentificering understøttes standardautentificering og statiske tokens, der sendes som headers. For eksempel understøttes JWT-tokens ikke, medmindre de har uendelig levetid. Det betyder, at Opter ikke kan hente et nyt token for hver anmodning/opkald, der skal sendes, fordi det ikke er understøttet.

Bekræftelser

Når en ordre er oprettet i Opter, kan du modtage en bekræftelse på, at den er oprettet korrekt og/eller accepteret af Opter-kunden.

Bekræftelsen kan også indeholde dokumenter, for eksempel kollilabels. Dokumenterne kan indgå i metadatafilen, der oprettes ved bekræftelsen (Base64-kodet), eller sendes separat som vedhæftede filer til for eksempel en e-mailadresse. Hvis ordren er foretaget via webservicen, kan dokumenter inkluderes i det Base64-kodede svar, som fås ved 200 OK. I så fald skal du først dekryptere det returnerede format og derefter dekryptere dokumenterne.

Afvis opgaver/afbestilling

Hvis Opter-kunden afviser opgaven, er det muligt at sende den via EDI. Hvis du har sendt en opgave til en underleverandør og ikke længere ønsker, at underleverandøren skal udføre opgaven, kan du sende en afbestilling via EDI. Vi skal vide, hvordan dokumentationen for afviste opgaver og afbestillinger skal se ud, og hvordan de skal håndteres. Mange ønsker for eksempel at håndtere afbestillinger manuelt.

Statusser

Som standard anvendes statusserne Lastet og Leveret samt leveringsbevis (POD). Alle statusser sendes i det format, du aftalte, da integrationen blev oprettet. Send dokumentation og eksempler på, hvordan filerne skal se ud, til Opters EDI-team på . Lastet og Leveret er de to mest almindelige statusser, men du kan aftale med Opter-kunden og Opters EDI-team at sende flere end disse to.

Statusopdateringer til Lastet ​​og Leveret kan finde sted både på en terminal og hos afsenderen/modtageren. Ved afhentning og levering på terminalen anvendes begreberne ankomst/afgang i stedet for leveret/lastet.

Ofte anvendes der koder til forskellige statusser. Send gerne dokumentation eller en oversigt over koderne for de statusser, du vil overføre, samt eksempelfiler til .

Opter kan sende statusser tilbage på transporter, der er booket i Opter-kundens system i et af de tidligere nævnte formater.

Statussen sendes automatisk, idet den ændres af chaufføren, der udfører transporten. Statusændringerne sendes som individuelle filer ved hver hændelse. Alternativt sker der en transaktion pr. hændelse, afhængigt af hvilken transportmetode der er aftalt.

Der er i nogle tilfælde mulighed for at sende flere statusser i samme fil eller transaktion for at reducere antallet af filer/transaktioner. De kan sendes ved hjælp af metoderne, der er beskrevet i afsnittet Dataoverførsel ovenfor. Det er også muligt at sende statusser til API'er, der har et statisk endepunkt.

Scanning af kolli

Statusopdateringer for kolliscanninger kan sendes ved afhentning hos afsender, aflæsning hos modtager og ved ankomst til og afgang fra terminalen. Det forudsætter, at Opter-kunden scanner kolliet, og at der er et unikt ID for hvert kolli. ID'erne skal være registreret, når ordren oprettes, for at Opter-kunden kan scanne dem. Hvis der ikke er nogen ID-numre, kan Opter generere dem, men så skal de pågældende kollilabels have stregkoder, der matcher ID-numrene (se afsnittet Bekræftelse ovenfor for at få oplysninger om, hvordan de returneres). Det betyder også, at hver enkelt kolli kan spores.

Fragtbrevsscanninger

Scanninger af fragtbreve fungerer på samme måde som scanninger af kolli, bortset fra at det ikke er muligt at spore hver enkelt kolli, da fragtbrevet repræsenterer hele bestillingen. Det forudsætter, at der står et fragtbrevsnummer på ordren, når den oprettes, eller at Opter genererer et fragtbrevsnummer og sender det til dig, så det står på fragtbrevet.

Leveringsbevis (POD)

Et leveringsbevis kan indeholde en underskrift, et billede og et navn med blokbogstaver.

Hvis underskriften eller billedet sendes med filen, der indeholder metadata for leveringsbeviset, vil underskriften/billedet være Base64-kodet og skal derfor dekrypteres for at kunne ses. Resten af filen beholder sit format.

Underskriften eller billedet kan også sendes som en separat fil i PDF-, PNG-, GIF- eller JPG-format. En sådan fil er fuldstændig adskilt fra filen, der indeholder eventuelle metadata for leveringsbeviset. Det kan være nyttigt, hvis du for eksempel vil sende underskrevne fragtbreve. I så fald indeholder filens navn typisk fragtbrevsnummeret eller ordrenummeret.

Afvigelser

Afvigelser kan blandt andet vedrøre beskadigede varer og forsinkelser. Det er muligt at eksportere afvigelser fra Opter, men da Opter-kunder håndterer afvigelser på forskellige måder, bør du drøfte, hvordan de skal håndteres med Opters EDI-team og Opter-kunden, inden en sådan eksport opsættes.

Adviseringer

Opter-kunden kan sende adviseringer, når et leveringsbevis er registreret og ved forskellige statusændringer, for eksempel til modtager, når varerne er lastet. Adviseringerne kan sendes via e-mail eller SMS. Dette forudsætter, at der ved oprettelse af ordren enten er angivet en e-mailadresse eller et korrekt mobilnummer, som adviseringerne kan sendes til. Det er også muligt at angive en fast e-mailadresse eller mobilnummer.

Disse adviseringer kan tilpasses virksomheden i forhold til udseende og indhold.

Prisforespørgsler

Vi anbefaler, at prisforespørgsler altid sendes via ordreservice, da denne kanal giver hurtigst svar.

Opter-kundens prisliste skal understøttes for at tilbagesende en pris direkte ved en forespørgsel. Priserne varierer for forskellige Opter-kunder. Spørg Opters EDI-team, om du har mulighed for at sende prisforespørgsler.

Track & Trace

Hvis du ikke ønsker eller har mulighed for at lave en integration, kan du bruge Opter-kundens Track & Trace til at se statussen på en ordre.

På Track & Trace kan du og modtagerne søge efter transporter samt se deres status og andre oplysninger. Loginoplysninger er ikke nødvendige for at bruge Track & Trace – det er muligt at søge direkte på for eksempel ordrenummer eller fragtbrevsnummer. Bed Opter-kunden om webadressen til ordrens Track & Trace.